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Chapter 8 専門分野が異なる人へ説明する場合|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

あなたの話が伝わらない理由。言いたいことを、最大限に伝える“説明力”あなたの話が伝わらない理由。言いたいことを、最大限に伝える“説明力”

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Chapter08専門分野が異なる人へ説明する場合

このページでは、対面よりも「言ったはずなのに伝わっていなかった」というトラブルが多い電話での説明を例に、誤解を招かないための説明のポイントを学びます。

伝える手段の幅を広げて話す

専門用語を使い、言葉だけで細かく伝える

Bad例

自社の日焼け止め化粧品について、家族に説明をする時に「紫外線散乱剤の成分は、ニ酸化チタン、酸化鉄などからできている無機化合物によるパウダーである」と伝えた。

POINT1 伝える手段の幅を広げて話す

専門外の人への説明の基本は、専門用語を使わないことと、細かく伝えすぎないことです。そして、難しい内容を簡単に説明するコツは、言葉を簡単なものに変えることです。例えば、「ソテー」ではなく「フライパンで炒める」といったように、だれにでも分かる言葉を使うとよいでしょう。ただ、やってみるとこれは意外に難しいもの。自分自身がイメージでだけとらえていたり、深く理解していなかったりしていると、適切な言い換えはできません。物事の本質を明確に理解しておく必要があります。
さらに、一文の中の主語・述語を少なくする、文章を接続詞でつなげない、というのも、分かりやすい説明の基本です。

一つの説明のパターンで伝わらなければ、アプローチの仕方を変えてみるといいかもしれません。例えば、論理的に説明する、ジェスチャーなどを使う、図にする、体感させる……など、伝える手段の幅を広げてみましょう。実際に体感させることができなくても、より五感に訴える説明をすると、伝わりやすくなります。
大勢の人を相手に説明する場合も、一人ひとりが納得できるポイント・方法は違っているものなので、伝える手段の幅を広げると、より多くの人に伝わるはずです。

専門用語は最低限にとどめ、五感に訴えるよう工夫する

Good例
「日焼け止めの成分には、二種類あります。そのうちの一つは紫外線散乱剤を扱っています。こんなふうに(指を使って、腕から指をはね返すジェスチャーを交えて)、肌の表面で紫外線をはね返す役割をするんです。」

例え話、比喩をうまく使う。

当たり障りのない表現のみで話す

Bad例
「この商品はわが社の主力商品です」
POINT2 例え話、比喩をうまく使う。

だれもがピンとくる例え話や、相手が興味のあるものに例えて話してみることも効果的です。例えば、「パソコンのメモリというのは、机のようなものです。メモリが大きくなるというのは、机の上が広くなるということ。机の上が広くなれば、いろんな道具を置いたり、作業もしやすくなりますよね」というように説明すると、パソコンの知識がない人にも簡単に理解することができるのです。

また、重さを何グラムと伝える時に、「卵くらいの重さ」「お相撲さん3人分」などと付け加えれば、相手はイメージしやすくなります。このように、相手がイメージしやすい感覚的な表現に言い換えることも、説明を分かりやすくするポイントです。

相手がイメージしやすい例えを交えて話す

Good例

(プロ野球好きの相手に)「この商品はわが社において、いわば楽天の田中投手みたいなものです」

次ページでは、これまでのまとめと工藤先生からのメッセージをご紹介します。

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公開日:2013年6月3日
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