ページの本文へ

3ページ目|第5回 「行動へのフォーカス」が実効性あるリスクマネジメントを実現する|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

3ページ目|第5回 「行動へのフォーカス」が実効性あるリスクマネジメントを実現する
第5回 「行動へのフォーカス」が実効性あるリスクマネジメントを実現する

石田淳がその質問にお答えします!

本講座をお読みの方からのご質問に石田淳先生がお答えするコーナーも、今回が最終回です。最後に採り上げるご質問のテーマは「負担にならない評価方法」についてです。

質問テーマ:負担にならない評価方法

成果ではなく、プロセスに着眼してチームワークを評価するには、日頃から部下の仕事ぶりを観察しなければなりません。部下の行動を把握しつつ、自分の成果を上げていきたいのですが、業務の負担にならない評価方法を教えてください。

優先順位と劣後順位は明確に。
優先順位と劣後順位は明確に。

リーダーや組織の上の人間は、その部下の行動について指導しながら、会社からの評価を受ける立場でもあるので、苦労も多いはずです。まず、大前提として、あなた自身(上司など)は、本当にあなたが「やるべき」仕事にだけ集中できているのでしょうか。つまり、優先順位と劣後順位(やるべきでないことを後に)が明確になっているかどうか、が大事です。

劣後順位やルーチンワーク(日常的な決まりきった仕事)に関しては、部下やスタッフができる状態に育成していくことが重要です。つまり、自らがやるべき仕事(ひとつとして創造的な業務)に集中できる「土台」を作る必要があるのです。そのために行動科学マネジメントでは、効果的な方法として「チェックリスト」を作成します。誰もが同じような行動をとれるように、具体的な一覧に落とし込んだものがチェックリストです。

ここでチェックリストの基本の作り方と要点を紹介します。作るときには、行動のあぶり出しが重要です。仕事上のどんな小さな行動でも、それが重点行動かもしれませんから、1つひとつ丁寧にリストアップしていきましょう。ただし、行動のすべてをリストに落とし込む必要はありません。大切なのは、結果につながっている重点行動を、確実に、誰でも行えるようにすることです。リストの掘り下げ度合いは当然、業種や会社規模によって変わってきます。次のリスト作成の流れを参考にしてください。

  • 1. 仕事の流れを大まかに書き出し、いくつか(最初は5~10項目くらい)の項目に分解する。
  • 2. 分解した中から重要な業務のみ、さらに細かく分解していく。
  • 3. 分解した行動を1枚のポストイットに1つずつ書く。
  • 4. ポストイットを時系列に並べ替える。
  • 5. 一覧をチェックリストに落とし込む。
  • 6. これらの項目が本当に結果に直結しているか、最低2週間に1回、できれば毎日でも検証する。

大事なのは、今のあなたの仕事の成果・業績が上がることですから、立派なチェックリストを作ること自体は目的ではありません。リストは部下やこれから入ってくる新人のために、「できている」と思っていることを完璧にできるようにするためのツールです。極端に言えば最初は、できることばかりが並んでいるような、1枚で収まる簡単なリストを作ってみてもいいでしょう。リーダーや上司は「できて当たり前」と思っていることでも、全員が完璧にできていることなどはほとんどなく、そのために自分の業務負担が増えている、時間を無駄にしていることも多くあるのです。

もう少し具体的に言うと、例えば会議やミーティングは情報交換に時間を費やす場ではありません。議題に対する資料は、今の時代は便利になったため、事前にインターネット・ITシステムで共有できます。会議では、意見を出し合うことに集中できるよう、事前準備をさせておきましょう。日本企業でよく見られる無駄な会議や集まり、また、ホウレンソウ(報告・連絡・相談)自体も必要のない内容に面談時間を使っている場合が少なくありません。 部下の行動評価をするために大事な点は、部下が行動に基づいた計画を立て、上司とすり合わせることです。この1週間はどんな成果をあげようとしていて、そのためにどんな行動を取るつもりでいるのか、といったすり合わせです。その際には「あいまいさ」をできるだけ排除することがポイントになります。その進捗も上司が聞き取りに出向かないとわからない、というのでは時間の無駄です。現代はITシステムが発達しているのですから、できるだけ行動進捗の見える化をしてください。チェックリストを用い、無駄なく、誰にでもできる行動評価をしましょう。


※このQ&Aコーナーでは、 プレミアムサービス会員の方からお寄せいただいたご質問に、石田先生がお答えしています。

次回

最終回   続けさせるための10のテクニック

部下を「ほめる」ことの大切さは何度もお伝えしました。ところが、ほめることが上手なリーダーや上司は実に少ないのです。それは、自分たちがほめられた経験が極めて少ないため、どうほめていいかわからないから。そこで、人が思わず行動を継続したくなるようなテクニックを10項目にまとめました。それらを次回ご紹介します。
[2012年5月上旬公開予定]

本講座は、既存の講座を改編して、再録しています。最新号をお読みになりたい方は、日立ソリューションズの会員様向け情報提供サイト『PREMIUM SERVICE WEB(プレミアムサービスウェブ)』をご覧ください。

プレミアムサービスのご案内はこちら

PREMIUM SERVICE WEBをご覧いただくにはプレミアムサービスへの会員登録が必要です。

※本サービスは法人のお客様向けに提供しております。
法人に所属していないお客様は入会をお断りさせていただく場合がございます。
何卒、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

プロフィールや記事など、掲載内容は取材時点のものです。現在と内容が異なる場合があります。

ページの先頭へ

もっと学ぶ

もっと学ぶ

本記事の内容は公開当時のものです。本コラムに関するご意見等ございましたら、日立ソリューションズまでお問い合わせください。

ページの先頭へ