メール保管システム

センドメール社の Mailstream Manager が保存した膨大なメールファイルを統合管理するための製品です。

インターネットの発達によりペーパレス化が促進されました。紙のドキュメントに変わり、電子メールが使用されることが多くなりました。現在では電子メールが企業活動を支えており、電子メールなくしては企業活動が成り立ちません。

電子メールが会社の公式文書となっている現在、その公式文書である電子メールは、当然、会社として管理する責任があります。

企業の正式な運用として社外メールだけでなく社内メールを完全に保管しておくことにより、以下のようなメリットがあります。

すべてのメールはサーバのディスクに保管されているため、従業員が何時どのようなメールを送信したかや、取引先からどのようなメールを受け取ったかを追跡できます。

従業員にすべてのメールが保存されていることを知らせることで、情報漏えいやコンプライアンス違反などの不正行為が抑止できます。

すべてのメールをサーバに保管しているため、個人PCのハードディスククラッシュや、うっかりミスでのメール紛失等のトラブル発生時にメールを復旧(回復)できます。

会社法、金融商品取引法（日本版ＳＯＸ法）、個人情報保護法の施行により、内部統制、情報漏えい防止の強化が求められています。不正行為や違法行為を未然に防ぐ方法はいろいろ提案されていますが、指示、通達、報告、連絡のほとんどがメールで行われている現在の企業では、不正行為を防止する最後の砦は、メールの完全保管であると言われています。内部統制の基本は、情報の透明性であり、企業におけるメールの完全保管は必須といえるでしょう。

内部統制の観点からは、以下のようなメリットがあります。

• 送受信したすべてのメールは長期保存し管理され、検査することできるため、悪意を持った内部者による不正行為やメールによるパワハラ、セクハラを防止する効果があります。
• 不幸にして不正行為が行われてしまった場合、過去にさかのぼってその不正行為を追跡・分析でき、再発防止に有効な手立てを打てます。
• 外部から不正行為の疑いをかけられた場合、身の潔白を証明する手段として、情報管理部門による完全保存メールが役に立ちます。

Message Finderは、センドメール社の Mailstream Managerが保存した膨大なメールファイルを統合管理するための日立ソリューションズの製品です。

送受信されるすべてのメールはMailstream Managerによりディスクに保存されます。Message Finderは保存されたメールファイルを解析し、メールヘッダ情報を検索用DBに登録します。

システム管理者はWebブラウザ経由でMessage Finderシステムにログインし、豊富な検索条件を使用して高速に目的のメールを見つけ出すことができます。 見つけ出したメールは内容を表示したり、ファイルダウンロードするなど各種オペレーションを行うことが可能です。また、システム運用に関わるパラメータも管理コンソールから直感的なGUIで設定可能です。

システムの規模が大きく、複数のメール保管サーバから構成されているシステムの場合でも、管理コンソールから一元的に(1つのシステムとして)操作できます(上記の図は2台のメール保管サーバがある例です)。

さらに安価にメール保管システムを構築したい場合は、Mailstream Managerの代わりにMessage Finder Duplicatorを使用することができます。Message Finder Duplicatorとは、Message Finderとsendmailを連携するために弊社が開発したツールで、Mailstream Managerの簡易版的な動作をします。

Message Finder Duplicatorを使った構築をご希望のお客様は、お見積りをいたしますのでお申し付けください。