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日立ソリューションズのITバーつぐみ物語のページです。｜第二十八話 基幹システムから出力される膨大な帳票をペーパーレス化して、管理コストを削減したい！の巻
第二十八話「基幹システムから出力される膨大な帳票をペーパーレス化して、管理コストを削減したい！の巻
どうしたんですか、つぐみさん。難しい顔して。
今月は仕入れも売上も多かったから、帳簿や伝票の集計が大変なの、ふふふ。
帳簿と伝票ですか。
そう、帳簿や伝票というのは、お店の取引や仕事の内容を記録するための書類のことね。
じゃあ、「ITバーつぐみ」の仕入れ伝票も売上明細も全部帳簿や伝票というわけですか。
そうよ。金銭や納品、サービスなどの取引があるところには、必ず帳簿や伝票があるということね。 ふふふ。
なるほど、勉強になります。あ、お客様がいらっしゃったようです！
こんばんは。「ITの悩みが解決するバー」というのはこちらでしょうか…。悩みすぎて肌荒れがひどいんです。
いらっしゃいませ。いきなり深刻そうな感じだね。
私は、西広なな子といいます。「ワラビ」というスーパーで情報システム部長を務めています。
この辺にはないお店だよね。
そうですね。このあたりの都心に店舗はありませんが、北関東を中心に約150店舗を展開しています。各店舗の店長に権限を委譲して、独立採算で運営されているんです。
地域密着で特色ある運営形態のスーパーなのね、うふふ。
それで、早速なのですが、私たちの会社では、現在利用している基幹システムの保守切れに伴い、オープン系のシステムを用いて刷新しようと考えているところでして…。
基幹システムのオープン化ってやつだよね。
それで、 基幹システムが紙で出力している帳票をどうしようかという問題が出ているんです。
帳票！って何でしたっけ？
ふふふ。帳票というのは帳簿と伝票の総称のことね。企業では、帳票は業務系や勘定系の基幹システムが機械的に、大量に出力するもので、Officeアプリケーションで作成されたファイルや、PDF形式で保存されたファイルなどの自分の手で作るものが文書やドキュメントと考えると分かりやすいかしら。
ウチの会社では、 帳票は、専用のプリンタから、大量に紙で出力されます。帳票の種類は数百にものぼるんです。
紙で出力したあとはどうするの、うふふ。
本店から各店舗に仕分けされて、配送されます。各店舗には帳票を保管するスペースもあります。
仕分けしたり、配送したり、保管したり、いろいろと手間がかかるんだね。
そうなんです。 保管された帳票を検索したり、データを参照したりするのも紙ベースだから大変だし、保管期間を過ぎた帳票の廃棄にもコストがかかります。
帳票のデータは業務上、重要なものだから、廃棄する際にも、情報が漏れないように適切に処理する必要があるのね。
私の悩みというのは、 基幹システムの刷新を機に、会社から帳票類の管理についてのコスト削減を命じられたのです。もう、どうしようかと考えると眠れなくて…。
わかったわ。じゃあ、西広さんの課題について整理するから、まずはこれを見てみて。
今回ご紹介した商品
日立ソリューションズの電子帳票システム「 活文 Report Manager」は、基幹業務システムから機械的に出力される帳票を、紙に印刷することなく、電子帳票として自動で保存・管理するシステムです。業務での帳票利用も強力に支援することにより、帳票運用における課題を解決することが可能です。
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