活文 Report Managerの導入事例

フジモトHD株式会社様

従来からの課題

帳票の電子化によるコスト削減や、利活用促進をめざして

情報システム室 企画・管理担当 課長
塚本 隆広 氏

「ピップフジモト株式会社とピップトウキョウ株式会社が合併し、2010年11月にピップ株式会社が誕生することになり、同時に、基幹システム統合の計画が持ち上がりました。一般的には、どちらか片方のシステムに寄せる方向で考えますが、今回は、合併を機にビジネスフローを見直して、その上でツール見直しを検討することになりました。
それに伴い、基幹システムと連携する電子帳票システムも刷新することにしました。帳票電子化によるペーパーレスや電子保管、そして、電子化された帳票の利活用促進による業務効率の向上、総合的なコスト削減が解決すべき課題として挙がりました」

導入の経緯

帳票作成ツールとの連携性の高さや機能の豊富さなどが決め手に

電子帳票システムの選定は、合併の1年前である2009年頃から本格的に検討が開始されました。基幹業務システムのすべてを刷新したので、時間やリソースが十分に割けない中でのプロジェクトとなりました。

「『活文』を含む、候補の製品が複数、検討の俎上にのぼりました。選定の際のポイントは、時間やリソースが十分に割けない中でしたので、機能面では標準機能での網羅性と帳票作成ツールとの連携性の高さ、および検索のしやすさでした。検討の結果、欲しいタイミングで欲しい製品を見つけたと言いますか、機能的にも現場のニーズに応えられ、検索の使い勝手も良い『活文』が最終候補に残りました。

一方、SIerとしての信頼性については、社内ではマルチベンダーで基幹システム開発が並行して進んでおり、情報システム部員のリソースを多く割けない実情がありました。そんな中で、日立ソリューションズは、業務の理解も早く、1回のヒアリングで要件を聞き出し、課題を解決するスピードが早い点が、お任せする決め手となりました」

2010年3月には「活文」の正式採用が決定。同4月から開発が始まり、同11月に本番稼働が開始というスケジュールでプロジェクトは進みました。

導入時の取り組み

公開する機能の「優先順位づけ」により、現場の混乱なく導入が進むよう支援

「ほぼカスタマイズなしで導入できるよう、標準機能が充実している『活文』を選定しましたが、実際のシステム設計、導入に際しては、一部機能を制限し、限定的に公開することに決めました。合併までの時間が短く、基幹システムの刷新と並行して進めていたこともあり、現場の混乱を避けるためです。日立ソリューションズには、そのための機能の“優先順位付け”にも協力いただきました。
約3カ月の開発期間で、打ち合わせの回数も週1回から月2回程度と相当少なく、次回の打ち合わせに課題解決案を持って臨むなど、日立ソリューションズは短期間で中身の濃いシステム設計を支援してくれました」

「一方、導入支援の部分では、『マニュアル作り』『社内教育』を支援していただきました。機能を盛り込み過ぎなかったことで現場のストレスなく稼動を開始でき、安定的な運用につながっています。2010年11月の本稼働後、震災を経て、2012年7月には基幹業務システムを二重化するDRサイト（ディザスタリカバリサイト。災害などである拠点のITシステムの業務続行が不可能になった際に、緊急の代替拠点として使用する施設や設備）の構築に着手、同9月から安定的に稼働を続けています」

導入の効果

電子化による業務効率化を実現。帳票設計のスピード化にも寄与

導入後の効果には、現場部門のユーザー社員と情報システムの管理者の視点で、2つのポイントがあります。

「現場部門は、電子化された帳票の利活用による業務効率の向上が挙げられます。得意先向けに発行された請求書は、アウトソース先から直接お客様に届ける運用ですが、得意先からの請求額に関する問い合わせを、請求書が届く前にいただくことがあります。これまではCVSなどの数値の羅列情報しか使えず対応に苦労していましたが、システム導入後は、翌日には、PDFの請求書イメージを使いながら回答できるようになりました。

また、残高証明書などの帳票を提出する際に、証書用に元帳として電子データを利用しています。膨大な紙の帳票を検索するのは大変な作業ですが、そこが電子化されたため、検索スピードが高まりました」

「一方、情報システム部門のメリットは、帳票設計のスピード化が挙げられます。勘定系の帳票はほとんどがページごとに様式が異なるマルチ帳票です。『活文』は帳票作成ツールとの連携性が高く、マルチ帳票も帳票イメージで検索できるので、帳票作成ツールに入力データを渡すだけで検索できるようにするまでを一連の処理で行えますが、これまでは、帳票の様式を更新する際など（マルチ帳票の検索に制約がある中で）検索性を高める帳票設計に時間が掛かっていました。『活文』のおかげで帳票設計をスピーディに行えるようになり、これまで1カ月ほどかかっていた帳票設計を1週間以内で対応できるようになりました。

また、基幹システムとの連携部分は、運用の属人化が生まれないよう、スクリプトにより自動化する仕組みも構築してもらいました。勘定系の帳票は60万ページを超える膨大なもので、OS側で処理が耐えられないサイズになってしまうため、自動的にファイルサイズを分割する仕組みなどで対応していただきました」

今後の展望

今後もパートナーとして、インフラ仮想化などへのさらなる貢献を期待

「今後は、現場部門から挙がってきた機能上の要望を、運用負荷低減と使い勝手の両立という観点から実現していきたいです。たとえば、60万ページの帳票の検索に時間がかかる問題を解決するために、検索条件の絞り込み機能の追加や、上述した帳票のファイルサイズ分割の条件緩和などを検討し、可能なところから取り組んでいきたいです」

「今後の展望としては、全社的に基幹システムのインフラ刷新に取り組んでいます。具体的には、100台を超える物理サーバを仮想基盤上に集約することで、電子帳票システムも仮想化基盤上への移行を検討しています。また、勘定系の帳票だけでなく、出荷伝票、各種申請書、契約書の保管にも利用用途を広げていきたいです。

その中で、日立ソリューションズには、今後もパートナーとしてのサポートに期待します。電子帳票システムのクラウド化のニーズに応えるなど、機能面でのアップグレードに期待しています」