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株式会社 日立ソリューションズ

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第三話「世代ドキュメント管理で文書活用もサクサク!の巻」

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日立ソリューションズの文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」

日立ソリューションズの文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager

日立ソリューションズの「活文 Contents Lifecycle Manager」は、直感的なインターフェースが特長のリッチクライアント技術を採用した次世代ドキュメント管理システムです。
(1)
ドラッグ&ドロップでドキュメントを簡単にサーバー上に登録することが可能
(2)
簡易検索でファイル名やドキュメント内にあるキーワードでファイルを素早く検索可能
(3)
版管理機能で最新版、旧版のファイル世代管理が可能
(4)
リンク機能でドキュメント間の関連づけが容易に可能
(5)
ワークスペース機能で複数のメンバーによるドキュメントの作成状況の把握、進捗管理が可能
(6)
クリップ機能で、別々のアプリケーションで作成したドキュメントを一つのPDFファイルに統合することが可能
(7)
アクセス権管理や監査証跡ログなどの情報漏えい対策機能も装備
つぐみ

Webブラウザーで使える直感的なインターフェースなので、操作が簡単に行えるわ。

金田さん

これなら製品の仕様書などの版管理も一目瞭然だ。

つぐみ

製品のカタログデータはWordで作成したドキュメントが自動的にPDFファイルに変換されるから配布用のドキュメント管理も容易ね。さらに、リンク機能でドキュメント間の関連を示す情報も簡単に更新可能なの。

金田さん

キーワードを入力すると、ファイル名とファイルの中身に該当するキーワードがあるかどうかを検索してくれるから、ドキュメントの検索性が飛躍的に高まりそうだなあ。

つぐみ

営業企画書作成の際はクリップ機能が便利ね。ドラッグしてファイルを重ねるだけで、異なるアプリケーションで作成されたドキュメントもまるでクリップで束ねたように一つのPDFファイルに統合されるの。資料が増えてもバラバラに印刷して紙を並べ替える面倒がないの。

金田さん

サポート部門でFAQや事例をまとめる際にはワークスペース機能が活用できそうだ。

つぐみ

作業パートごとにメンバーの作業の進捗が可視化されるから、メンバーは自分がどの期限までに何の作業をしないといけないか一目瞭然なの。作成したドキュメントは指定したフォルダーに公開できるわ。さらに、どういう体系でフォルダーを管理したらよいか、フォルダー階層の作り方も日立ソリューションズがコンサルティングしてくれるの。ドキュメントの種別や目的別に効果的に管理、活用する方法をアドバイスしてくれるわ。

金田さん

ただ導入して終わりじゃないのか。セキュリティ機能もバッチリだし、利用ユーザー数・登録ドキュメント数に応じてシステムも柔軟に拡張が可能だと。ありがとうございます、これで課題が解決できそうだ!

つぐみ

「ドキュメント管理はトップダウンで」が最近のトレンド!ドキュメントを効果的に活用できる仕組みを導入して、社員が本来の作業に時間を充てられるようにしてあげてね。

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