Chapter7 働き方改革を実現するITツール活用の浸透・心構え編|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

働き方改革に必要なマネジメント 多様性がもたらす、組織と人材の強化

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Chapter7 働き方改革を実現するITツール活用の浸透・心構え編

働き方改革を実現するITツール活用の浸透・心構え編

本特集では企業の働き方変革が加速する中、「IT×心理」を活用しそこへいかにして対応していくかを紹介してきました。 働き方改革を実現する上でITの活用は必須ですが、その活用においては「何を使うか」だけでなく「どう使うか」についても考慮せねばなりません。

そこでChapter 7では、ITツールの活用を組織に浸透させていく上で心構えしておくべき事項について解説しましょう。

全員が使えることをめざす

高度なシステムを一部の人だけが使っている会社と、ランクが少し落ちるシステムを全員が使っている会社では、後者の方が業務の効率が良いものです。 その理由は、一部の人の業務だけが高速化しても、そのシステムについていけない他の人がボトルネックになり、企業全体のスピードはたいして上がらないからです。 Chapter2でも少し触れましたが、特定の部署あるいは社員が仕事を抱えていては、結果それが企業全体の労働環境の非効率化を引き起こしてしまいます。

よって、ITの有効な活用では、「全員の利用」と「その為の教育」が不可欠と言えるでしょう。IT教育の場で注意すべき事項は、一度に全部を教えないことです。 人間の脳には限界があるので、まずは簡単なことから、繰り返し教えていく。そして先生役には優秀な人ではなく、ITがそれほど得意ではない人を選びます。 飲み込みの早い人は自分を基準に考えるので一度にたくさんのことを教えてしまいます。不得意な人は「これ以上教えるとパンクする」と自制するので、実は社員のIT教育に最適なのです。

IT×心理 ポイント(10)

IT教育は1つずつ繰り返して。ITが不得意な人を率先して先生役に

時には「捨てること」も必要

トップダウンで新しいITツールを導入したけれど現場に定着せず投資が無駄になった、という例は数多く存在します。 一般的に従業員は、それまでの仕事のやり方、習慣を変えることを嫌がるものです。「なぜ使ってくれないのか」ではなく、「どうすれば使ってもらえるのか」を考えるとよいでしょう。

もしあなたの会社が従前のシステムと入れ替えた形で新たなITツールを導入した場合、過去のITツールを「まだ使えるからもったいない」と考えてはいけません。 お金をかけて新しいITツールを入れたならば、それが使われずにいる方がよほどもったいないのです。そこで、経営者や管理者自身が未練を断ち切って古いITツールやそれを使った習慣を捨てる決心が必要です。

武蔵野ではタブレット端末を導入したばかりでまだ利用の進んでいなかった時期、それまで業務上の写真撮影用で配付していたデジタルカメラを一斉に廃棄しました。 これで社員はタブレット端末のカメラを使わざるを得なくなり、結果としてカメラ以外での利用も浸透していきました。このタブレット端末が様々なシーンで生産性向上に貢献しているのは、これまでも繰り返し述べてきた通りです。

経費精算を電子化したときは、交通費精算について「紙の請求書では支払わない」という仕組みに切り替えました。 従業員からはブーイングの嵐でしたが、混乱は最初のうちだけで、2週間後には全社員が滞りなくデジタルで申請するようになりました。 紙とデジタルでは経理の処理スピードに大きな差があることは言うまでもなく、電子化後は生産性も向上しています。これらの例からも、社員は「どのやり方が便利か」という部分ではなく、ただ変化を嫌っているだけということが分かります。

IT×心理 ポイント(11)

非難を受けてでも「利用せざるをえない環境」を作れば、変化を嫌う従業員もおのずと順応する

Chapter 8では、社内に新しいITツールを浸透させる方法について説明します。

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公開日:2017年7月25日

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