Chapter8 働き方改革を実現するITツール活用の浸透・実践編|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

働き方改革に必要なマネジメント 多様性がもたらす、組織と人材の強化

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Chapter8 働き方改革を実現するITツール活用の浸透・実践編

Chapter8では、ITツールの利用を浸透させる上で進めるべきプロセスについて紹介していきましょう。 これまでに解説してきた武蔵野の事例を整理すると、ITツールの利用が浸透するまでには、以下の3つのステップがあります。

  • ステップ1ITに不得意なメンバーから活用をスタートさせる

    新しいITツールを職場に浸透させたいのであれば、まずはITに不得意な人に活用してもらうことをめざします。 Chapter7のとおり、全員が使いこなさないと意味が無いのです。武蔵野のようにITに不得意なメンバーを講師に立てることで、浸透速度の向上も期待できます。

  • ステップ2対象のITツールを活用せざるをえない環境に整備する

    前編でも紹介しましたが、武蔵野では夜9時から翌朝4時まで、基幹システムにアクセス制限をかけることで従業員が業務アプリケーションを利用できない時間帯を作りました。 限られた時間内で業務を完了せねばならないため、従業員は自ら「ITツールを活用した効率的な業務方法」を模索することになるのです。 これは全社的な取り組みですが、1つの組織でも、こうした強制力をもった取り決めを設定することで、メンバーは自ら先に挙げた業務方法を模索することになります。

  • ステップ3活用方法が横展開、ボトムアップされる仕組みを構築する

    強制力を持った取り決めを作ることで、メンバーは能動的に効率的な方法で業務を進めることとなります。 ですが、ITリテラシーの違いにより個人間でITツールの活用頻度に差が生まれるのは、この段階においても同じです。全てのメンバーが正しくITツールを活用する(標準化させる)ためには、それを促す横展開やボトムアップの仕組みが必要になります。 ここまでに紹介してきた武蔵野の早帰り推進チーム(委員会)、個人教室といったコミュニティ構築を参考に、「自発性」に念頭を置いてこれを進めることをおすすめします。

ステップ2以降に進行するには、まず従業員がITツールを活用するという動き自体を生み出さねばなりません。 ここからは、ステップ1に記載の内容以外に有効な方法について、いくつか紹介していきましょう。

動機の純・不純は問題ではない

動機 の純・不純は問題ではない

結果的に新しいツールを使えるようになるなら、それを使う動機は純でも不純でもどちらでも構いません。 人を突き動かすパワーがあるぶん、むしろ不純な動機をうまく活用した方が良い場合もあるのです。 実際に武蔵野では、社員にタブレット端末を手渡したときに「ゲームをしてもいい」ルールにしました。 また、ゲームに興味のない年長世代の従業員には家族の動画を撮ってYouTubeにアップロードする方法などを紹介しました。

そのうえで、使い慣れた頃に今度は「仕事で使わない社員は返却するように」と伝えたのです。 すると、配付当初は「仕事にタブレット端末など必要ない」と言っていた社員が、この頃には「仕事で使うので返したくない」と思うようになっているのです。 そこではタブレット端末の使い方にも熟知していることが予想されます。つまり、生産性の向上に不可欠なタブレット端末の浸透に成功しているわけです。

当然ですが、不純な動機を持っていない社員にははじめから純な動機で使わせます。 武蔵野では在庫管理をタブレット端末で行う仕組みを導入していますが、ゲームに興味のなかった社員もこれでタブレット端末を活用するようになりました。 真面目な社員は真面目ゆえに心配する必要がないのです。

月額の基本料金を会社が負担することを逆手に取る

月額の基本料金を会社が負担することを逆手に取る

武蔵野では携帯電話とiPhoneを会社から支給しています。タブレット端末以外についても、会社から支給するITツールは仕事以外、つまり私的にも使って良いというルールを定めました。 利用料金については一定の月額料金を会社が持ち、それを超えた分については社員個人の負担にしています。

私的に使わせることで従業員は速やかに操作方法などを覚えます。経費の面で問題視されるかもしれませんが、私的に使っていた社員も使い慣れる頃には「超過の利用料金がかかるから」という理由で、自然に自制するようになります。 結果として、多くのコストやエネルギーを投じずとも、ITツールの利用を浸透させられるのです。

IT×心理 ポイント(12)

個人的な興味や用途が、新しいITツールを業務に使う動機となる

Chapter 9では、「IT×心理」を適用する意義を振り返るとともに、会社の成長についても考えてみましょう。

日立ソリューションズが提供するワークスタイル変革ソリューションのご紹介

「働き方改革」に注目が集まる中、生産性の向上や社員の意識改革といったさまざまな課題が組織において顕在化してきています。 柔軟な働き方や組織の生産性向上を実現し、一人ひとりのパフォーマンスを改善し続けられる環境の構築が求められているのです。 日立ソリューションズのワークスタイル変革ソリューションでは、4つのコアソリューション群でワークとライフのバランスを最適化し、ワークライフシナジーを創出します。

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公開日:2017年7月25日

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