株式会社ベネッセコーポレーション 様

基盤本部　IT戦略部 イントラ基盤開発課
課長　渡部 伸一 氏

ベネッセコーポレーションでは、約8年前からファイルサーバを運用してきました。日々増え続けるデータは、使用容量8～9割にまで増大。各利用部署からは「容量が足りない」「増量してほしい」、ファイルサーバを運用するIT戦略部では「効率的に使用してほしい」「無計画には増量できない」…そんなやりとりが、頻繁に行われていました。

「紙の資料がメインだった頃は保管するスペースが必要で、スペースが増えれば、コストがかかることが容易に認識できました。一方、データの場合は、保管するスペースが直接目に見えない為、コストがかかるという意識づけが難しい状況にあります。（渡部氏）」

また、データ量増大の要因となっている“不要データ”の存在は、「必要な情報を、すぐに取り出せない」「ディスクを空けようとして重要情報を誤って消してしまう」というリスクにも発展。対策として、年に数回、“不要データ”の削除を推進するクリーンキャンペーンを実施していましたが、期待したほどの効果は、なかなか得られない状態でした。

「何らかの手を打たなければならないと考え、まず取り組んだのが、サーバ内のデータ調査です。そこで、いくつか問題が見えてきました。（高水氏）」

• 1年以上アクセスしていないファイルが半数を占める。
• 作成者・管理者が不明なファイルが多い。
• ひとりで数十GBも占有しているスタッフがいる。

これらの要因を探るため、各利用部門へのヒアリングを実施。これにより、以下の課題が表面化してきました。

• ファイル削除のルールがない。（取扱方法が法で定められている書類等を除く）
  保存のためのルールはあるものの、誰が、いつ、どんな基準で削除するか、残すか、というルールがない。そのため、不要なファイルの削除が習慣化されていない 。
• ファイル削除が負担になっている。
  今後不要なファイルが混ざっていることはわかっていても、実際に削除するには、利用者が1つずつ内容を精査し、削除しなければならず、手間がかかり、時間もかかる 。

こうした課題を解決するには、どんな手を打つべきか？IT戦略部は、課題の解決策を業務プロセスを軸としたさまざまな観点から検討する過程において「ファイルサーバの可視化ツール」の存在を知り、導入の検討をスタートしました。

ファイルサーバの可視化・スリム化を実現するツールを調べた結果、候補としてあがったのは2製品。

「市場でのニーズは高そうに思うのですが、同等の機能を持った製品は意外と少なかったですね。（渡部氏）」

2製品のベンダからデモンストレーションと提案を受け、比較検討を開始。導入後、利用者主導で活用してもらえるシステムにする為に、実際に利用する社内の担当者に評価の協力を依頼。“自分の部門の立場で、不要データをどれくらい削除できるか”をポイントに、評価していきました。
「評価の結果は、2製品で分かれました。多数決では、少数派の人が不満を抱えたまま利用することになってしまうので、評価に参加していただいた全員を集めて、それぞれどこが良いのか、悪いのか、徹底的に議論してもらいました。その結果、いくつかの点で理解不足や勘違いがあったことが判明。議論の末、総意として日立ソリューションズのMEANSを選定しました。（高水氏）」

選定の決め手になった機能は、不要候補ファイルの把握～削除までのシンプルでわかりすいプロセスでした。利用者は届いたメールを見るだけで、一覧を確認し、そのままWebブラウザで削除できる。CSVファイルなどを介することなく、一連の作業を実行できることが高く評価されました。

「私たちが製品選定の際に重視していた業務プロセスは、単に不要なファイルを可視化するだけでなく、可視化されたファイルを削除するために管理者と利用者の間でシームレスな連携ができる事。これに最も合致したのが、MEANSでした。（渡部氏）」

基盤本部　IT戦略部 イントラ基盤開発課
高水 豊 氏

構築のプロセスでは、パフォーマンス、機能などの面で、いくつかの問題が発生しました。

「既存の大規模な環境に適用するということは、市販のソフトをPCに入れるのとは違いますので、多くの課題が生じます。そんな時に重要になるのが、課題をリカバリするチカラです。例えば、ベンダの体質や体力、担当者のスキルなど。そういった意味で、日立ソリューションズは早く対応・対処してくれました。（渡部氏）」

またIT戦略部では、主要拠点のファイルサーバ管理者に向け、スムーズな運用を実現するための説明会・勉強会を開催しました。課題であった“ファイル削除のルール”づくりからのステップ、操作方法までわかりやすく説明。

「MEANSは不要なファイルを可視化する為に有効なツールですが、このツールを活かしながら、不要なファイルを消し、必要なファイルを残すための具体的な業務運用をどう構築するかが重要です。そのためにまずは自部門の保管データの分析をして、課題を洗い出して、現実的に守れるルールを作成するところから始めてください、と説明しました。（高水氏）」

北海道～九州までの全国事業所、海外事業所、一部の関連会社まで含め、ファイルサーバを使うすべての拠点・3200名以上の従業員が、MEANSを利用できるようになりました。これにより、ファイルサーバの可視化が可能になり、容易な作業でのスリム化を推進。

「私自身の感想でもあり、おそらく多くのユーザも同じ感覚だと思いますが、古いファイルがいっぱいあるよ、使っていないファイルがいっぱいあるよ、同じようなファイルがいっぱいあるよ、と言われてもピンときません。しかしMEANSを使うと、一覧やグラフなどで可視化される。不要なファイルを素早く正確に把握できるので、利用者にとっての納得度も高いですね。（渡部氏）」

「まず、各部署のファイルサーバを管理する取りまとめ担当者の意識が、ガラリと変わりました。容量が足りない、増量してほしい、削除できない…という声がとても少なくなりました。MEANSによって、不要なデータがわかる、自分たちで簡単に削除できる、ということが理解され、積極的に取り組まれています。 ユーザからは、不要データを2割減らした、200GB削減した…といった声が、いくつも届いています。全社的な定量効果については、もう少し時間が経ってから測定したいと考えています。（高水氏）」

今後は、MEANSを使いながら、細部を見直し、手を加え、より使いやすいシステムへの発展を計画しています。

「機能追加・改善などの要望を、管理者やユーザから1つ1つ拾い上げて日立ソリューションズにお伝えし、協力して改善しながら、より活用していきたいと考えています。すでに要望が出ていますし、出ている要望も「こうすればもっと活用できる」というものが多く、さらなる活用へ前向きな姿勢で受け入れられています。（高水氏）」

「日立ソリューションズは、他社での活用法など、これから蓄積されていく最新情報の提供にも期待しています。その他いろいろなことを含め、一緒に考え、取り組んでいただきたいです。（渡部氏）

「MEANSは、今回私たちが掲げた課題に対して、現時点で得られる選択肢の中で、最適なツールでありソリューションでした。また、日立ソリューションズのサービス、スタッフの対応についても評価しています。今回のプロジェクトは、乗り越えなければならない壁が多く、大変でしたが、いずれのプロセスでも共通し、一貫していたのは、すべて真摯に迅速に対応していただいたということ。それは、私を始めとして、他のメンバーも、みな感じているところです。（高水氏）」

「株式会社福武書店」として中学校向けの図書や生徒手帳の制作・販売からスタート。以来、小学校の教師であった創業者の心を継承しながら、生活や介護などへも事業領域を拡大。教育事業では、国内向けの教育コンテンツの個別化なども進める一方、海外での事業も推進。生活事業では、雑誌、Webや通販事業を通して女性のライフステージや子どもの成長を支援する商品・サービスを提供しています。 社名の「Benesse」は、ラテン語のbene（よい）とesse（生きる）を組み合わせた言葉であり、ベネッセは一人ひとりの「よく生きる」を実現するために、人々の向上意欲と課題解決を生涯にわたって支援することを企業理念としています。

社名	株式会社ベネッセコーポレーション［Benesse Corporation］
本社所在地	岡山県岡山市北区南方3-7-17
事業内容	国内教育、海外教育、生活事業
設立	1955（昭和30）年1月28日
代表取締役社長	福島 保
従業員数	単体 3,213名（2011年4月1日時点）
URL	http://www.benesse.co.jp/

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