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「紙」の制約からビジネスを解放せよ

[前編] 契約業務のデジタル化で働き方改革を推進する

前編(全2回)

紙ベースの業務が、働き方改革のボトルネックに

「働き方改革」の旗印のもと、いまホワイトカラーの生産性の向上が国を挙げての課題になっている。この取り組みの推進に欠かせないのがビジネス文書の電子化だ。現在、ビジネス上の取り決めの多くが「紙」の文書で交わされているが、この紙ベースのやりとりが生産性向上への大きなボトルネックになっているのだ。
日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部 フロントソリューション部 主任技師の植木伸補は語る。

「例えば、紙による保険契約の申込。申込書の手渡しや記入済みの申込書の受け取りのために移動が発生し、また印刷や郵送など煩雑な工程も必要なため、業務が完了するまで数日間を要します。
他にも、機密保持契約書(NDA)、注文書、販売契約書、リース契約書、非正規社員契約書、作業指示書など、いまだに『紙』が使われていて、これらにまつわる業務にもやはり場所の制約や印刷などの煩雑な工程が発生し、これが生産性向上の妨げになっています。
つまり、『紙』こそビジネスの大きなボトルネックなのです」。


日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部
フロントソリューション部 主任技師 植木伸補

わかりやすいのは、どの企業にも存在する契約書のやりとりだ。契約内容の説明に相手先に伺っては、何度も手直しを加えて、合意の取れた契約書を印刷・製本。印紙を貼って押印、封入して郵送する。受け取った相手は押印、封入して送り返す。不備があった場合は、イチからやり直し。担当者はそのたびに会社に戻ってデスクワークをしなければならない…。紙が介在する限り、働き方改革は進まないのだ。

そこで、前編ではまず、企業間で取り決めを交わす業務をデジタル化するメリットについて、働き方改革の観点で紹介していく。

契約業務の電子化は世界では当たり前

日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部 フロントソリューション部 技師の田所哲男は語る。
「近年のグローバル化で海外企業とのやりとりが増えるなかで、海外で先行して浸透している『電子契約』に興味を示す日本企業がいま増えています。電子帳簿保存法や電子署名法など、契約業務の電子化のための法整備も進んでおり、国内でも電子契約が広まる機運が高まっているのです」。

電子契約とは、契約を交わす2社が電子文書をクラウド上で交換し、「電子署名」を行うことで締結する契約方法。海外ではこの電子契約がスタンダードになりつつあり、日本はこの流れに遅れを取ってきた。
この電子契約における「電子署名」のグローバルスタンダードが「ドキュサイン」だ。ドキュサインは、188か国、30万社、2億人以上のユーザーに利用されている。43言語に対応しており、もちろん日本語も対応済み。

「電子署名のグローバルスタンダードである『ドキュサイン』と、日本における契約書管理で多くの実績があり、法対応支援にも積極的に取り組んでいる『活文』とを組み合わせて開発したのが"電子契約ソリューション"です。世界を舞台に活躍する企業はもちろん、今から海外とのビジネスへ乗り出そうとする企業の強い味方になるはずです」。


日立ソリューションズ ビジネスコラボレーション本部
フロントソリューション部 技師 田所 哲男

営業担当者の働き方を変革する

電子契約を取り入れて、契約業務をデジタル化することは、単に紙書類を電子化して倉庫使用料などのコストを削減できるという話ではない。これまで紙ベースで行っていた業務を劇的に変える「働き方改革」なのだ。

「訪問時にその場でタブレットにサインをもらうことができるので、これまで数日間を要してしまっていた契約が、その場で行えるようになります。契約に関する書類の印刷、押印、印紙貼付、郵送といった煩わしい工程が不要になる上に、時間や場所を問わずにステータスを進められるので、いちいちオフィスに戻る必要もなく、出張中のため押印できず業務が遅れてしまうということもありません。契約業務のリードタイムがぐっと短縮されることで、空いた時間を接客など有意義な仕事に当て、お客さまの訪問件数を増やすこともできるでしょう。」と田所はメリットを語る。

コンプライアンスの強化にも効果

電子契約は、実はコンプライアンスの強化にもつながる。書類を抱えたまま移動する必要がなくなることで、置き忘れなどの情報漏えいのリスクが低減する。それに加えて、担当者任せだった書類保管業務を一元管理できるため、保管を徹底できていなかったり、担当者の変更などで書類の保管場所がわからなくなったりするリスクも低減できる。

「どうしても紙で取り決めを交わさなければならないケースもあるでしょう。でも漏えいリスクは軽減したい。そういうニーズのために『活文』では、書類を電子化し、タイムスタンプを付与した形で文書管理システムに保管することで、書面で契約した契約書も、電子契約した契約書と一緒に保管することができます。これにより書類を紛失したり、焼失したりするリスクからも解放されるのはもちろん、文書の最新バージョンをみんなで共有し、活用できるようになります」と植木は語る。
さて後編では、電子契約の契約部分だけでなく、契約業務全体のデジタル化についてお話ししたい。

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