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Chapter05パソコンを整理整頓しよう
オフィスにある物の中でも、大部分を占める書類。このページでは、書類の保管・保存の仕方やファイリングのコツなど、書類の整理整頓について詳しく解説します。
デスクの上はきれいでも、パソコンを開くと、デスクトップがグチャグチャ……という人は多いようです。
デスクトップにフォルダやファイルがいっぱいに並んでいるのは、言わば仕事道具がすべて机の上に出ている状態で、効率がよくないですし、お客様や上司に見られたときに「整理のできない人」という印象を与えます。
デスクトップ上のフォルダは「3列以内」を目安に、できるだけスッキリと整理整頓することをオススメします。
デスクトップに置いていても意外と使わないのが、ショートカット。要らないショートカットを削除するだけでも、かなりスッキリします。
パソコンを使った作業中に、必要なファイルがなかなか見つからない……という悩みもよく聞きます。
ファイルをスムーズに探すためには、よく使うファイルは、3クリック以内で見つけられる、フォルダの階層の浅いところに置いておくのが原則です。それ以上階層の深いところに置くと、時間もかかりますし、何より探すのがストレスになります。
ファイル名は、日本語で付けると漢字やカナが入り交じり、うまく整列せずグチャグチャになってしまいます。
そこでオススメなのは、たとえば「20110707整理整頓」と言うように、日付を頭につけておく方法です。こうすれば、検索もしやすいですし、フォルダ内でファイルが日付順にズラリと並んで、見た目がスッキリします。
パソコンで資料を作成していると、完成までにいくつものバージョンのファイルができてしまい、どれが最新版か分からなくなることがあります。ときには間違ってお客様に古いファイルを送ってしまうことも。
こうしたミスを避けるためにも、要らなくなった古いファイルはこまめに削除する必要があります。
とは言え、どんどん削除していると、うっかり必要なファイルを削除してしまう可能性も。そこでオススメしたいのが、ゴミ箱に入れる前の「削除候補」フォルダを作っておくという対策。
ここに削除したいファイルをいったん入れておき、定期的に見直してとっておくファイルと本当にゴミ箱行きにするファイルに分けてから削除すれば、必要なファイルを消してしまうことはなくなるはずです。
整理整頓をする際のクセや傾向は、人によってさまざま。下のテストで、自分がどんなタイプか診断してみましょう。
※『超・オフィス整理術 仕事ができる人はなぜデスクがきれいなのか』(マガジンハウス)より
