契約、申込、手続き、承認、同意、通知、レポート、チェック、記録など、幅広い業務のデジタル取引管理基盤 [活文 Digital Transaction Management]

 

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デジタル取引管理基盤「活文 Digital Transaction Management」

企業間で文書を交わす幅広い業務をデジタル化。
デジタル取引管理のための基盤を提供します。

「活文 Digital Transaction Management」は、世界30万社に使用され業務のペーパレス化を実現するソリューション「ドキュサイン」*と連携し、さまざまな形態の契約情報の電子保管を実現する製品です。「ドキュサイン」は、契約書類、申請書、申込書等をインターネットを通じて署名、承認、処理できるサービスです。書類の印刷や押印、郵送が不要となり、迅速かつ安全な方法で申請・承認することが可能になります。活文は、契約関連情報を業務視点でアーカイブ運用することで、スピーディな閲覧、監査対応、データ活用を実現します。

現在、188か国、30万社、2億人以上のユーザーが「ドキュサイン」を使ってビジネスの進め方を変革しています。

紙ベースの契約業務に課題はありませんか?

業務における課題

  • 契約書の押印や印刷のために、
    いちいち会社に戻る必要がある
  • 契約書に修正が入ったため、
    一から作成し直し、再送する必要がある
  • 各担当者が進めている契約の
    進捗状況がわからない

コンプライアンス面での課題

  • 契約締結までの経緯が記録されておらず、
    エビデンスが残らない
  • 紙ベースの契約書類では
    紛失・焼失するリスクがある
  • 前任者が保管していた契約書が
    みつからない

活文 Digital Transaction Management なら

企業間で文書を交わす幅広い業務をデジタル化し、
その先の活用を見据えた電子保管を実現します。

活文 Digital Transaction Management概要図

業務視点で書類を管理可能

活文なら、申込書、契約書といった書類の種類ごとにフォルダを作成し、書類に応じた業務視点での表示・検索が可能。これにより、必要な書類を素早く見つけることができます。業務マニュアルなど「ドキュサイン」と連携しない社内文書もあわせて管理が可能です。

業務視点で書類を管理可能の図

電子帳簿保存法への対応を支援

「ドキュサイン」を用いた電子取引に関わる書類の保存において、活文では以下のとおり、電子帳簿保存法の要件の一部を満たす仕組みの構築をご支援します。

  • 「取引年月日」や「取引金額」などの属性情報から契約書を検索することができ、「検索機能の確保に関する要件」への対応支援が可能です。
  • 契約書に対してタイムスタンプを付与し、「保存措置に関する要件」に記載の「施行規則第八条第一項第一号」への対応支援が可能です。
(ご参考)
検索機能の確保に
関する要件
次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと
(1)取引年月日、勘定科目、取引金額その他の主要項目を検索設定できること
(2)日付と金額は範囲指定できること
(3)2つ以上の項目を組合せて検索できること
保存措置に
関する要件
施行規則第八条第一項第一号 施行規則第八条第一項第二号
当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。
当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
上記要件は、電子帳簿保存法の定める要件の一部であり、すべてではありません。電子帳簿保存法規定の要件の詳細については、同法及び国税庁のホームページを必ずご確認ください。

業務に役立つ多彩な機能

社内審査・承認に活用できる

「ドキュサイン」を使って外部の承認を取る前に、社内の登録・申請、審査、承認といった社内承認フローに活用できます。

社内審査・承認に活用できるの図

契約更新を見過ごさない

契約の種類ごとに、契約更新タイミングの条件を設定しておくことで、契約の特性に合わせて適切なタイミングで関係者に自動で通知することができ、契約更新のタイミングを見過ごしません。

契約更新を見過ごさないの図

関連書類をまとめて保管できる

「ドキュサイン」を用いて電子署名した契約書のみでなく、関連する資料も合わせて管理することで、契約の経緯や詳細情報、付随情報をまとめて確認することができます。

関連書類をまとめて保管できるの図

書面契約とハイブリッド運用ができる

電子帳簿保存法の要件に対応した仕組みで書面の契約書を電子化して保存することで、電子署名した契約書と、書面でやり取りした契約書を一元的に管理することができます。

書面契約とハイブリッド運用ができるの図

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