Chapter1 相手と出張予定をリサーチすることが最重要|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

心の距離も近づく 出張アテンダント 事前準備と心遣いが成功の秘訣

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遠方から取引先の方が出張にいらっしゃると、そのアテンダントを任されることがあります。あまり面識のない方だけに、どのようにサポートをすれば喜んでいただけるのかわからず、難しいと悩むことがあるかもしれません。しかし、直接お会いできる出張時こそ、距離を超える親密なコミュニケーションを構築するチャンスです。お客様に喜んでいただける出張アテンダントの心得をマナー講師の磯部らん先生に教えていただきました。

Chapter1 相手と出張予定をリサーチすることが最重要

面識のほとんどない大切なお客様をひとりでアテンダント

遠方に住む仕事相手とは、メールや電話ばかりであまり面識もないというケースがよくあります。そうした仕事相手と直接会うことのできる出張は、お互いの心の距離を近づける大きなチャンスなのです。

出張でいらっしゃった方のアテンダントをするのは、手配などが多く、難しく感じられますが、相手のことを気遣って行動すれば、大丈夫です。相手をしっかりとサポートして、今後の円滑な人間関係構築のために足がかりにしてください。

出張者といっても、取引のあるお客様や協力会社の方、遠方の支店に勤める同じ会社の同僚など、さまざまなケースがあります。
今回は、

「重要な役職につく大事な取引先のお客様が、翌朝の会議に出席するために前日の午後到着し、夜は上司を含めて会食の予定でした。ところが、お迎えを行う予定だった上司が急用のため、一人でお客様とお会いしなければなりません。」

という設定です。
慌てずに、しっかりとコミュニケーションを構築できるようにしましょう。

まずは相手のことをできる限り知ること

出張アテンダントを成功させるポイントは、なるべく多くの情報を把握しておくことです。交通手段や飛行機や電車の予約時間、出張の内容と予定などがわかっていれば、どんなスケジュールを立てられるか、決まってきます。相手のスケジュールを伺っておけば、会食にお誘いして親睦を深めることなどもできるからです。相手のことをリサーチしておくのは、出張アテンダントに限らず接待における基本中の基本と覚えてください。

予め会食にお誘いする場合も、相手の好みを把握しておくことは必須です。例えば、洋食が苦手という方ならば、和食や中華などが選択肢となるはず。好みが詳細にわかっていると、どんなところにお誘いすればいいのか絞り込むこともでき、相手に喜んでもらうことができます。

先生とタカハシ

「一度直接お会いすることで、人間関係はグッと近くなります。出張でお会いするのをチャンスだと考えてください。」(磯部先生)
「急な引き継ぎでハードルの高い課題ですが、お客様との距離を近づけるために頑張ります。」(タカハシ)

好きなことや趣味など、仕事以外のプライベートな情報も、わかっていれば話題づくりに役立ちます。急に上司からアテンダントを引き継ぐことになった場合でも、上司が知る限りの情報をきちんと引き継いでおきましょう。

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磯部らん先生 Ran Isobe

磯部らん先生 写真

プロフィール
大手運輸会社にて長年勤務し、都内の研修会社に転職。その後、独立してマナー講師になる。現在は企業での新入社員研修、ビジネスマナーセミナーを行っている。また、エッセイストとしてマナー本や自己啓発本を多数執筆。

タカハシ 写真

「生徒のタカハシです。私自身の出張体験が少ないこともあり、上司の代わりに、急遽お客様の出張のアテンダントをしなければいけなくなったら、どうしていいのかわかりません。お客様に喜んでいただき、上司のサポートができるようになりたいです」

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