活文 File Server Optimizerの導入事例

学校法人 日本教育財団（旧 学校法人 モード学園）様

従来からの課題

個々のデジタルに関する理解・スキルに差があり、データ管理が統制し切れていない状態

理事／法人本部学務室 室長 ＨＡＬ大阪 統轄責任者
寺田 延生 氏

学校法人 モード学園の教職員数は、全グループ校の常勤・非常勤合わせて約1,500名。各人が、業務で作成・使用するファイルを、個人使用のものはPCのハードディスクに、共有ファイルについてはファイルサーバ内に保存していました。 その後、ブレードPC型シンクライアントへの移行に伴い、ネットワーク上のファイルサーバに個人用・共有用のフォルダを作成し、学校・部署・地域・用途ごとに分類して管理することに。しかし、各種ファイルの取り扱いについては、基本的なルールはあったものの、デジタルに関する理解やスキルに教職員間で差があるため、事実上、教職員ごとに微妙に解釈が異なり統制し切れていない状態でした。

「デジタル機器を日常的に使いこなすＨＡＬの教職員などは、ファイル名ひとつ見ても、いつ誰が作成したものか分かるように付けていましたが、一般的な教職員は、自分にしかわからないネーミングをします。そういったことの積み重ねが、結果的に不要なファイル、削除すべきファイルを増やしてしまったのでしょう。システム室でも、先々のことを考えると何らかの手を打たなければならない、ファイルをきちんと整理する仕組みが必要だ、という認識を持っていました。ちょうどその頃、法人内で ”各種デジタル情報の保護・廃棄の仕組みを見直し、改善する”という動きがありまして、検討を始めたのです（寺田氏）」

製品選定の流れ

ルール作りから着手し、目的に合致する"MEANS"を選定

法人本部 システム室主任
赤田 和隆 氏

まずプロジェクトは、デジタル情報の取り扱い状況の見直しと、ルール作りからスタートしました。

学校法人 モード学園には、書類の取り扱いに関するルールは以前から整備され、情報ごとに保存期間が設定されていました。しかし、デジタル情報については詳細な保存期限ルールがなく、月日が経つにつれ利用されなくなった大半のデータが残ったままの状態でした。さらには、内容を把握しないまま保管し続けることが、大きな問題になることも懸念されました。そこで、どれだけの保存期間を設けるか、どうやって削除するか、”デジタル情報の確実かつ適切な廃棄”が課題となりました。

「最初は、1年で廃棄しようという話が出ました。いや1年では無理だ、3年は必要だ、業務によってはできる、できない…そんな議論を尽くして、各ファイルの使用状況を調査し、業務パターンなどを分析した結果、保存期間は、基本的に1年、これを過ぎたものは廃棄することに。教育機関として、また学校法人として長期に渡り保管する必要のある業務システムのデータは、対象外としました（寺田氏）」

同時に、運用ルールとして、ファイル名に”保管有効期限（yymm、または期限を示すキーワード）”を付けることを決定。この運用に合うツールの調査を開始しました。
「何製品かリストアップして調べましたが、目的に合致しそうな製品は、ほとんどありませんでした（赤田氏）」
「どれもピタッとこない、かゆいところに手が届かない…そんな感じでした。 同じ頃、取り引きのあるIT企業数社にも声をかけました。その中の1社が、約15年のお付き合いになる日立システムズです。担当営業の方から、”これしかありません”と提案していただいたのがMEANSでした（寺田氏）」

最終候補に残ったのは、MEANSを含む2製品。
「どちらも基本的な機能を備えていましたが、私たちの条件を100％満たすものではありませんでした。それを話し、相談したところ、積極的に解決策を示してくれたのが、MEANSの開発元である日立ソリューションズと日立システムズのチームだったのです。これが、MEANSを選択した大きな理由の一つです（赤田氏）」
「技術的な面で言うと、部分的にカスタマイズできる点も、高く評価しました（寺田氏）」

その後、評価機を用意し、1ヵ月間のテストを実施。クローリングの所要時間など、いくつかの不安要素を払拭した上で、導入を最終決定しました。

導入時の取り組み

”ファイル削除フラグON機能”をカスタマイズで追加

日立ソリューションズ＋日立システムズによるチームは、導入プロセスに入り、日立ソリューションズ主導へと移行。設計・構築と合わせ、カスタマイズに取り組んでいきました。

「設計・構築でお願いしたのは、ファイル名に付けた保管有効期限をチェックして削除対象のファイルを探してほしい、有効期限が付いていないファイルは、作成年月日から有効期限を自動的に算出し、削除対象にしてほしいということでした。
カスタマイズとしては”不要ファイルの削除フラグON機能”。MEANSの基本機能としては、"削除しても良いはず" という候補がリストアップされ、その中から削除したいファイルにチェックを付ける仕組みでした。逆に、私たちは "まもなく削除します" という告知としてリストアップされ、そこから削除したくないファイルのみチェックを外す仕組みにしたかった。つまり、放っておくと残るのではなく、放置するとどんどん削除されてしまうシステムです（赤田氏）」

これと並行し、全教職員の既存ファイルへの有効期限付与も進行。

「全教職員は、ファイル名を正確に付け直さなければなりません。手間といえば手間ですから、不要なファイルについては、各教職員が自らどんどん削除していきました。私が管轄する部署を例にあげると、この段階で1/3くらいのファイルが消えました。稼動前でしたが、これもMEANS効果（？）ですね。（寺田氏）」

導入後の効果

導入を機に、全教職員の意識が変化

MEANS稼動開始時のデータ量は、全グループ校を合わせて約1.7TB。

「ファイルの削除は1～2ヵ月ごとに実施していく予定です。現時点では1回実施して、約50万ファイル、180GBを削除しました（赤田氏）」

「最大の目的はディスク容量の削減ではなく、”デジタル情報の確実かつ適切な廃棄”ですから、具体的な効果はまだ先。保管期限の基本が1年なので、成果が見えてくるのは2年目以降でしょう。1年後に、同じ質問をしていただければ、もっと詳しくお話しできると思います（笑）。
ただ、すでに全教職員の意識は、明らかに変わってきました。ファイルを作成するときには、有効期限をつけなければなりません。だからこそ、重要性や必要性を考えるようになりました。
新たな仕組みを導入するときは、どこの世界でも必ず反発もあります。個人ＰＣの使用を廃止しシンクライアントシステム導入の際も同じでした。しかし、多少は困難でも、導入すれば、有効に使ってくれるようになります。まだ、廃棄することに抵抗のある人もいて、産みの苦しみの最中ですが、きっと良い成果をもたらすでしょう（寺田氏）」

今後の展望

表示やチェックの機能追加、運用の効率化を推進

今後は、運用を続けながら、さらなる改良を計画。

「利用者である教職員からも、いくつかの要望がきています。教職員によっては、削除候補リストに表示されるファイルが多すぎてチェックが大変、という声も上がっていますので、表示やチェックの仕組み等の機能追加も検討しています。
また運用面では、人手による事前準備の手間を減らして、もっとシステマティックにしていきたいと考えています（寺田氏）」

「使用状況を把握するためのダッシュボードなど、まだ使いこなせていない機能もあるので、活用まで含めた仕組みをどう築いていくかも、これからの課題ですね（赤田氏）」

「それらすべてを含め、日立ソリューションズ＋日立システムズのチームには、当然のことながら今後も期待しています。 今回のMEANS導入を通じ、世の中には製品を売るだけのベンダーさんも多いですが、やはり日立さんは、様々な面で信頼に値すると実感しましたね（寺田氏）」