永井 征洋の『業務へのスマートデバイス有効活用』

業務へのスマートデバイス有効活用

1.モバイル市場をとりまく環境、業務への活用課題

昨今、スマートフォンやタブレットなどの「スマートデバイス」市場は急速に拡大しています。一般財団法人電子情報技術産業協会（JEITA）の発表でも、2012年1-3月の「移動電話の国内出荷台数におけるスマートフォン比率」が53.1%とはじめて過半数を超えました。確かに、通勤中の電車の中で周囲を見渡しても、スマートフォンを扱っている方が増えていることを実感できます。勿論、私もスマートフォンユーザーですが（笑）。

個人利用だけでなく、企業側でも「スマートデバイスを業務に活用したい」というニーズが増えています。導入目的としては、「営業・渉外効率化」「社内コミュニケーションの円滑化」「業務時間短縮」「有事の際の安否確認」などが多く挙げられています。

しかし、スマートデバイスの導入にあたっては、「利用者が使いこなせるか」「紛失の危険性」「運用管理の負荷」などの課題があることも事実です。

我々は、10年以上もの間、モバイル関連の事業を推進しており、これらの課題を解決しモバイルを業務に活用する様々なノウハウを持っています。今回の特集では、事例を交えながらスマートデバイスを業務に活用する手法についてご紹介します。

2.モバイル端末を活用し、BCP対策と業務効率化を両立

2009年の新型インフルエンザ発生や、2011年の東日本大震災の後、企業や自治体では有事の際に業務を停止させないための対策(BCP：事業継続計画)に取り組んでいます。

BCPの一つの手段として在宅勤務がありますが、スマートデバイスを活用することで、職場のパソコンにセキュアにアクセスできる環境の構築が可能になります。自宅にいながら職場のパソコンを遠隔操作できるため、例えば『社内感染者増加の抑止』や『出社困難時の業務継続手段』として多く活用されています。

某自治体では、モバイル端末を活用してBCP対策への備えを実現していますが、出張時などの空き時間を有効活用することで、平常時の業務効率を大幅に向上することができたとも聞いております。

※モバイル端末を活用した社内へのアクセスイメージ

3.報告業務の効率向上とペーパーレス化を両立

※業務の流れ

次に某都市ガス事業者の事例をご紹介します。こちらでは、スマートデバイスを活用することで、点検業務の効率向上とオールペーパーレス化を実現しています。　スマートデバイスを導入する前は、チェック表（紙）を現場に持参し、チェック表を記入、会社へ戻ってパソコンに再入力し、報告書として上司に提出していました。紙のコストと報告書作成時間のコストが二重に掛かっていました。

タブレットの持つ「機動性」と「通信機能」を活かすことで、現場で報告入力し、入力した内容が会社のパソコンに報告書として届く仕組みが導入できます。これにより、報告書を作成する時間が削減できただけでなく、上司へ提出していた紙の報告書を電子ファイル＋電子職印と組み合わせることで、報告業務のペーパーレス化も実現できました。