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日立ソリューションズのITバーつぐみ物語のページです。|第二十八話 基幹システムから出力される膨大な帳票をペーパーレス化して、管理コストを削減したい!の巻

最新IT事情が5分でわかる! ITバー つぐみ物語

第二十八話「基幹システムから出力される膨大な帳票をペーパーレス化して、管理コストを削減したい!の巻 第二十八話「基幹システムから出力される膨大な帳票をペーパーレス化して、管理コストを削減したい!の巻

企業活動に必須の帳票管理に関するニーズや背景の変化

【企業活動に必須の帳票管理に関するニーズや背景の変化】

伝票や帳簿、申請書類などの「帳票」は、企業取引にはなくてはならないものね。企業の基幹業務システムは、こうした企業活動全体を記録し、見積書や発注書、請求書から会計帳簿、給与明細に至るまで様々な種類の帳票を自動的に作成、印刷しているの。こうした帳票の管理には今、様々なニーズや背景の変化が認識されているわ。

  • 紙で印刷される帳票のコストが膨大
    数百から数千にのぼる膨大な帳票を印刷し、各部門宛に仕分け、配送、保管するためのコストが膨大となるため、紙で出力される帳票を電子化し、保管、配送にかかるコストを削減しようというニーズが高まっている。
  • 基幹業務システムのオープン化の流れと帳票システム刷新
    帳票を出力する基幹業務システムも、サポート切れなどを契機に、大型汎用機で運用していた基幹業務システムをオープンシステムに刷新する流れとなっており、それをきっかけとして帳票システムも見直すことが多い。
西広さん

うわあ、ママの指輪が光ってる!?

カナ

お客様の悩みを聞くと有益な情報を映写してくれるんだよ!

西広さん

すごい!どんな仕掛けなの。ところで、やはり帳票の電子化を進める必要があるということでしょうか。

つぐみ

そうね。でも、 単に帳票を電子化するだけじゃダメ だと思うわ、ふふふ。

西広さん

どういうことでしょう。

つぐみ

例えば、従来の紙での帳票管理を考えると、 「本店での印刷」「仕分け」「各店舗宛への配送」「各店舗での作業」「保管」 という流れよね。

帳票電子化の課題 セキュリティの設定は? 情報の検索、活用は? 仕分けや配送は自動化できる?
西広さん

そうです。

つぐみ

単に帳票データを電子化しただけでは、例えば、 仕分けや配送などの作業は自動処理できないから、従来と同じように手間がかかるのね。

西広さん

なるほど。そうなると、 例えば、帳票データの閲覧権限を設定したいと思った時にも、画面を見ながら本店のスタッフが手動で設定していかない といけないわけですね。

つぐみ

そうね。それに、 利用部門である各店舗側でも、帳票データの参照や抽出といった作業を行うのに、PDF化されただけのデータでは、データの中身の検索、活用がうまくいかない場合があるわ。

西広さん

うーん、電子化したあとの運用が大事なんですね。どこかによい解決策はないのかしら。

つぐみ

そうね、ちょうど西広さんの悩みにぴったりのソリューションがありそうよ。キーワードは 「運用性の高い電子帳票システム」 ね!

今回ご紹介した商品

日立ソリューションズの電子帳票システム「 活文 Report Manager」は、基幹業務システムから機械的に出力される帳票を、紙に印刷することなく、電子帳票として自動で保存・管理するシステムです。業務での帳票利用も強力に支援することにより、帳票運用における課題を解決することが可能です。

【システムによりもたらされる導入効果】

(1)コスト削減
帳票電子化により、出力コスト、管理コスト、保管コストなどを削減可能。
(2)業務効率向上。
帳票データの検索や、抽出したデータを表計算ソフトで活用できる機能など、業務効率の向上に寄与。
(3)セキュリティ向上
ユーザーごとの帳票閲覧可否を設定可能。また、帳票データへのアクセスログを管理し、流出や不正利用を防止可能。
(4)内部統制支援
帳票の保存・分類・廃棄などの自動化により、内部統制に欠かせない標準化を支援可能。

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