具体的な時間管理の方法やアドバイスの前に、なぜ時間管理が必要なのかを理解しておきましょう。数百冊もの時間管理術の本をまとめ、さまざまな方法を試してきた水口先生に、聞いてみました。

それぞれの本の著者や手帳の開発者が、独自の視点で提唱しているため
プロジェクト管理(プロジェクトマネジメント)という分野は、数十年前から提唱されており、理論が確立・体系化されていますが、個人の時間管理や仕事の管理という分野については、今のところ、一つにまとまったものや体系化されたものはありません。

また、時間管理術本の著者には、経営者やフリーの職業の人が多いため、著者が提唱する方法が合わないこともあります。「本に書かれているから」、「"常識"と言われているから」という考えが正しいとは限らないのです。

時間管理という概念を理解するには、上の図のように仕事を「アポイントメント」と「タスク」の2種類に分類してみると分かりやすいでしょう。

「アポイントメント」は、会議や打ち合わせなど、あらかじめ時間が固定されている仕事。接客・窓口業務もここではアポイントメントに含みます。それ以外の仕事を、「タスク」と呼びます。これは、書類や企画書作成など、何日までにという納期や提出日は決められていても、「いつ作業するか」は個人が自由に決められる仕事です。

自分自身が使える時間のことを、ここでは「リソース」と呼びますが、「リソース」の中で、「アポイントメント」と「タスク」という2種類の仕事をやっていくのが、時間管理の基本です。

時間を管理するには、リソースとアポイントメント、タスクとの量を正確に把握し、三つの要素のバランスをとらなければいけません。そのためには、1週間、または何日間かの仕事の流れを見通す「横の視点」と、1日の仕事量を見極める「縦の視点」が必要になります。

職種や立場によっては「上司に突発的に仕事を振られるから計画を立てても意味がない」、「お客様相手の仕事だから時間のコントロールは無理」という人もいるかもしれませんが、そういう人でも横と縦の視点で自分の仕事を見ることができれば、よりスムーズに仕事をこなせます。

たとえば「この時間は上司が打ち合わせに出ているから、タスクを集中的に入れよう」、「お客様が少ない時間帯に時間のかかるタスクを入れておこう」というように、効率的な予定の立て方ができるようになるのです。

時間管理のメリットは、仕事を効率化することだけではありません。時間がコントロールできるようになると、仕事の期限に追われて「間に合うかな……」という不安や、「あれもこれもやらなければ」と焦りを感じることがなくなるので、ストレスがなくなります。

また、現時点では仕事をうまく予定通りにこなしているため、時間管理の必要性を感じないという人もいるかもしれませんが、そんな人でも、30代、40代になって責任のある仕事が増え、部下を管理し全体を動かすという立場になると、今より時間のコントロールが難しくなります。

将来のためにも、今のうちに時間管理術を身に付けておくことが重要です。

次のページ以降では、これまで"常識"と言われてきた時間管理術を、ビジネスパーソンにとって実践しやすく、効果が得やすいようにQ&A方式でまとめています。

すでに自分なりの時間管理術を見つけている人も、「そのやり方が本当に効率的か」、改善できる点はないかなど、ぜひこの機会に見直してみて下さい。