Chapter3 組織の生産性を向上させる、ITの活用法|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

働き方改革に必要なマネジメント 多様性がもたらす、組織と人材の強化

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Chapter3 組織の生産性を向上させる、ITの活用法

組織の生産性を向上させる、ITの活用法

ITツールは確かに生産性を高める可能性を有しています。しかし一方で、就業時間と就業外時間の境目が曖昧となることもあり、結果として業務時間を増やしてしまう可能性もあります。 長時間の時間外労働は、生産性低下につながり非効率といえます。そこで有効な方法が、「ITを使えない状態」を強制的につくることです。

武蔵野では夜9時から翌朝4時まで、基幹システムにアクセス制限をかけています。基幹システム自体は24時間稼働していますが、IDでアクセス制限をすることで、従業員が利用できない環境を作ったのです。 すると従業員は、夜9時までに基幹システムへのアクセスを必要とする仕事を終わらせます。ですが、これだけでは時間外労働の間でそれ以外の仕事をするようになるだけでしょう。 そこで次のステップとして、警備会社と連携し、各支店の施錠時刻のデータを出してもらうことにして、各組織の時間外労働の実態把握をできるようにしました。

そしてここからが「IT×心理」の活用法となります。

就業時間も見える化して競う仕組みにする

武蔵野ではこの時間外の業務時間を組織ごとポイント制にして、時間外業務の削減を組織間で競わせるという方式をとりました。 具体的には、19時までに全員が帰った組織は5ポイント、以下30分遅れる毎に1ポイントずつ減っていき、21時以降に1人でも残っていると0ポイントになるといった形です。 例えば「組織Aは全員19時に退社した」という速報が全社に流れると、他組織のマネージャーは自身の評価に影響するので、メンバーを早く帰社させるよう促します。 自分の組織の就業時間しか気にしていなかったマネージャーも、これで積極的に時間外業務の削減に取り組むようになりました。

そしてここで強調したいのが、組織内や組織間で残業をなくすためのIT活用法を話し合う「早帰り推進チーム」を並行して発足したことです。 トップダウンで生産性向上に向けた働き方を指南しても、それは簡単には浸透しないものです。しかし、同じ現場から出た提案は従業員にすんなりと受け入れられることがあります。 マネージャーにとっても、メンバーから上がったアイデアであれば、メンバーへの徹底を推進しやすいというメリットがあるのです。

IT×心理 ポイント(3)

従業員から能動的に、生産性向上に向けたIT活用法が生まれる環境を作る

休日出勤という抜け道を塞ぐ

ところで、時間外労働とともに管理せねばならない事項に休日出勤があります。平日に残業はしないけれど休日出勤はする、というのでは意味がないのです。

武蔵野では、休日出勤を取る場合は必ず振替休日の取得とセットで申請する決まりを設けています。すると、従業員は「振替休日を取るくらいなら」と平日に集中して仕事を片付けるようになります。 従業員の中には子どもがいる人もいます。子どもは土日が休みなわけですから、休日に出勤したのでは家族サービスも不足し、家庭不和につながることもあります。逆に、家庭が円満だと従業員も力を発揮するものです。

このように、ITを活用したトップダウンの残業改革と、現場発のボトムアップによる小さな改善の積み重ねを、社員の心理に配慮しながら進めていくことで労働環境はまだまだ改善していくことが可能です。

IT×心理 ポイント(4)

家族との時間を配慮すれば、社員は更なる力を発揮する

前編となるChapter 1~Chapter 3では、生産性に焦点をあてて、IT×心理という観点から企業の利益を創出するためのアプローチを紹介してきました。 本特集の後編(Chapter 7~Chapter 9)では、ITツールの浸透に向けたステップについて詳しく解説していきますが、 浸透したITツールが効果を成す上では、それでいかにして顧客の心を掴むか、そして従業員の心を掴みパフォーマンスを最大化するかが重要といえます。 中編となるChapter 4~Chapter 6では、IT×心理による、人の心の掴み方について考えていきます。

Chapter 4では、ITツールの意外な活用法により人の心を掴む術を紹介していきます。 次回の更新は、7月中旬を予定しています。

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公開日:2017年6月28日

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