CHAPTER 3 デスクを整理整頓しよう|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

仕事がはかどる オフィスで役立つ整理整頓術

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CHAPTER 3 デスクを整理整頓しよう

オフィスの中でも、もっとも整理整頓が必要な場所が、デスクです。このページでは、使いやすく見た目もきれいになるデスクの使い方の見本を、図のようにエリアごとにご紹介します。
※もっとも一般的なオフィス用デスクの仕様に合わせています。

エリア1 デスクの上に置くのは、パソコンと電話だけ

デスクの上は、パソコンと電話だけにして、ほかの余計な物はしまうのが基本。なぜなら、デスク上にあまりゴチャゴチャと物を置くと、目に余計な情報が入り、仕事に対する集中力を奪ってしまうからです。

特に、デスクマットの中に、古い内線表やハガキを挟んでいる人をよく見かけますが、こうした過去の情報は役に立たない上、集中力を削ぐ原因になるので、早めに処分しましょう。また、一見便利そうなペン立てですが、何でも入れやすいため、気がつくと使わないペンでいっぱいになっていることも。できれば使わない方がいいでしょう。

帰る際に、明日の作業に使う書類や道具を出しておきたくなるかもしれませんが、その日の作業が終わったら、デスクの上は片付けてパソコンと電話だけにして帰るのが正解。その方が、その日の作業をリセットして次の日の作業を新しい気持ちで始めることができ、仕事への集中度が増します。

エリア2 手前の引き出しは、作成中の書類の一時的な保管場所

ここは、基本的に何も収納せず、作成中の書類などを一時的に保管しておくためのスペース。昼休み、外出時など、いったん席を離れるときは、デスク上の書類をこの引き出しに入れておきます。それ以外のときは、基本的に空にしておきましょう。

エリア3 右側・一番上の引き出しには、文具を
入れる物の例

デスク右側の一番上の引き出しには、文具、事務用品など、仕事に使う道具を入れるのがオススメです。入れ方のポイントは、「使う頻度の高いものから手前に置く」こと。たとえば図2のように、引き出し内を4つに仕切り、使う頻度の高さで分けておくといいでしょう。

エリア4 右側・真ん中の引き出しには小物を

この引き出しには、A4の書類を横に重ねて入れる人も多いのですが、書類を横に重ねると取り出しにくいのでオススメできません。ここには、電卓、辞書、ガイドブック、スタンプ、メジャーなど、書類でも文具でもない、B5よりも小さい小物類をまとめて入れるのがベスト。入れ方のポイントは、「上から見て何がどこにあるかが一目で分かり、簡単に取り出せる」ことです。

エリア5 右側・一番下の引き出しには書類を
A4サイズの書類ボックスを 5個入れて、1~5の順に 使用頻度で分けて書類を収納

デスクの引き出しの中でももっとも深さがあるこの引き出しには、「保管用書類」(作成中の書類を含め、取り出して使う可能性のある書類)を入れます。

入れ方のポイントは、文具と同様、「使う頻度の高いものから手前に置く」ことと、「取り出しやすいよう、縦に置く」ことです。

上図のように、A4サイズ用のファイルボックスを5個入れて、1~5の使用頻度の順に書類を保管していくのがオススメ。できれば書類をすべてA4に統一すると便利です。

※さらに詳しい書類の整理整頓法については、次のページで解説しています。

Challenge! 普段のデスクの使い方をチェック

タカハシの普段のデスクの使い方を先生に見ていただきました。
※タカハシのデスクの場合、右側・真ん中の引き出しがもっとも深さがあるので、ここを書類入れに、一番下の引き出しを小物入れにしています。

先生アドバイス

ショルダーツイスト

きちんと整頓されているので、これでもOKですが、進行中の書類やペン立てのペンも引き出しの中に入れた方がベター。

ショルダーツイスト

手前の引き出し

先生アドバイス

ショルダーツイスト

ここは空にしておくと、離席時にデスク上の書類をパッとしまえます。

ショルダーツイスト

右・上の引き出し

先生アドバイス

ショルダーツイスト

文具は、縦に入れるより横に入れた方が、引き出しを開け閉めする範囲が少なくて済みます。まだ少し余裕がありそうなので、整理し直して、「手前の引き出し」の中のふせんやクリップ、CD-R、名刺などのこまごまとした文具や事務用品をこちらに移すといいですね。

ショルダーツイスト

右・真ん中の引き出し

先生アドバイス

ショルダーツイスト

書類をファイリングして、縦に取り出しやすい形で置いている点は○。今は書類でいっぱいな状態ですが、少し余裕を残しておくと、デスク上の進行中の仕事の書類もここにおさまりますし、今後新しく発生する書類の置き場にも困りません。引き出しの2/3が保管用、1/3が進行中または未来の書類用の予備スペースというバランスを目安にして。

ショルダーツイスト

右・下の引き出し

先生アドバイス

ショルダーツイスト

一目で何が入っているか分かるので、○。

ショルダーツイスト

全体的に余計な物がなく、「物を重ねず、取り出しやすいように置く」という整頓の基本がちゃんとできています。タカハシさんは、かなりの片付け上手。デスク上の書類を引き出しに移したり、手前の引き出しを空にしたりと、あと少しの工夫で、より快適で使いやすいデスクになります。

次ページは、書類の整理整頓法と、パソコン内のデータの整理整頓法です。

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小松 易 先生
小松 易 先生
yasushi komatsu
プロフィール
株式会社フジタ退社後の2005年9月、片付けられない人、片付けがちょっと苦手な人、自分の部屋を片付けたら人生スッキリするって分かっているのになかなか始められない人向けに、個人カウンセリング&コーチングを提供する片付けコンサルティング「スッキリ・ラボ」として銀座で開業。現在は、個人・企業向けに「片付け 」のコンサルティング・セミナー活動を行う。著書に、『たった1分で人生が変わる 片づけの習慣』『超・オフィス整理術 仕事ができる人はなぜデスクがきれいなのか』などがある。
student

タカハシ写真

生徒のタカハシです。要らないものはどんどん捨てるタイプなので、デスク回りは比較的スッキリしていますが、より効率的で仕事がしやすい収納方法が知りたいです。

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