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メール送受信における情報漏洩リスクを軽減する「活文 メールゲートウェイ」

 

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活文 メールゲートウェイ 誤送信防止
適用例4 管理職に負担をかけずメールガバナンス強化を

誤送信やフリーメールへの送信などを防ぎ、メールガバナンスを強化したいが、
承認などで上長にかかる負担は最小限に抑えたい。

適用内容

お客さま業種

製造業
12,000ユーザ

お客さまの解決策

情報漏えい防止対策として、メールガバナンスの強化を行う。

社外宛メールは次のポリシーを強制適用する。

(1)うっかりミス防止のため、一定時間経過後に送信する。
(2)全社でフリーメールへの送信を不可とする。
(3)添付ファイルは自動でパスワード付のZIP形式に変換し、機密性を高める。
(4)社外宛先は自動でBCC化し、個人情報漏えいを防止する。

管理職負担の軽減

管理職(上長)が全てのメールを監視できる仕組みが必要だが、全てのチェックを行うことは難しい。そこで、扱う情報の機密性にあわせて、部署毎のポリシーを適用する。

管理職(上長)は、社外宛メールを次のポリシーのいずれかにて監視する。 必要に応じて指導を行う。

現場の業務状況にあわせて、下記のうち1つを選択。
(1)サマリー通知メールを受信する(毎朝1通)
(2)宛先CCに管理職(上長)を含める
(3)管理職(上長)が承認を行う

(例)機密情報を扱う部署は(3)を選択。
(例)機密情報を扱わず、部下が100人もいる部署は(1)を選択。

お客さまの解決策の図

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