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Chapter 3 企画内容を書面で説明する場合|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

あなたの話が伝わらない理由。言いたいことを、最大限に伝える“説明力”あなたの話が伝わらない理由。言いたいことを、最大限に伝える“説明力”

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Chapter03企画内容を書面で説明する場合

企画書を提出するのは、何かをさせてもらいたい、相手に何かをしてほしいという提案をする時です。相手に「ゴーサイン」を出してもらうための説明では、相手にとってその方向で動いたほうがいいと思えるメリットを端的に表すことが重要です。このページでは、企画書を例に、相手の心をつかむ説明について学んでいきましょう。

「価値」を明確に打ち出す

商品やサービスの「機能」ばかりを説明する

Bad例
新しい営業ツールとして、自社オリジナルのタブレット端末開発の企画書を作成。「完成後のタブレット端末の機能」と「端末の操作方法」を記載した。
POINT1 「価値」を明確に打ち出す

物事には、「機能」と「価値」という2つの側面があります。携帯電話で言えば、「写真を撮ることができる」「テレビを見ることができる」「音楽を聴くことができる」というのが「機能」です。「価値」というのは、「通勤電車の中でも英会話の勉強ができて時間が有効に使える」といった「便利さ」や「快適さ」など、機能を使って生み出されるもののことで、人それぞれ違います。

「商品を買う」というような相手に行動を促すための説明では、「機能」ではなく、その先にある「価値」に重点を置きます。多くの人が陥りやすい失敗は、「機能」ばかりを説明してしまうことです。人は「機能」を理解しても、それがアクションにつながるとは限りません。自分にとって「価値」(メリット)があると感じられる場合に行動を起こしやすくなるのです。相手に企画書の提案を受け入れ、その方向に動いてもらうためには、その「機能」を使ってどんな「価値」を感じてもらえるのかを、明確に打ち出す必要があります。

その商品やサービスによって、相手にどんな「メリット」が生まれるかを強調する

Good例
「自社オリジナルのタブレット端末導入における業務効率化の改善点について」、「それに伴う相乗効果について」を中心に企画書を展開した。

文字数は少なく。ポイントごとに分かりやすいキャッチをつける。

レイアウトが見づらく、どこに注目していいか分からない

Bad例
新商品の企画書にて、たくさんアピールしたいため、「ポイントは、既存品に比べてハイセンスなデザインでありながらリーズナブルであるという、ユーザーの視点に立った斬新なアイデアから生まれた点です。……」などと、見出しをつけずに文章を連ねた。
POINT2 文字数は少なく。ポイントごとに分かりやすいキャッチをつける。

最後まで興味を持って読んでもらうためには、伝えたいことを端的にまとめることが重要です。理想は、パワーポイント1ページに、伝えたいこと1項目。極端な話、相手が価値を感じられる写真と、それを短く言い表したキャッチコピーだけでいいのです。センテンスも短くまとめ、箇条書きにすると読みやすいでしょう。箇条書きは、3つまでに絞ります。3つ以上になってしまう場合は、まず大きくグルーピングをして3項目に絞り、別のページで細かく紹介する方法もあります。

端的にまとめようとすれば、一つひとつの言葉が非常に大切になります。説明力アップのためには、伝えたいことをいくつかのポイントに分類し、そのポイントごとにキーワード(見出し)をつけていく「ラベリング」が効果的ですが、相手の心を動かしたい時には、この「ラベリング」の言葉選びが重要です。例えば新商品の魅力を伝えるのに、「デザイン」と「価格」の2つに分類したとします。この「デザイン」と「価格」を、いかに相手が「価値」を感じられる言葉に変えられるか。そこに力を注ぎましょう。

使用するキーワードについて、以下の2点が、説明力アップのポイントとなります。
▽「最も伝えたいこと」に合っているか、端的か
▽伝えたいことが適切な分量になっているか。

相手がイメージしやすいように、過去、現在、未来の順で話す

Good例
「自社初のユニークデザイン」、「ユーザー100人の声に応えて、この価格」など、興味を惹きつけるキャッチをつけた。

イラストや画像、言葉の表現で、具体的に“イメージ”させる

データや理論の説明だけで終わってしまう

Bad例
商品開発部の企画書について、大きめの文字で「新商品のターゲット層は20~30代女性であること」と「そのターゲット層に最適なマーケティング手法」を記載した。
POINT3 イラストや画像、言葉の表現で、具体的に“イメージ”させる

人はイメージができると、「価値」を感じやすいものです。例えば、木立の緑、さわやかな風、樹木や花の香り、小鳥のさえずり……などの五感を刺激する情報から、「癒やされそう」「行く価値のある場所だな」などと思えるものです。

言葉で企画書を説明する時はもちろん、書面だけの場合でも、絵や写真、そして「価値」をイメージしやすい形容詞を使うなど言葉の表現にも工夫して、できるだけ五感に訴える努力をしてみましょう。「犬が吠える」と言う時に、「犬がキャンキャン吠える」と言うのと「犬がバウバウ吠える」と言うのでは、イメージする犬は違ってきます。形容詞など修飾語の使い方には十分、気を配ってください。

シチュエーションを決め、画像も使うなど、相手がイメージしやすくする

Good例
企画書にターゲット層のデータを紹介した後、「20~30代女性が仕事後に帰宅し、家にあったらホッとするものは?」などのリサーチ結果や画像を掲載した。

次ページでは、「電話越しで相手に説明する」場合に、相手にうまく伝えるポイントを学びます。

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公開日:2013年5月7日
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