CHAPTER 1 1,000人に質問。「あなたは"説明"が得意ですか?」 |システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

あなたの話が伝わらない理由。言いたいことを、最大限に伝える“説明力”

123456789

前編前編前編

工藤 昌幸(くどう まさゆき) 先生 Masayuki  Kudo

工藤 昌幸(くどう まさゆき) 先生 Masayuki Kudo

人材育成会社「株式会社 アンドワークス」常務取締役兼コンサルティング部部長。旅行会社で業務渡航の企画営業添乗、飲食業界で店長、統括部長などを経験。2002年6月に「アンドワークス」を立ち上げ、日本全国や海外で、組織づくりや接遇指導、リーダーシップ指導、講演などを精力的に行っている。コミュニケーション能力、説明力の指導にも尽力。著書に「言いたいことがキチンと伝わる説明力の基本」「繁盛飲食店の3ステップ接客サービス お客様の気持ちをくみとる法則」「お店のバイトはなぜ1週間で辞めるのか?」など。

CHAPTER 1  1,000人に質問。「あなたは“説明”が得意ですか?」

あなたは、「時間をかけて説明しているけど、何が言いたいのか分からない」と言われたこと、もしくは「話しているうちに自分が何を言いたかったのか分からなくなった」という経験はありませんか? ビジネススキルの一つである"説明力"は、仕事をするうえで欠かせない大切なものです。今回は、円滑なコミュニケーションをとるために必要な"説明力"を養う方法を『言いたいことがキチンと伝わる説明力の基本』の著者、工藤昌幸氏にうかがいます。7つの事例をもとに、具体的な"説明力"アップの方法を学んでいきましょう。

まず事例の前に、ビジネスパーソンの意識調査結果をご紹介します。20代30代を中心として1,000人のビジネスパーソンに、「仕事をするうえで説明力がほしいか」、「説明することは得意か苦手か」などのアンケート調査を行いました。

Q1 あなたは、今までに何かを説明しているときに「何を言いたいのかよく分からない」、「言っている意味が分からない」と言われた経験はありますか?
Q2 仕事をするうえで、“説明力”が ほしいと感じることはありますか?Q3 あなたは、何かを説明することが得意ですか?
Q4 「説明が苦手」と答えた方は、どんなときに最も苦手だと感じますか?
Q5 「説明が苦手」と答えた方は、誰に説明するときに最も苦手だと感じますか?

「何を言っているか意味が分からない」と言われた経験がある人が6割以上もいることが判明しました。自分で「説明が苦手」と自覚している人は、約8割。

また苦手なシチュエーションについては、約6割の人が「口頭で状況報告するとき」と回答しました。どんな職種であれ、ビジネスシーンでは口頭で報告する機会が多い、というのも一つの理由と言えるかもしれません。

さらに、6割弱が、説明相手が「上司・先輩」の場合が最も苦手だと回答。コメントでは「上司への報告は緊張して、うまく話せなくなる」という意見が目立ちました。心理的な負荷によって説明力がダウンする場合もあるようです。

Q6 「説明が苦手」と答えた方は、具体的にどんなときに苦手だと感じますか?

・プレゼンテーション。伝えたい情報が多くて、要点を絞り切れない。(29歳/男性/自動車関連/技術職)

・口頭で状況を報告するときです。よく主語がないと言われますが、話を整理して結論から言おうと心がけますが、ついつい説明から入ってしまう。(25歳/女性/医療・福祉・事務系専門職)

・専門外の人に説明するときです。私の仕事は財務分析なので、会計用語や会計基準などを違う部署の人にも分かりやすく説明することが苦手です。(32歳/女性/その他/事務系専門職)

・トラブルを報告する際の経過説明がうまく説明できない。(29歳/男性/自動車関連/技術職)

・電話で話すとき。相手の表情がわからず、こちらの言いたいことが伝わっているかがわかりにくいから。(27歳/男性/金融・証券・営業職)

・口頭で顧客に説明するとき。筋道を立てて話すのが難しいと感じる。(25歳/男性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)

Q7 「説明が得意」と答えた方は、具体的にどんなときに得意だと感じますか?

・結論から言う。(26歳/男性/金融・証券/営業職)

・いきなり細部に入らず、まずは全体像や趣旨を説明してから中身にはいる。(37歳/男性/電力・ガス・石油/営業職)

・一方的に話すのではなく、ある程度区切る。相手がわからなさそうだったら、いったん話をとめる。あとは、メモなどを描きながら説明したり、話を長くなりすぎないようにする。(31歳/女性/アパレル・繊維/事務系専門職)

・一つの文をあまり長くしない。(27歳/女性/学校・教育関連/その他)

・相手がどのパターンで説明したら理解しやすいタイプなのかを見て話す。できるだけ図に描くなどして、目で見て分かるように説明する。(30歳/女性/その他/その他)

・できるだけ実演や図などを交えて説明することにしている。(31歳/女性/情報・IT/技術職)

・5W1Hや、主語がきちんと入った説明になっているかを意識する。(33歳/男性/建設・土木/技術職)

「説明が苦手」と回答した人のコメントには、「論理的に話したいけどうまくいかない」「結果から述べたいのに脱線してしまう」「相手の理解度がわかればもう少しうまくできる」など、「こうすれば、相手に伝わるのに」と分かっていても実際にはなかなか上手くできない、というケースが多いようです。どうすれば実際に使える"説明力"が備わるか、7つの事例を基に学んでいきましょう。

次ページでは、「現状を上司に口頭で説明する」場合に、相手にうまく伝えるポイントを学びます。

アンケート出典
マイナビニュース会員調査(ウェブ ログイン式)
有効回答数:1,000名
調査期間:2013年3月14日~3月18日

123456789次のページへ

公開日:2013年5月7日
オトナのたしなみ-実践編- トップ

本記事の内容は公開当時のものです。本コラムに関するご意見等ございましたら、日立ソリューションズまでお問い合わせください。

日立ソリューションズのご紹介
日立ソリューションズは、お客様の業務ライフサイクルにわたり、豊富なソリューションを全体最適の視点で組み合わせ、ワンストップで提供する「ハイブリッドインテグレーション」を実現します。