セントラル警備保障株式会社様 ドキュメント・イメージソリューション ラビニティ Millemasseの導入事例紹介|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズにお問い合わせください。

株式会社 日立ソリューションズ

ドキュメント・イメージソリューション ラビニティ Millemasse 導入事例

セントラル警備保障株式会社様

契約書の管理を従来の紙ベースから電子化するシステムを「ラビニティ Millemasse」により構築し、2008年3月から稼動開始。

導入システムについて

適用ソリューション ラビニティ Millemasse
システムの概要 セントラル警備保障殿の本社や全国の支店などで締結した契約書類をスキャンして電子化し、受注データとリンクさせて管理する。
稼働日 2008年3月

導入企業プロフィール

警備保障に関する様々なサービス(常駐警備、機械警備、輸送警備、位置情報検索・提供サービス、機器販売及び工事、情報サービス)を提供している。「仕事を通じ社会に寄与する」「会社に関係するすべての人々の幸福を追求する」という創業の理念を、今も変わらずコンセプトとしている。

企業名 セントラル警備保障株式会社 CSPロゴ
本社所在地 東京都新宿区
業種 警備保障
年商 34,603百万円 (平成20年2月末)
従業員数 3,512名(平成20年2月末)
事業内容 全国に9,000社以上を擁する警備保障業界で、売上高で3位の地位を占める
中期計画「CSPパワーアップ計画」のもと積極的に新商品を市場に投入、
業績を伸ばしている。
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導入前の課題

どの拠点でも書類の検索・閲覧ができるシステムが必要

全国の事業部、支社で作成された契約書類を、東京新宿の本社で集中管理する体制を採用してきました。ただ、約6 万冊もの契約書及び関連書類を都心の一等地で保管し、全国からの問い合わせなどすべてに本社で対応する同体制継続は、リスク・輸送・人員他の管理コスト面で限界に達していること、また、大災害時におけるリスクも無視できない問題と夙に指摘されておりました。「さまざまな問題を内に抱えており、契約書類を電子化し、社員がどの拠点でも契約書類の検索や閲覧をできるシステムの導入が喫緊の課題となっておりました」と前顧客サービス部長の宮林氏は当時を振り返り指摘されました。

選定のプロセス

選考の要因は柔軟なカスタマイズと、セキュリティ

セントラル警備保障では「CSPファイリングシステム」を導入する以前、関西エリアの警備指令書を電子化しました。そこで採用されたのが日立システムの「ラビニティ Millemasse」だったのです。

選定のポイントは以下の2点。

  • 希望に沿ったカスタマイズができる柔軟性の高さ
  • セキュリティ面の信頼性の高さ。

選考の要因について加藤氏は「関西における実績に加え、我々の希望に沿ったカスタマイズができる柔軟性の高さ」を挙げます。宮林氏は「その通りです。ただどれほど経験者の推薦があっても、選考基準の中で必須と考えていた項目の1つ、セキュリティ面の信頼性が高くなければ採用しなかった」と語ります。

導入時の取り組み

実績とカスタマイズ性を評価、セキュリティへの対応も重視

本社や全国の支店などで契約が結ばれると、契約書類をスキャンして電子化し、本社の契約管理室に「イメージ登録申請」が行われます。そして審査承認を得られると、日立システムの「Millemasse Security Server」で構築されたファイリングサーバにイメージが登録されるのです。一方、契約の見積りの段階から契約までの関連データは、セントラル警備保障の基幹システム内の受注システムで管理されています。契約書のイメージがファイルサーバに登録されると同時に、受注システム内の契約データをCSV 形式でファイリングサーバに転送します。
同社は、警備業界で初めてISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)の認証を取得するほど、セキュリティを重視しています。警備保障の契約書には、たとえばホームセキュリティのお客様であれば家の間取りまで記載されているなど、決して漏えいが許されない重要な個人情報が含まれているからです。導入されたシステム「Millemasse Security Server」では、登録されたファイルの検索や印刷、ダウンロードに関する管理権限の付与を詳細に設定でき、また契約書を本社の契約管理室で審査し、書類の正当性を確保する仕組みを導入しました。

構成図

導入後の効果

自社でも、出向先でも、入力・申請、スタッフ管理、状況把握が容易に。

これまでばらばらに管理されていた複数の契約書を、受注データとリンクして管理できるようになりました。
お客様の個人情報が含まれている契約書を強固なセキュリティ機能で守り、また、書類の正当性を確保することで、内部統制に対応することもできました。

今後の展望

新たな文化を植えつける苦労、新体制で第二次システムを模索。

今後の課題の第一はシステムの正しい活用による業務効率化です。そして同時に、第二段階システムに向けて検討が続いています。顧客サービス部原田氏は「当初、現場からは操作の問い合わせや苦情ばかりでしたが、最近では便利な機能追加の提案など、前向きな意見も多く寄せられています。それらをぜひ実現していきたい」と語ります。また商品開発室の加藤氏は「今回のファイリングシステム導入で、まだまだ紙文化が支配する業務の電子化への道筋ができました」と一歩先を見据えた展望を話します。
2008年春に顧客サービス部の部長に就任した木村一郎氏は、システムの使い勝手と有効性を確認するため、都内の事業所にパソコンとスキャナを持ち込み、自ら操作を体験するなど意欲的です。「運用と第二次システム構築に向けた検討をしっかり行っていきたい」と抱負を語ります。さらなる業務効率化のため、日立システムからの幅広い提案に、大きな期待が寄せられているのです。

  • 部長 木村氏

    事業統括本部
    顧客サービス部
    部長 木村一郎 氏

  • 前部長 冨林氏

    事業統括本部
    顧客サービス部
    前部長 宮林俊夫 氏

  • 課長 加藤氏

    事業統括本部
    商品開発室
    課長 加藤勉 氏

  • 主任 原田氏

    事業統括本部
    顧客サービス部
    係長 原田健治 氏

私たちが担当しました

強固なセキュリティ、内部統制、業務効率化など多様な御要件に対する解をひとつひとつ検討し、お客様と一丸となってシステム稼動を迎えることができました。
「ラビニティ Millemasse」をただ高機能な文書管理システムとしてではなく、業務改善のための核となるシステムとしてご活用いただいている点は評価できるのではないかと思います。
システム改善については、現状バージョンの不満点の解決や改善に留まらず、お客様が抱える悩みを共に解決できるよう継続して提案していきたいと考えています。

株式会社日立システムアンドサービス
ドキュメントソリューション営業部
主任 中居 真一郎
ドキュメントソリューション部
技師 植木 伸補

この事例に関するソリューション・商品

ファイリングシステムラビニティ Millemasseは、簡単、低コストで高度な文書管理を実現します。大量の文書や画像を統括的に保管する高機能なファイリングシステムです。

商品ジャンル:
ドキュメント/文書管理
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