CHAPTER 4 効果的なプレゼンテーション資料を作る~図&グラフ、アニメーション編|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

心を動かすプレゼンテーション術 ~資料作成編~ 説得力のあるプレゼンテーションスキルを身につける

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CHAPTER 4 効果的なプレゼンテーション資料を作る~図&グラフ、アニメーション編

PowerPointでプレゼンテーション資料を作成していくうえで、図やグラフの効果的な見せ方やアニメーション効果について勉強していきます。

イラストや図写真を効果的に見せるには

イラスト(クリップアート)や写真を効果的に――すなわち、伝えたいことを伝わりやすく見せるためには、"ホワイトスペース"を意識することが大切です。ホワイトスペースとは、つまり"空白部分"のこと。オブジェクトが何も置かれていない場所をつくることによって、配置したオブジェクトを際立たせることができます。単に「なんとなく淋しいから」という理由でホワイトスペースをオブジェクトで埋めてはいけません。ホワイトスペースもオブジェクトのひとつとして考え、ホワイトスペースを上手に"配置"していきましょう。
また、ホワイトスペースは前のページのガイドラインに合わせて配置すると見栄えがよくなります。

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Before ホワイトスペースを使えていない状態

Before ホワイトスペースを使えていない状態

After ホワイトスペースを活用した場合

After ホワイトスペースを活用した場合

グラフや表を活用するときのポイント

データや数値に基づいてプレゼンテーションを行うとき、グラフや表の利用は効果的です。でも、ただ単純にデータを載せるだけでは、プレゼンテーション資料にはなりません。そのグラフや表で、「何を示したいのか」を明確にし、示したい部分だけを強調することが大切です。

○
縦軸の数値の幅を変更する

強調したい数値の差が分かりにくい場合は、目盛りの表示を変更するのも一つの手です。

○
余計な情報は入れない

50年分の情報や、余計な引き出し線などを取ることで強調したいデータが分かりやすくなります。

○
強調したい情報の色を変更する

赤やオレンジといった目立つ色で強調するのも良いでしょう。

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伝わるグラフの例 サラリーマンの平均年収

要するに、「何が言いたいのか」をそのデータが表せていれば、問題はありません。そのためには、数値の伸び率に合わせて、高低を出すために縦軸の目盛りや幅なども調整していかなければなりません。プレゼンテーションの場合、グラフを全部見せることが目的ではないのです。

プレゼンテーションをしながらスライドを作る

プレゼンテーションをしながらスライドを作る

PowerPointにてスライドを作ることは、自分で作業を行えば慣れていきます。ただ、良いプレゼンテーションというのは、PowerPointを作ることだけではありませんので、実際にプレゼンテーションをしながらスライドを作っていくとよいでしょう。
プレゼンの流れをスライドショーモードで頻繁に確認し、トークとスライド展開のタイミングを合わせていきます。

とりわけアニメーション効果に関しては、プレゼンがもたつかないようなスピード設定が重要です。
プレゼン資料制作の作業分担は、シナリオ作成が4割、スライド作成が4割、あとの2割はブラッシュアップという流れがおすすめです。

アニメーションの役割

スライドにアクセントをつけるアニメーションは、その付け方によって効果的でスマートなものになるか、場に合わないものになるかが決まります。

究極のアニメーションの使い方というのは、相手にアニメーションだと気付かれないこと。ちゃんと説明の流れにのっとったアニメーションになっていると、人は話の内容に注目して聞くわけです。変にぴょこぴょこ出てきて、「アニメーションだ」と思われたら、本題からそれてしまいます。

おすすめのアニメーション効果

○
画面切り替えの設定

「画面切り替え効果」を活用することによって、プレゼンの展開にめりはりをつけることができます。

・「フライスルー」
次のスライドが飛び込んでくるような画面切り替え。
目を惹きつけたいときに効果的です
・「ブッシュ」もしくは「パン」
箇条書きを「1文1スライド」に分割して見せたいときに効果的です。
・「フラッシュ」
すべてを統括するような見せ方が可能です。

画面切り替えの設定とレベルを合わせる

目的は「相手に伝わること」ですから、無駄なアニメーションは必要はありません。こちらもシーン別にご紹介します。

○
開始する時は
・「スライドイン」
汎用性が高く、目を惹きつける登場感があります。
・「フェード(文字単位で表示)」
文字を一つずつ表示させることにより語りかけるような効果が出せます。

○
強調する時は
・ 「拡大/縮小」
文字や写真をゆっくりと拡大することで、目が離せなくなる表現になります。
・「ブリンク」
0.1秒の速度で3回ほど繰り返すと、電気が走ったように瞬く表現にできます。

アニメーションを設定したら、F5キーを押しスライドショーを実行してみましょう。PowerPointは、トークと合わせながら作っていくとプレゼンテーションがブラッシュアップされます。何度もリハーサルを重ねアニメーションの設定を調節していきましょう。

先生が教えるマル秘テクニック

少し高度なテクニックですが、「タブをクリックするとその内容が表示される」といった見せ方ができます。このテクニックを使うと、相手が興味のある部分からプレゼンテーションすることができます。

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タブのクリックで画面が切り替わる

また、「もんたメソッド」と呼ばれている表現方法があります。これは、テレビの情報番組でフリップボードをめくりながら進めるシーンがありますが、それをPowerPointで再現したものです。

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もんたメソッド

一部分を隠すことによってそこに意識を集中させ、そのフレーズを重要な情報と思わせるのです。これらは、コミュニケーション+しっかりポイントを見てもらうことができる有効な方法です。

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河合 浩之先生
河合 浩之先生
Hiroyuki Kawai
プロフィール
プランナー、PowerPointクリエイター。立命館大学経済学部卒業。株式会社シー・レップにて2008年より、プレゼンテーションスライド制作サービス『プレゼンテイメント(R)』の事業プロデュースを手掛ける。2011~2012 Microsoft® MVP アワード PowerPoint部門連続受賞。また、Microsoft Office PowerPoint® 2007試験に1,000点満点で合格。現在、ブログ『パワポ部』にて、プレゼンテーションやPowerPoint、さまざまな表現に関する情報を鋭意発信中。
プレゼンテイメント®
ブログ『パワポ部』
タカハシ写真

生徒のタカハシです。PowerPointは仕事でよく使用しますが、まだまだその機能を使いこなしていない気がしています。もっと効果的にプレゼンテーションができる資料を作成できるようポイントを学びたいです。

次のページでは、プレゼンテーション資料のテキスト作成についてご紹介します。

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