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メール送受信における情報漏洩リスクを軽減する「活文 メールゲートウェイ」

 

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活文 メールゲートウェイ 誤送信防止
拡張機能

  • 送信者宛自動送信
  • 添付ファイルをワンタイムパスワードで保護
  • 添付ファイルをユーザ指定のパスワードで保護
  • 宛先の自動BCC化
  • 部下送信メールサマリー通知
  • リアルタイム監査

個別拡張機能でニーズにフィット。最小限のコストで、最大限の効果を。

「誤送信防止」は基本機能や有償オプション機能に加えて、個別拡張機能をご用意しています。 用途に必要な機能のみをお選びいただけるため、必要最小限のコストで、スピーディーにシステム拡張が行えます。コンテンツフィルタエンジンに対してポリシーを追加することで、拡張機能を実現することが可能です。

個別拡張機能の図

送信者宛自動送信

社外宛の送信メールはサーバで一時保留するとともに、送信者に自動送信。メールの間違いに気づいた場合は送信をキャンセルできます。送信者に読み返しを促すことでメールの間違いを発見しやすくなり、より多くの誤送信の防止が可能。なお、保留時間はユーザごとに設定できます。

※緊急でメールを送りたい場合にも対応できます。

送信者宛自動送信の図

添付ファイルをワンタイムパスワードで保護

送信メールに添付されているファイルは、活文 メールゲートウェイ サーバが生成したワンタイムパスワード付きのZip形式に自動変換。ファイル内のデータを保護して送信できます。

添付ファイルをワンタイムパスワードで保護の図

適用例を見る

添付ファイルをユーザ指定のパスワードで保護

添付ファイルを保護する方法として、自動生成されるワンタイムパスワード以外に、送信者が指定したパスワードで保護し送信することができます。受信者は送信者からメールあるいは電話などで知らされたパスワードで、ファイルを読むことができます。

添付ファイルをユーザ指定のパスワードで保護の図

宛先の自動BCC化

メールマガジンやメールニュースなど本来Bcc欄に入れるべきメールアドレスを、ToやCc欄に入れて送信してしまうミスを防ぐため、設定された条件に適合するメールに対して宛先の自動BCC化を実現。たとえば10名以上のアドレスが入力されている、あるいはfromにメールマガジンのアドレスが入力されている場合など、宛先をすべてBcc欄へ自動変換できます。

添付ファイルをワンタイムパスワードで保護の図

部下送信メールサマリー通知

上長は、部下が外部に送信したメール通数の集計通知を定期的に受け取ることができます。集計通知により部下メール送信時の上長承認を省略し、管理職(上長)の負担を軽減することが可能です。例えば、「管理職(上長)は毎朝届くサマリー通知メールを確認、添付ファイル有メールや部下の気になる行動のみを確認し、必要に応じて部下を指導する。」という運用が可能です。サマリー通知メールのリンクをクリックすると、部下が外部に送信したメールの一覧とその詳細をWebから確認可能です。さらに、アーカイブオプションを利用している場合、部下が送信したメールの内容を確認できます。

宛先の自動BCC化の図

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リアルタイム監査

システム管理者が登録した上長は、部下が送信する社外宛メールをBCCで受け取ることができます。
この機能により、上長は部下に知られることなく即時にメールの内容を確認することができます。必要な期間を指定して、特定の部下が送信する社外宛メールをBCCで受け取ることができます。

宛先の自動BCC化の図

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