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Chapter4 優先順位と作業時間の考え方|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

仕事の効率アップに必要なのは、真の〝段取り〟だった 成果に差をつける「段取り力」 仕事の効率アップに必要なのは、真の〝段取り〟だった 成果に差をつける「段取り力」

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Chapter04優先順位と作業時間の考え方

ここからは、さらに具体的な「段取り」の手順と、それに必要な行動を確認していきましょう。

『決める』手順

『決める』手順

ビジネスにかぎらず、全ての物事は「決める」ことから始まります。例えば、つくる料理が決まっていなければ材料も買えません。どんなに複雑な料理法であろうと、「どの料理をつくるか」を決める所から始まります。
同じように、段取りも「これから先のことを決める」ことからスタートします。「人・金・物・情報」という要素に目をむけて、これからの仕事をどのように進めるかを予測します。

ものごとを決める時の要素、手順は以下となります。

1 予測して予定を立てる 2 未知なものであれば想像力を働かせる 3 何を、いつまでに、どういう方法でやるか決断する
						 4 決まったら、気持ちの整理をする(決意する) 5 具体的なスケジュールに落としこんでいく

いざ具体的に「決める」となっても、なかなか決まらないことも多いでしょう。そういう時にはまず、(3)の「いつまでにやるか」……つまり「納期・締切り」だけは先に設定してしまいましょう。
行動を起こすには、自分の決心が必要となります。「段取り」のためには「決める」という作業が不可欠なのです。段取りベタに悩んでいる人は、まず物事を曖昧にせず「決める」ということを心がけてみましょう。

優先順位の考え方

「段取り」とは手順を考えることです。考えるとは"決めること"と私は捉えています。「何から先にやるのか、あるいは何をやらないのか」を決めなくてはなりません。つまり「優先順位」を上手に決めることができれば、「段取り」のスキルはアップします。
以下の要素を、順番に実践してみましょう。

1TO DOリストを作成する

1 TO DOリストを作成する

まずは「やるべきこと」をリストアップしましょう。 前日の退社時間に、「明日やるべきこと」、つまり「TO DOリスト」を作成しましょう。 これはアトランダム(無作為)に書きだすのでかまいません。

2「やるべきこと」と「やりたいこと」を分ける

まず、書きだした「TO DOリスト」を見なおしてみましょう。おそらくその中には「やりたいこと」が入っていないと思います。
「やるべきこと」と「やりたいこと」は異なります。例えば「明日の会議に必要な資料を書店に買いに行く」は「やるべきこと」ですが、「スキルアップのために資格試験情報の本を探しに行く」は「やりたいこと」になります。
しかし、リストが「やるべきこと」で埋まると息が詰まってしまう場合があります。そのため、「やりたいことリスト」を作り「やりたいこと」は別途まとめておきましょう。

3「何をやらないか」を決める

例えば、納期がまだだいぶ先の仕事だったり、「やるべきこと」ではありますが「その日にやらなくてはならないこと」ではない場合もあります。 そういう時は、「TO DOリスト」の中で「やらないこと」に分類してしまいましょう。これを「劣後順位」と言います。
「やらないこと」を決めることで、「あれも、これもやらなくてはいけない」と精神的に追い込まれた感じがなくなり、「(明日)やるべきこと」だけを見つめることができるはずです。

4「やれること」と「やれないこと」を分ける

「劣後順位」にも通じますが「やれること」と「やれないこと」を分けるのもポイントです。 やりたくてもやれないことをリストに掲げても、それは「望んでいるリスト」でしかありません。自分の願望と責務を区別しましょう。

5「最初にやるべきこと」を決める

例えば「やるべきこと」が5つあったとします。この5つの優先順位を決めるにはどうしたらいいでしょうか?
まずはどうしても「今日やらなくてはいけないもの」を1つ選びます。残りの4つは今日やらないことが前提です。そうすることで、本当にやるべき1つを選び出すことができます。 次に、最初に選んだ1つは既に終わったと考えて、残りの4つの中から「今日1つしかできない」ものを選びます。これを繰り返し、優先順位を決めていきます。
この場合、最も重視すべきポイントは「納期(締め切り)」です。つまり「いつまでにやらなくてはならないか」という要素を最重要視しましょう。

6「絶対に外せないこと」は何か

優先順位を決めるとき、常に頭に入れておくことは「絶対に外せないことは何か」を考えることです。 こういった発想を持っていれば、仮に時間的に優先順位が低く感じられた仕事でも「先に手を打っておこう」という気持ちになることができます。

7自分以外の「視点」から優先順位を整理する

それでも迷った場合は、自分以外の顧客、会社、上司、同僚などの視点から優先順位を整理してみることも一案です。 例えば自分の中で優先順位がそれほど高くなくても、社内・チームの優先順位が高い物事というのは往々にしてあるもの。 優先順位を迷うものは、これら客観的な優先順位を一度書き出してみて、総合的に判断して決めていきましょう。

作業時間の見積もり方

作業時間の見積もり方

「段取り」を立てるときは、それぞれの作業にどれだけ時間が必要かを見積もることが重要です。作業時間の見積のために必要な作業は以下となります。

1 ゴールまでにどんな作業が必要なのかすべて書き出す (例えばプレゼンの場合は「資料作り」「他社製品のリサーチ」「シナリオ作り」「リハーサル」など)。
						2 各作業を、行う順番に並べ替える 3 各作業にどれだけ時間がかかるのかを割り出す 4 各作業の間には、余白の時間を設ける 5 ゴールから逆算して、各作業を当てはめていく

この(3)の「各作業にかかる時間の見積もり」は大きな要素となります。以下にて、ポイントを挙げます。

  • 過去の経験や具体的なデータを参考にする。特にミスや事故、アクシデントの状況は正確に記録しておく。

  • 頭の中で考えた具体的な内容、時間、対応策、処理方法などメモしておく。

  • 他のメンバーに任せたり、外注できるものかどうか確認する。

  • 「余白の時間」をどのくらいにするか考える。余白がありすぎると効率が悪くなり、少なすぎるとアクシデントに対応できなくなる。

これらのポイントを頭に入れた上で、作業時間を見積もっていきましょう。

基本的なことですが、これらの要素を実践するだけでもあなたの「段取り」は飛躍的に良くなるはずです。自分の「段取り」に欠けているものがないか、一度振り返ってみましょう。

続いては、「スケジュール表と工程表の作り方」についてお話します。

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公開日:2015年2月23日
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