仕事がはかどる オフィスで役立つ整理整頓術

デスクの上は、パソコンと電話だけにして、ほかの余計な物はしまうのが基本。なぜなら、デスク上にあまりゴチャゴチャと物を置くと、目に余計な情報が入り、仕事に対する集中力を奪ってしまうからです。

特に、デスクマットの中に、古い内線表やハガキを挟んでいる人をよく見かけますが、こうした過去の情報は役に立たない上、集中力を削ぐ原因になるので、早めに処分しましょう。また、一見便利そうなペン立てですが、何でも入れやすいため、気がつくと使わないペンでいっぱいになっていることも。できれば使わない方がいいでしょう。

帰る際に、明日の作業に使う書類や道具を出しておきたくなるかもしれませんが、その日の作業が終わったら、デスクの上は片付けてパソコンと電話だけにして帰るのが正解。その方が、その日の作業をリセットして次の日の作業を新しい気持ちで始めることができ、仕事への集中度が増します。

ここは、基本的に何も収納せず、作成中の書類などを一時的に保管しておくためのスペース。昼休み、外出時など、いったん席を離れるときは、デスク上の書類をこの引き出しに入れておきます。それ以外のときは、基本的に空にしておきましょう。

デスク右側の一番上の引き出しには、文具、事務用品など、仕事に使う道具を入れるのがオススメです。入れ方のポイントは、「使う頻度の高いものから手前に置く」こと。たとえば図2のように、引き出し内を4つに仕切り、使う頻度の高さで分けておくといいでしょう。

この引き出しには、A4の書類を横に重ねて入れる人も多いのですが、書類を横に重ねると取り出しにくいのでオススメできません。ここには、電卓、辞書、ガイドブック、スタンプ、メジャーなど、書類でも文具でもない、B5よりも小さい小物類をまとめて入れるのがベスト。入れ方のポイントは、「上から見て何がどこにあるかが一目で分かり、簡単に取り出せる」ことです。

デスクの引き出しの中でももっとも深さがあるこの引き出しには、「保管用書類」(作成中の書類を含め、取り出して使う可能性のある書類)を入れます。

入れ方のポイントは、文具と同様、「使う頻度の高いものから手前に置く」ことと、「取り出しやすいよう、縦に置く」ことです。

上図のように、A4サイズ用のファイルボックスを5個入れて、1～5の使用頻度の順に書類を保管していくのがオススメ。できれば書類をすべてA4に統一すると便利です。

※さらに詳しい書類の整理整頓法については、次のページで解説しています。