メールでは特にかしこまった雰囲気を出したい時以外、「拝啓」、「敬具」などの頭語と結語は省きます。

冒頭のあいさつの例として、社外の人に向けてであれば「いつも(大変)お世話になっております」という言葉が一般的です。

お得意様などに向けて、丁重にあいさつしたい場合は「日頃より格別のご愛顧(お引き立て)を賜り、厚く御礼申し上げます」という言葉を使い、特に丁重にあいさつしたい場合は「平素は格別のご愛顧(お引き立て)を賜り、厚く御礼申し上げます」と使います。

末尾のあいさつは「以上(どうぞ)よろしくお願いいたします」が一般的です。取引先などへの丁寧なあいさつとしては「今後も、なお一層のお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます」、社内外問わず、かなり目上の人へのあいさつとしては「これからもご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします」などを使うとよいでしょう。

また、メールの最後には必ず会社名、部署名、氏名、電話・FAX番号、メールアドレスなどを署名として記入しておきましょう。これは、自分の仕事や立場を明らかにするのとともに、メールを読んだ相手がすぐに連絡を取れるようにするための配慮です。

URLなどちょっとした会社のPRを入れるのもよいでしょう。ただし、長すぎるとわずらわしいのでほどほどに。

メールの署名機能を利用すれば、あらかじめ作っておいた署名を自動的に入れられるので登録しておくと便利です。

マイナビニュースの読者704名に「メールの署名について」聞いてみました。

会社用と外部用に分けている(25歳／男性)

ネット販売とそれ以外といった具合に業務で分けている(26歳／女性)

外国人と日本人で言語を分けている(24歳／女性)

若い人にはフランクな署名を送る(29歳／女性)

「メールの署名を切り分けていますか？」と聞いたところ約1割弱の方が切り分けていると回答していました。そこまで切り分けている人はいなさそうですが、切り分け方を見ていると、業務内容、外国人と日本人、年齢などで使い分けているのが分かります。また中には、「送る人それぞれに署名を分けている(28歳／女性)」という方もいらっしゃいました。

最近では携帯メールで絵文字や顔文字を使う習慣がついているため、文字だけでメールを送るとなんとなく味気ないように感じてしまいがちですが、ビジネスでは不適当です。

取引先のみならず、ビジネスメールでは、顔文字はもちろん、「♪」や 「！」など記号についても、使用は避けましょう。たとえ同僚宛てであっても、そのメールが上司にも転送されている可能性もあります。特に年配の上司であれば、それを見て「ビジネスの場なのにふざけている」ととらえる人も少なからずいます。

相手に気持ちを伝えたいのであれば、絵文字や顔文字を使うのではなく、文章で感情を伝えられるように文章力を磨きましょう。

マイナビニュースの読者704名に「メールのあいさつで気をつけていること」を聞いてみました。

誤字脱字が無いように何回も見直す(24歳／男性)

相手の名前、肩書きを絶対に間違えない。何度も読み返してから送る(32歳／男性)

可能な限り簡略化し、かつ要点をきっちり掴める内容であることに気をつけています(28歳／男性)

一文を長文にしすぎない。適度な改行をする(28歳／女性)

メールでのあいさつで、気をつけていることがある人は約4割弱という結果になり、気をつけていることも、上に挙がったものが大半でした。名前や社名、肩書きの間違いなど、致命的なミスをしないよう、一度見直してみることをオススメします。

社内にメールを送る場合は、必ずしも取引先に対する表現と同じ書き方をする必要はありません。相手が同僚であっても上司であっても同じことです。基本的にメールは事務的な内容を伝達するツールですので、文章を簡潔に分かりやすく書くことが大切なのです。

社内向けのメールの場合にはあいさつを省く企業もあるようです。会社ごとにルールや風土があるので、それに従えば問題ないでしょう。

最近では遅刻や欠勤をメールで伝える人が増えているそうですが、これはとても非常識です。体調が悪く、電話をするのもつらいという気持ちは分からなくありませんが、社会人である以上、本人が直接上司に連絡を入れて了承を得るというのは当たり前のこと。

もし、上司がメールを確認しなかったらどうするのでしょうか。メールは緊急時の連絡に適しているツールではありません。

電車が遅延してしまい、遅刻する場合であっても、メールだけで済ませてはいけません。電話できない状況なのであれば、取り急ぎ携帯メールで連絡するのは構いませんが、後から必ず状況を報告する意味でも、直接電話を入れるようにしましょう。

マニュアル本にある"手紙のお手本"をそのまま書き写したような印象で、言葉の選び方の間違いも、気になりました。相手との関係やシチュエーションによって、言葉遣いが変わってくるので、注意が必要です。

やはり、自分の言葉で書いた方が、相手に心の温度は伝わります。なお、最後の「まずは略儀ながら……」という文章は、「正式には、会ってごあいさつをすべきところを、大変失礼ながら省略して、手紙を送りました」という時に使います。

お礼を手紙で出すことは、略儀ではありません。こうしてみると、日本語は奥が深くて、難しいものですね。お互いに、良い本をたくさん読んで、語彙を増やしましょう。