文書管理・運用ソリューション

|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

株式会社 日立ソリューションズ

文書管理・運用ソリューション

文書を最大限に活用し、企業の競争力の向上をトータルで支援する文書管理ソリューション。

このようなお悩みはありませんか?

課題

解決

  • 紙文書の参照・配布の証跡を管理したい。

    ペーパーレス・電子化で証跡を取ることができます。

  • 事務処理を効率化したい。

    電子化した帳票をワークフローで承認するなどして負担を軽減。

  • 配布した文書の不正利用や情報漏えいを防止したい。

    アクセス制御で、必要な人に必要な文書だけを公開。文書の失効も可能。

文書管理・運用ソリューション 概要

今こそ情報資産を最大限に活用して競争力をあげる時です。
理想の文書管理システムは、ビジネスの数だけ存在します。情報資産である文書を最大限に活用するときこそ、企業競争力強化の鍵となります。文書の作成から公開、配布、活用、保管、さらに廃棄にいたるまでさまざまなシーンで、ビジネスを力を高める文書管理システムの実現こそ、いま、企業に不可欠といえます。

日立ソリューションズは、さまざまなシステムと組み合わせた競争力を高める文書管理のしくみを提供します。

日立ソリューションズの強み
文書のライフサイクルすべての業務の効率化と安全な管理を実現するプロダクト群とソリューション
文書管理システムだけでなく基幹システムから業務システムまで、周辺システムの構築も含めたトータルのSI力
コスト、セキュリティ、災害対策、グローバル対応など、お客さまにオーダーメイドの最適解を提案する応用力

文書管理・運用ソリューション 特長

文書管理のさまざまな課題を解決します。

分類

部門

紙文書
電子文書
電子帳票
企画・総務・業務部門
(開発・製造・保守・サービス部門、支店・店舗)
主に業務の統制に使われる文書

  • 公文書
  • 決裁文書
  • 領収証
  • 通知通達
  • マニュアル
  • 作業規定集
  • 会計系帳簿
  • 申請書
  • 給与明細
ライン部門
主に業務遂行に使われる文書
  • 図面、設計図
  • 写真
  • 仕様書、設計書
  • 技術文書
  • 打合せ資料
  • 工程、品質管理帳票
  • 台帳
  • 届出書
営業部門
主に社外とのやり取りで使われる文書
  • 契約書
  • 約款
  • 議事録
  • 提案書
  • パンフレット
  • 手配書
  • 納品書
  • 伝票
情報システム部門
  • 上記文書を利用する業務のシステム化

文書管理の基礎づくり

オフィスのあらゆる文書の効率的で安全な管理へ。

文書のコントロール、監査対応

システム化により、文書の公開→配布→保管→廃棄のライフサイクル全般にわたって、履歴やアクセス権などを効率的かつセキュアに管理。監査の効率化だけでなく、生産性の向上にも効果を発揮します。

  • 文書作成のワークフロー、公開・廃棄のプロセスを標準化。
  • 複数の部門がかかわる文書作成において、マスタデータや版、閲覧期間などを総合的に管理。
  • 「いつ、誰が」文書を承認したか、自動的に履歴を取得・保管。
    監査時も効率的に対応可能。

適切な承認ルートによる運用が求められる、金融業や製造業のマニュアル・作業規定集、通知通達など。

ペーパーレス・電子化

「保管場所がない」「書類がみつからない」「書類を紛失した」など、これまでの文書管理の問題を解決し、業務効率化による生産性の向上を図ります。

  • スキャニング後の文書を効率分類。仕分けや入力などの手間を軽減。
  • 大量の文書も、短時間で、簡単に、検索が可能。
  • 原本を持ち出さずに情報を確認できるので、書類の紛失を防止。
  • いつ、誰が閲覧したか、アクセス履歴も管理可能。

膨大な顧客情報の厳正な管理が求められる、金融業の営業部門が取り扱う、契約書(申請書、証明書、本人確認書)など。

機密文書の漏洩防止

ワークフローによる持ち出し制御やアクセス権の設定などにより、機密文書の不用意な持ち出しを防ぐだけでなく、社外に持ち出されたドキュメントへも統制をかけます。

  • 個々の文書に対する持ち出しを電子的に管理。
  • アクセス制御で、必要な人だけに、必要な文書だけを公開。
  • 公開・配布されてしまったドキュメントの失効処理を可能にすることで、公開後の文書にまでセキュリティを徹底。
  • 操作ログを自動で保存。

製造業のリリース計画を始めとする、機密情報が記載された文書、印刷したくない文書など、企業の機密保持に関わるすべての文書。

省エネ、さらなるコスト削減

文書管理の負担を軽減し、業務のさらなる効率化とTCO削減へ。

ファイルサーバの整理、最適化

ファイルサーバを可視化し、利用者によるディスク使用容量の節約とルールに従った適正運用を促進。バックアップ時間も短縮し、既存の環境を有効活用できます。

  • 不要ファイル候補を自動判別し、ファイルサーバの適正利用を促進。
  • ディスクの利用状況を簡単に把握。
  • サーバの中のファイルを自動分類、検索・参照が容易に。

情報システム部門などが主に取り扱う、ファイルサーバ管理業務に関連するオフィス文書全般。

PDF作成を適切なコストで

サーバ型のPDF作成環境を利用することで、PCの数にかかわらず一定のコストでPDF変換が可能。システム化により、PDF変換を意識することなく文書を作成できます。

  • サーバのライセンスのみで、何人でもPDFの作成が可能。
  • Adobe純正エンジンによるPDF変換。

製造業で扱う測定データ、CADデータ、契約書、議事録など、ビジネスで共有する電子文書。

電子帳票システムとBIツールの連携

コスト削減や監査対応の強化だけでなく、帳票類の電子化は業務の改善にも効果を発揮します。BIツールとの連携により、帳票データを情報資産として活用できます。

  • 帳票作成と同時に、紙と同じイメージで電子化してサーバに自動保管。
  • 自席のPCから様々な帳票を検索・参照可能。
  • 帳票システムと連携し、帳票をフォーマットとデータに分けて管理。
  • 必要なデータを集計・分析して、多彩なフォーマットで表示・出力。

会計帳簿などを始めとする、帳票印刷・長期保管・個人情報保護が必要な帳票全般。

ワークスタイルの改善

ワークスタイルを変える文書管理により、組織の知力向上へ。

グローバル対応

業務の海外委託・移転などによる、協働・分担作業を安全で効率的に行うためのIT基盤提供から、ファイル共有、文書管理まで総合的にサポート。

  • 協力会社などとの間のセキュアなファイル環境を提供。
  • 常に最新のファイルデータを共有できるため作業効率が向上。
  • 業務で使用するファイルを高速かつ安全に転送。

製造業やIT企業の分散開発事業の図面、設計書など、協力会社を利用した業務やグローバル事業などで取り扱われる文書。

クラウド化による災害対策

災害などに備えて、クラウドを利用したデータセンタに情報資産をバックアップ。業務の継続性を強化し、速やかな復旧・復興に貢献します。

  • 大規模投資をすることなく、充分な災害対策機能を備えたデータセンタに情報資産をバックアップ。
  • 災害時などには、遠隔地から情報資産にアクセス可能。

災害時に速やかな業務の復旧と継続が求められる、社会インフラ(電気・ガス・水道)の保守書(配線配管図)など。

情報共有、ナレッジマネジメント

SNS、ブログ、wikiなどのソーシャルテクノロジーを使って、個人の経験や知識を組織の資産として活用する仕組みを提供し、生産性の高い業務環境をつくります。

  • ブログ内に情報が一元管理され、連絡・報告のすれ違いや重複を回避。
  • 記事単位でコメントのやりとりができ、話題ごとの情報整理が容易。
  • これまでの経緯を簡単に把握できるため、引き継ぎなどもスムーズ。

商品企画におけるアイデアや意見の集約・共有。資料のレビュー。

ポータルサイトの活用

様々なシステムをポータルに集約し、情報をまとめて表示。文書の一元管理・共有だけでなく、スケジューラやワークフロー機能により、社内業務の効率化に貢献します。

  • 文書やデータファイルを一元的にサーバで管理。
  • 複数人に伝える必要のある情報をブラウザ上で提示、回覧可能。
  • ワークフロー機能により円滑な業務の推進が可能。

社内で共有したい文書・データファイル、各種帳票など。

事務処理の負担軽減

各種帳票を電子化し、Web上での閲覧や、ワークフローで承認作業を実現することで、事務処理を効率化します。

  • 紙帳票に合わせて、Web画面上から帳票をデザイン可能。
  • 閲覧や、合議、分岐、代理承認など柔軟な設定が可能。

会計系帳簿や給与明細、届出書など各種帳票。

会議の効率化

会議前の資料の共有により、会議時間の短縮がはかれます。また、配布する紙の資料をスマートデバイスで閲覧することで、資料配布の手間や印刷コスト削減に貢献します。

  • 資料を共有環境におき、事前に参照・修正が可能。
  • 会議資料を電子データとして登録し、スマートデバイスから閲覧することで、印刷・配布の準備負担を軽減。

会議資料、提案資料、カタログなど 。

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最終更新日:2014年12月4日

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