CHAPTER 4 書類を整理整頓しよう|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

仕事がはかどる オフィスで役立つ整理整頓術

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CHAPTER 4 書類を整理整頓しよう

オフィスにある物の中でも、大部分を占める書類。このページでは、書類の保管・保存の仕方やファイリングのコツなど、書類の整理整頓について詳しく解説します。

オフィス書類の流れ
「保管」することと「保存」することは違う

具体的な書類の整理整頓法について学ぶ前に、「保存」という言葉と「保管」という言葉の定義をはっきりさせておきましょう。

まず「保管」とは、必要なときにすぐに取り出せる状態で物を置いておくこと。保管している間にも、内容の修正や追加ができることが前提です。それに対し「保存」とは、物を現状のまま、倉庫などにしまっておくことです。保存している間、内容の修正や削除は行われません。つまり「保管」の次の段階が「保存」なのです。

書類はデスクにとどまるものではなく、「作成」→「保管」→「保存」→「廃棄」とオフィスで流れていくもの。この流れをとらえることが、書類の整理整頓におけるポイントです。

保管する書類はデスクに、保存する書類は倉庫に

書類を保管する場所は、前のページで紹介したように、デスクの右側・一番下の引き出しが最適です。フリーアドレスの場合など保管用のデスクがない場合は、ロッカーや共用の棚に入れておくといいでしょう。

ある程度保管した後、取り出す必要がなくなった書類は、保存段階に移します。保存場所は、倉庫やトランクルーム、ロッカーなど、デスク以外の場所にして、保管書類とはきっちり分けておいておきましょう。

保管する際は、7つ以内の項目に分けてファイリング

書類をデスクの引き出しなどに保管しておく際には、ファイリング(分類)してラベルを貼っておくと、必要な物がすぐに取り出せます。ただし、あまり細かく分けすぎると、かえって分かりにくくなるので、7つ以内の項目で分けるのがオススメ。

どんな項目で分ければいいか悩んだら、「営業」、「顧客管理」、「企画」……というように、ノートに自分の業務を一つ一つ書き出してみてください。細かすぎない程度に、7つ以内で分類してみましょう。この業務内容ごとに書類を分けて、フォルダなどに入れて管理するといいでしょう。

※デスクの引き出しの使い方については、前のページをご覧ください。

いつまで保管するかを決めておく

書類をきちんと管理するためには、保管している書類を保存に移すタイミングを、「作成から3カ月後」、「年度末」などと決めておくことが大切。

その時期が来たら、保存する書類と処分する書類に分け、保存するものは倉庫などに移しましょう。倉庫に移した保存書類は、社内規定などに従って、一定期間を置いた後、処分します。

入手可能な書類は思い切って捨てる

必要がなくなった書類は、随時処分していくことも大切です。なかなか捨てられない人は、「仮に手放しても再入手可能かどうか」という基準を使うのも一案。この基準で判断すると、パソコン内にデータが残っているものや、取引先から取り寄せられるパンフレットなどは処分できるので、書類の量を大幅に減らすことができます。

Challenge! 財布の中身を入れ直してみる

毎日必ず手に取り、物を出し入れする"財布"は、持ち主の部屋や仕事環境の縮図。財布の中身を見直し、整理整頓することで、片付けの基本動作を一度に体験することができます。

1.出す
まず、財布に入っているカードを全部出してみます。

「こうして見ると、かなりの枚数ですね。こんなに財布にカードを入れていたとは、ちょっとビックリ」(タカハシ)

2.分ける
この1カ月で使ったカードと、使わなかったカードに分けます。
3.減らす
使わなかったカードを見直して、今後も必要がなさそうなカードは、別の場所へ。

「1カ月以内に使っていなくても、会社帰りなどにときどき使う可能性があるポイントカードなどは、財布とは別にカードポーチに入れてカバンに入れておくと便利ですよ」(先生)

4.しまう
この1カ月で使ったカードと、いざというとき必要になるカードは、財布の中に戻します。キャッシュカードなど、よく使うカードから手前に入れるのがポイント。

後半は、書類の整理整頓法と、パソコン内のデータの整理整頓法です。8月8日(月)更新予定。お楽しみに。

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小松 易 先生
小松 易 先生
yasushi komatsu
プロフィール
株式会社フジタ退社後の2005年9月、片付けられない人、片付けがちょっと苦手な人、自分の部屋を片付けたら人生スッキリするって分かっているのになかなか始められない人向けに、個人カウンセリング&コーチングを提供する片付けコンサルティング「スッキリ・ラボ」として銀座で開業。現在は、個人・企業向けに「片付け 」のコンサルティング・セミナー活動を行う。著書に、『たった1分で人生が変わる 片づけの習慣』『超・オフィス整理術 仕事ができる人はなぜデスクがきれいなのか』などがある。
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タカハシ写真

生徒のタカハシです。要らないものはどんどん捨てるタイプなので、デスク回りは比較的スッキリしていますが、より効率的で仕事がしやすい収納方法が知りたいです。

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