活文 PDF Converterの導入事例

岐阜県恵那市役所様

導入前の課題と対策

企画部情報課情報政策係 係長
小坂 喬峰 氏

課題

• さまざまなOSが混在する1,000台規模のPC上にPDF作成環境を整備したいが、導入コストがかかりすぎる。

対策

• クライアントライセンス無料でOffice文書から簡単操作でPDF変換できる「活文 PDFstaff」を採用。

対象電子帳票

• 内部情報システムで使用する財務会計帳等、すべての電子帳票

市町村合併を機に、電子決済や電子文書管理をシステム化するためのITインフラ整備の一環として活文 PDFstaffを採用した恵那市役所。その導入の経緯と効果について、プロジェクトを担当した企画部情報課 情報政策係 係長の小坂喬峰氏に話を伺った。

導入目的・背景

市町村合併後に「電子決裁」を実現するために

2004年10月25日に旧恵那市と岩村町・山岡町・明智町・串原村・上矢作町の5つの町村が合併し、恵那市が誕生しました。合併までにシステム統合など、ITインフラ整備への準備を進めることになりましたが、そこには大きな課題がありました。

1999年から旧恵那市は、役所内業務の電子決裁、電子文書管理をシステム化することで業務全体の効率化やペーパレス化を推進してきました。電子文書のフォーマットとしては、誰もが「紙」のイメージそのままで「見られる」PDFを採用し、作成ソフトとしてAdobe Acrobat4.0を導入しました。

旧恵那市役所で、役所内業務だけではなく、各種申請書（印鑑登録申請書、住民票等交付請求書など）を PDF化し、ホームページからダウンロードできるようにするなど、市民に対しても質の高いサービスを提供してきました。

合併期日が2004年10月25日に決まりましたが、電子決裁システムは、合併市町村の中で唯一システム運用を実現していた旧恵那市のシステムを採用することになりました。しかし、ここでシステム導入を検討する小坂氏は、システムの運用に必要なPDF作成ソフトの選定に頭を悩ますこととなりました。

導入前に抱えていた問題

異なるOS環境を持つ利用者全員に低コストでPDF作成環境を

合併後に、旧恵那市の内部情報システムを運用するためには、およそ1,000人の職員がPDFを作成できる環境を整備する必要があるという問題を抱えることになりました。

PDF作成環境を整備するためには、1,000台規模のライセンスが必要となり「PDF作成ソフトのコストダウン」、さらには、複数の市町村が合併することで「多様なPC環境」に対応しているPDF作成ソフトの導入を検討しなければいけませんでした。

運用状況および環境

クライアントライセンスが無料

「PDF作成ソフトのコストダウン」「多様なPC環境」に対応することを選定ポイントとし、Adobe AcrobatやAdobeのサーバ製品、サードバーティ製も含めた検討を行いました。その結果、クライアントライセンスが無料のAdobe Document Serverとその連携製品であるPDFstaff Client を選定することに決定しました。
Adobe Document ServerとPDFstaff Client を組み合わせたPDF作成製品は、クライアントライセンス無料でOffice文書から簡単操作でPDF変換を実現する製品です。
導入の決め手は、2つの選定ポイントに加え、ライセンス管理が不要である点もポイントとなりました。

運用開始後にお会いした小坂氏からは、「快適に運用しています」とのお言葉をいただき、今後も充実していくPDFstaff Clientの機能にも期待していただいています。
もちろん市民に対しても、ホームページから各種申請書、議事録、広報誌等のダウンロードを可能とした、より質の高いサービスの提供を合併後の恵那市役所でも実現しています。