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CHAPTER 3 組み立てを意識して話す~説明・報告にチャレンジ~|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

話し方を工夫してコミュニケーションを円滑に 言いたいことを相手に伝える「上手な話し方」講座話し方を工夫してコミュニケーションを円滑に 言いたいことを相手に伝える「上手な話し方」講座

Chapter03組み立てを意識して話す~説明・報告にチャレンジ~

CASE 2説明・報告

二つ目の課題として、タカハシが「説明・報告」の課題にチャレンジします。
日々経験していても、筋道立てて報告・説明するのは意外と難しいものです。実践の前に、「説明・報告」のコツを簡単につかんでおきましょう。

◎ 先生のSTEP UP!レクチャー 「説明・報告のコツ」
1.まず「結論(趣旨)」から入る。
例)「昨日のクライアントとの打ち合わせでは、こちらからの提案は通りませんでした」
2.「結論(趣旨)」の後に、どのようにしてそのような結論に至ったかという経緯や詳細を説明する。
例)「その理由には、企画の方向性が見えないということがあるそうです。詳しく説明すると……」
3.余計な情報(言い訳や、自分の都合など)をはさまない。
4.全体的に、なるべく簡潔に、手短に話す。

説明・報告する上で大事なのは、「何の報告か」という結論を早い段階で上司に知らせること。前置きが長いと、上司が聞き飽きてしまい、肝心の結論がうまく伝わりません。言い訳や私情ははさまず、あくまでビジネスライクに、簡潔に。
基本をおさえたところで、実践スタート!

シチュエーション
昨日一日、出張で不在だった上司に、昨日の仕事の進捗状況を報告します。

制限時間/なし

昨日私がした仕事として、完了したものが3つありまして、「○○」の広告の入稿、それとブログのキャンペーンの賞品の発送。あとウェブサイト「□□」を公開しました。
あと昨日やった作業の中で、今日ご相談したいことが、これもいくつかありまして、全部で4つあるのですが、一つが「△△製品」のカタログの作成依頼が来たので、そちらの進め方について。あと来週の会議の資料を一度作成したので、確認をお願いします。それと××の事例の原稿が一度来て私の方で確認はしたので、もう一度確認をお願いします。最後ですが、こういったコンプライアンスに関する資料を一度作成したので、こちらも確認をお願いします。以上です。


先生の批評

まず感心したのは、「完了したものが3つ」、「ご相談したいものが4つ」と最初に項目をあげていた点です。そのように伝えれば、聞き手は、「3つ報告を受ければいいんだ」と聞く準備ができます。
制作物の内容など、もう少し具体的に聞きたい部分もありましたが、聞き手がいつもいっしょに仕事をしている上司で、多少省略しても伝わるのであれば、簡潔な言い方でいいでしょう。
言い訳など余計なことをはさまず、簡潔にまとまっているのも高ポイント。間のとり方もよくなりました。
ただ、一つの文(センテンス)が長すぎるのが気になりました。報告する案件が多いので、もう少しすっきりとまとめたいところです。お手本の文例と細かい改善点を下に紹介しています。文章にすると、全体的にちょっと硬い感じになりますが、一つの例として参考にしてください。

こうすればもっと伝わる! 分かりやすい説明・報告の例

※1昨日のご報告があるのですが、今お時間ございますか?

※2昨日は、先日指示のあった、3件の業務が完了しました。 1件目は、「○○」の広告の入稿。 2件目が、ブログのキャンペーンの賞品の発送。 3件目が、ウェブの「□□」の公開です。●●

それから、※3資料の確認をお願いしたいものが3件、ご相談したいものが1件あります。 確認をお願いしたい資料のうち、1件目が、来週の会議の資料。 2件目が、××の事例の原稿。 3件目がコンプライアンスに関する資料です。それぞれ資料をメールでお送りしていますので、確認をお願いします。

最後にご相談ですが、新しく「△△製品」のカタログ制作の依頼がありました。 ◇月◇日発売だそうですが、進め方について後ほど打ち合わせさせてください。
昨日の報告は、以上です。
=一呼吸分、間をとる、●●=一呼吸より少し長く間をとる

最初に相手の都合を聞くのが礼儀※1

報告は、要点だけを簡潔に伝えるのが基本ですが、礼儀として、相手の都合や状況を確かめる一言を付け加えることも必要。少し長くなりそうなら「○分ほどお時間ください」と言うのも親切です。

長すぎるセンテンスはいったん区切る!※2

長いセンテンスは思い切って切りましょう。考えながら話していると、ついつい「3件ありまして……」、「4件あるのですが……」とダラダラ続けがち。報告する前に内容をまとめておくことが大切です。

複数の案件を並べるときは、ナンバリングする※3

複数の案件について説明するときは、1件目は、2件目は……とナンバリングして話すとよりわかりやすいです。今回の例ほど案件が多くない場合でも、「用件は○件です。まずは○○で~」と先に伝えましょう。重要な案件から順に説明することもポイントです。

話をきちんと組み立てれば、相手に負担をかけずにすむ

この報告は、細かく見ると、相手への都合伺い→用件の概要(結論)→詳細→補足事項→完了、という組み立てになっています。
もしこの流れに従わず、「カタログ制作の依頼があったのですが、部長がいなかったので、どうしていいかわからず、課長に聞いたところ、『~先輩に聞いたら?』と言われたので……」というような報告をしたら、聞く側は「一体どういう結末になるんだろう?」とずっとハラハラしながら聞いていなければいけません。話をきちんと組み立てれば、報告を受ける相手に負担をかけずにすみます。もっとラフな報告の場合でも、「時間ありますか?」、「用件は○件です」などちょっとした相手への気づかいをすると、話を聞いてもらいやすくなります。

相手への都合伺い→用件の概要(結論)→詳細→補足事項→完了

POINT
自分の言いたいことを伝えるためには、気づかいが不可欠。相手を気づかうことで、相手の聞く体勢が整うため、最終的には自分の言いたいことが伝わりやすくなるのです。
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岡留先生写真
岡留 政嗣先生
プロフィール
財団法人NHK放送研修センター・日本語センター エグゼクティブアナウンサー。同研修センターの「話し方」に関する各種セミナーや研修で講師を務めている。

財団法人NHK放送研修センター
番組制作、アナウンス、ニュース取材、撮影、編集、放送技術などさまざまな分野の専門スタッフが講師となり、NHKで培ったノウハウを駆使して研修を行っている。日本語センターでの各種「話し方」講座のほか、放送局を志望する学生向けの放送人養成塾や、企業で働く人を対象にしたコミュニケーションセミナーなどを開催。
HP: http://www.nhk-cti.jp/nihongo/
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タカハシ写真
「生徒のタカハシです。この講座で、相手にきちんと伝わる話し方を身につけて、ビジネスシーンで活かしたいです!」

本記事の内容は公開当時のものです。本コラムに関するご意見等ございましたら、日立ソリューションズまでお問い合わせください。

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