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大量のデータ入力というボトルネックが
ついに解消される時が来た

[前編] ついにデータ入力はAIによる自動化へ

前編(全2回)

進化に取り残されたデータ入力業務

いま、基幹業務がERPの浸透により飛躍的に効率化され、また営業などフロントオフィスの業務もCRMなどさまざまなアプリケーションで大きく様変わりした。
ところが、フロントオフィスの業務と基幹業務との隙間で、進化から取り残されるように旧態依然の業務が存在している。それが「データ入力」だ。

ビジネスのやりとりではまだまだ紙が重要な位置を占めており、契約書、注文書、請求書などさまざまな書類が毎日大量に発生する。こうした書類の情報を基幹システムに入力する必要があるわけだが、定型の書類でない限りいまだ人の手に頼るしかない。現場からすれば「なんとかならないのか」というところだろう。

データ入力に必要な人間の判断力をAI で実現

しかし、このボトルネックがついに解消される時が来た。鍵を握るのは「AI」だ。
日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部 レポートソリューション部 主任技師の成田丈夫に話を聞く。


日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部
レポートソリューション部 主任技師 成田丈夫

「人間は書類を見て、それが契約書なのか、請求書なのか、さらにどの文字列が日付で、会社名で、金額なのかを判断できるので、多様な書類の入力を柔軟にこなせます。
私たちはこの判断力をAIで実現することをめざして挑戦を続け、今回その開発に成功しました。データ入力が業務のボトルネックとなっているお客さまの大きな力になれると確信しています」。
そして、その画期的なAIを適用したのが"データエントリ業務支援ソリューション"だ。このソリューションでデータ入力の方法はまったく変わる。
OCRが読み取った書類データに対して、AIが書類内の日付、社名、金額など各項目の位置を判断し、必要なテキストを自動で抽出する。人間の業務はAIの抽出結果をチェックするだけとなる。

人手による入力に比べて3倍の効率化

ある商社ではこれまで毎日数千枚というデータ入力に、数百名の人員であたっていた。また、ある食品卸の会社ではデータ入力要員として数十名を擁しており、24時間3交代のシフトを敷いていた。24時間眠らない物流に付随する入力業務に対応するためだ。
このように人海戦術でボトルネックを解消しようとすると、今度は人件費が課題になる。前述の商社では、データ入力に年間数億円を費やしている。

「"データエントリ業務支援ソリューション"なら、手入力に比べて約3倍*の効率化が図れる見込みです。貴重な人財をより注力すべき業務で活かせますし、人手を集めるのが大変な深夜の業務なども少人数で回せます」と成田は言う。
また、データ入力をアウトソースしているケースでは、より安いサービス提供会社を探して、頻繁に乗り換えている企業も多いというが、それもきわめて煩雑だろう。
「"データエントリ業務支援ソリューション"は、月額制のソリューションとして提供します。ぜひお試しとして一度ご導入いただき、メリットを実感していただきたいと思います」。

*1
人が1枚の伝票から10項目を手で入力するのに約1分。本ソリューションを適用した場合、人が10項目のチェックを行うのに約20秒。当社計測による。

定義レスだから多様なフォーマットに対応

AIなどを使わずに、単純にOCRで紙書類を読み込み、そこから情報を抽出している企業も多い。
このやり方は、扱う書類のフォーマットが限られるならいいが、先に例に挙げた商社や卸、あと金融業など頻繁にフォーマットの異なる書類が発生するビジネスには向かない。
OCRで情報を抽出する場合、各項目の位置の厳密な定義に基づいて情報を抽出するので、項目の位置が少しでも変わると、データを抽出できなくなるのだ。そこでフォーマットごとに項目の位置定義が必要になる。
定義は多くの場合ベンダーのSEが行うことになるが、作業にかかる日数は動作テストまで含めておよそ1~2日。
しかもその間、データ入力業務はストップする。
しかし"データエントリ業務支援ソリューション"なら定義レスでフォーマット違いの書類に対応できる。時間やコストのロスを大幅に削減できるのだ。

日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部 レポートソリューション部 グループマネージャの神田工は語る。


日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部
レポートソリューション部 グループマネージャ 神田工

「本ソリューションによって、フロントオフィスの業務と基幹業務とをシームレスにつなぐ目途がついたと思っています。これからはデータ入力の自動化を中核にして、さまざまな業務の効率化を考えていくことが私たちの使命だと考えています」。

後編では、"データエントリ業務支援ソリューション"によってどのような業務の効率化が考えられるのか、見ていきたいと思う。

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