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接待の準備は、意外と多くのことが必要です。準備に取り掛かるのは早ければ早いほうがいいので、接待をすることが決まったら、すぐに行動を開始しましょう。１カ月ほど時間があれば、準備も十分にできるはずです。
参加者の選定も大切です。接待をする相手方と同格、もしくは上役が参加するのが礼儀です。最近では、メールで先方をお誘いしても失礼には当たりませんが、必ず「□□（上司の名前）の代理でご連絡させていただいている○○です」と名乗り、最後に名前を書く場合も「□□ 代 ○○」と書くことが必須になります。
会場の選定は、相手方の会社の近くや自宅に帰りやすい場所などを選ぶ心遣いが必要です。しかし、場合によっては、少し会社から離れたいという方もいらっしゃるので、相手の望んでいることや、好みなどを事前にリサーチすることが重要となります。日程や場所に関する連絡を行うのは、接待をする主客ではなく、その方の後輩や部下、秘書が適任といえるでしょう。
実は、接待を成功させる大きなポイントの一つは、先方の連絡担当の方と親しくなっておくことなのです。必ず最初に「失礼かとは存じますが…」と前置きをして、接待をする方はどんな場所や食べ物が好きなのか、また趣味や休日の過ごし方などを伺っておきましょう。
こうした質問やリサーチは、年齢が若く、経験が浅いからこそ許されるもの。積極的に情報収集しましょう。一番のNGは、これがいいのではないかと勝手に思い込んでしまうことです。高級志向の店でなければ嫌だという方もいれば、庶民的な店でなければくつろげないという人もいます。また、喫煙の有無などを把握しておくことも必要でしょう。
事前のリサーチをきちんと行って、接待をする相手の好みをしっかり把握しておくことが、「デキる社員」の接待術の極意です。
