活文 PDF Converterの導入事例

アズビル株式会社（旧 株式会社山武）様

PDF変換ソフトと利用者の増加と共に高まるセキュリティやコンプライアンスへの懸念

業務システム部 運用管理グループ マネージャー
松原氏

建物、工場、生活の場など幅広い分野へ制御及び計測用機器、装置などの製品・サービスを提供しているアズビルでは、社内外とのドキュメントのやり取りが多く、設計図面や完成図書、計測データ、仕様書などの技術文書を始め、見積書や契約書、議事録、作業報告書など、さまざまな種類のアプリケーションから作成されたドキュメントをPDFフォーマットに変換し、共有しています。PDFは、共有フォーマットとして優れているだけではなく、改ざん防止、ファイルサイズの圧縮、長期保管としても効果的であるため、2001年の採用以来、利用者は増え続けていました。
当初は、多くの利用者がアドビシステムズ（以下Adobe）社のPDFフォーマットに変換するクライアント用ソフトを利用していましたが、利用者の増加に伴い、コスト面の問題から他社廉価製品や、フリーソフトを利用する部署も増え、管理部署の管理工数増加はもちろん、セキュリティやコンプライアンスの懸念も高まってきていました。

そこで、アズビル株式会社の情報システムを担当する業務システム部運用管理グループでは、「コストと品質」、「管理負担」に重点を置き、全社で導入できるPDF変換製品の検討を開始しました。業務システム部運用グループ マネージャーの松原氏は次のように語ります。
「コンプライアンス・品質を重視する企業として、ＰＤＦ変換の品質リスクが高い他社廉価製品や、フリーソフトを推進し、お客様や取引先等の社外の皆様に影響を及ぼす事があってはならない。従って、他ソフトウェア同様にPDF変換製品も高品質かつ、統一して管理できる製品を選定する必要がある。しかし、AdobeのPDFフォーマットに変換するクライアント用ソフトウェアのライセンスを、5000名を越える社員全員分購入することは、コスト面においても、管理面においても大変なことです。」

「活文 PDFstaff」の最大の決め手

業務システム部 インフラ・セキュリティグループ
柏原氏

「活文 PDFstaffの最大の決め手は、コスト。Adobeソフトウェアの個別にライセンスを購入するよりもコストを抑えて、変換品質が高いAdobeの純正エンジンでPDF変換できる点が大きな決め手となりました。これまで各部門で購入し、統一がとれていなかったPDF変換互換製品の管理を運用グループが一挙に引受け、サービスを行うという面でも社内に説得しやすかった。また、ライセンス管理や、ソフトウェアのバージョンアップ、パッチの案内対応など、煩わしい管理工数が大幅に削減できることも決め手となり、導入決定に至りました。」（松原氏談）
高品質のAdobe サーバ製品 Adobe LiveCycle PDF Generator ES2をPDF変換エンジンとした、サーバライセンスで購入できる「活文 PDFstaff」が同社の選定ポイントを抑えていた。

導入後の運用

運用開始後は、PDF変換ソフトの購入本数が大幅に減り（Adobe社のクライアント用ソフトウェアは50%減、他社廉価製品は20%減）、コスト削減に繋げることができました。また、集中管理による工数増大の不安がありましたが、利用者の操作方法に関する多少の問い合わせを除き、スムーズに移行展開することができました。さらにクライアント用ソフトウェアの運用時では把握できていなかった利用状況が集中管理により、把握できる点は、メリットとなりました。

PDF変換環境統一に向けて

同社では、利用者が『CADファイルを始めとした種々のファイルフォーマットへの対応』を要望していることを把握していたが、2010年に追加された「活文 PDFstaff Printer」により、この要望を満たすことができました。同時に、操作性がより向上したため、全社内展開の後押しとなりました。
同社は今後、PDF変換製品を「活文 PDFstaff」に集約し、更なるドキュメントフォーマットの統一を推進していく予定です。