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Chapter 7 メールで説明する場合|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

あなたの話が伝わらない理由。言いたいことを、最大限に伝える“説明力”あなたの話が伝わらない理由。言いたいことを、最大限に伝える“説明力”

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Chapter07メールで説明する場合

メールはビジネスに欠かせない便利なツールですが、相手の返信を読んでこちらの意図が伝わっていなかったことにがっかり……なんてこと、ありませんか? 何度も確認メールをやりとりしなくて済むように、このページでは、相手に正しく伝えるためのメールの書き方を学びます。

一文は短く適宜改行する。質問を行う場合は明確に

一文が長く、だらだらとつなげて書く

Bad例
先週、N社のシステム開発案件をMより引き継ぎましたが、昨日N社のT氏より順調に稼働しているとご連絡を受けました。Mにはそのことを伝えました。ところが今日、N社からクレーム報告を受けまして、どうやらシステムエラーが多発しており、ユーザーからの問い合わせが殺到しているとのことでした。
POINT1 一文は短く適宜改行する。質問を行う場合は明確に

メールの場合も通常の説明と同じで、相手が頭の中にイメージできるように説明することが基本になります。まず、要点は題名に入れて、何を伝えたいメールなのかをはっきりと相手に示すことです。書き方は、とにかく簡潔にまとめること。一文は長くて30文字、できれば20文字までにします。話のまとまりごとに改行を入れて、読みやすくしましょう。

また、こちらは質問したつもりでも、返信で相手が回答していなかったり、回答が不十分だったりといったことを避けるため、相手に質問を投げる時には、「回答を求めています」と意思表示をしっかりすることが大切です。

一文を短く、改行で見やすくしている

Good例
お世話になります。
本日N社から、2月に納品したシステムについてクレームの連絡がありました。
前担当のMからの引き継ぎ事項が不足しており、申し訳ありません。
以下につきまして、ご確認、またご指示をいただけますでしょうか?

こちらから要望がある場合は、“お伺いを立てている”表現にする

「~してください」と強く書く

Bad例
本日は、企画書の納品日です。必ず15時までに提出ください。
POINT2 こちらから要望がある場合は、“お伺いを立てている”表現にする

対面なら言葉のニュアンスで何となく気持ちが伝わりますが、メールでは文字だけなので、同じ文章だとしても、冷たく感じやすいもの。ですから、「いついつまでに提出してください」「回答をお願いします」などと要望する場合には、必ず「クッション言葉」を入れて、「提出していただけますか?」「お願いできますか?」と疑問文で聞くことです。そのまま「してください」と書くと命令のように感じてしまうため、お伺いを立てる形にして、和らげる必要があるのです。

また、本筋ではない「和ませる」文章も、効果的に使うことで印象はぐっと柔らかくなります。相手や状況にもよりますが、メールの最初か最後に、本筋の内容と分けて書くようにしましょう。

「~をお願いできますか」と疑問文で書く

Good例

本日は企画書の提出日となります。
お手数をおかけいたしますが、15時までにご提出をお願いできますでしょうか?

※先日ご提出いただいた企画書、とても面白く興味深いものでした。
ありがとうございました。

次ページでは、「専門分野が異なる人へ説明する」場合に、相手にうまく伝えるポイントを学びます。

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公開日:2013年6月3日
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