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第2回 箇条書きは図解しろ|開米瑞浩氏のSE力向上!読解力・表現力養成講座|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

第2回 箇条書きは図解しろ
第2回 箇条書きは図解しろ ~全体像を伝える図解の威力~

文書において「箇条書き」は一般的で手軽な表現方法ですが、安易に使われる例が目立ちます。各項目の関係性や全体像を伝えるには、箇条書きを「図解」で表現することです。図解することで、無味乾燥な箇条書きがどんなに鮮やかに伝わるようになるかを、本稿で紹介する事例からぜひ学んでください。

私があるビジネススクールでマネジメント・コミュニケーションの講座を受講したときのことです。講師の先生は、何度も次のように注意していました。

「話したい内容はピラミッド・ストラクチャ (注1)で整理しなさい。箇条書きは使用禁止です」

それだけ強調していた理由は、「箇条書きが安易に使われすぎている」という問題意識だったようです。今の私もまったく同じように感じています。「箇条書き」は思いついたものをベタ打ちしていくだけで作れるので簡単ですが、それだけに安易に使われてしまっていることも多いのです。これからSEとしてさまざまなコミュニケーションの場に出て行く皆さんには、箇条書きで満足せずに、一歩進めて図解を組み立てる習慣をつけて欲しいものです。

注1:複雑な情報を枝分かれするツリー状に分類していく手法。ロジカルシンキングの基本中の基本。

箇条書きは安易である

実例を見てみましょう。

たとえば、ISO9000では「品質マネジメントシステムの8原則」という規格があります。それを説明しようとすると、とりあえずは図1のように「箇条書き」にしたくなるのではないでしょうか。

品質マネジメントシステムの8原則  (図1)

図1:品質マネジメントシステムの8原則

プレゼンテーションをするときには、よくこんなイメージの資料をプレゼンテーションツールで作って投影しながら進めますよね。その意味でこれはごく普通の手法であり、多くの方が何の疑いも持たずにこのレベルで満足してしまうのですが、ここから一歩踏み出してほしい、というのが私の願いです。

「箇条書き」を使っているところがあったら、よく考えるとたいてい図解する方法が何か見つかるものです。そうすれば、情報がぶつ切りではなく、有機的につながって意味を持ち始めます。全体と部分の関係が視覚的に飛びこんでくる、迫力と説得力のあるチャートになります。

そこで、どんなものになるのかを知るために、実際に図1の「品質マネジメントシステムの8原則」を図解してみましょう。

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