#3：「全社可視化」と「全社横断」で人事管理システムと就業管理システムを活用し、企業の「余力」を生み出す

正確な人事管理や就業管理によって、企業の新たな「余力」を生み出す

人事管理や就業管理と聞くと、上司や会社が社員を管理するイメージが強くあります。しかし、これは単なる「管理」ではなく、社員個々の能力や特性を最大限に発揮してもらうための人材マネジメントを意味します。社員は管理という言葉に反感をもつこともあるため、経営陣は人材活用の視点をもち、社員に伝えることが大事です。

システムを全社員にスムーズに利用してもらうために、入力やチェックが「簡単に、正確にできる」ことは、根本的な部分で重要ですが、それ以上にシステムを利用する社員にとってもメリットがある（働きやすい環境が整う）ということを示すことが重要です。

社員の状況が適切に把握できれば、社員にも企業にもよい結果が生まれる

社員の基本情報やスキル、人事評価、加えて就業状況などのデータが適切に把握できれば、課題を抱えている社員のフォローや適性を踏まえた人材の活用もできるようになるでしょう。さらには組織の最適化を図り、企業内の人員や時間に「余力」が生み出せれば、その分新しいプロジェクトを始めたり、主力事業に人的リソースを投下したりすることもできます。結果的に社員がいきいきと働き、成果があらわれ、能力を存分に生かすことができ、生産性の向上につながると考えます。

システムを社員が利用し、そのデータを活用することで「管理」を超えた価値を見出すことができる

また人事管理システムや就業管理システムなどを新たに導入する際、人事部や管理部だけで完結してしまっては、社員を「管理」する域を出ることはできません。このシステムを導入して社員に利用してもらい、そのデータをもとにした人員配置や目標や人事評価の設定を行えば、やがて企業全体の生産性向上や売上・利益の拡大につなげていけるような戦略を立てることができるでしょう。企業全体でシステムを活用することで、組織の最適化や、各社員に合った働き方を提供できる機会が増えるなど、メリットをしっかりと全社員に伝え、納得して利用してもらうことが大切です。

人材情報を全社で共有できる仕組みづくりで、一人ひとりが最適なワークスタイルを手に入れられる

企業が社員の基本情報やスキル、人事評価、加えて就労状況を把握することは、管理側の安心につながるとイメージする方が多いかもしれません。しかし、本当に重要なメリットは、社員の働き方のフォローやサポートができることにあります。
たとえば、残業時間が多すぎる社員がいる場合、タイムカードやExcelによる就業管理では、一か月ごとの集計のタイミングでしか勤務時間を把握することができません。クラウドを活用した就業管理システムでは、上司や人事部などがタイムリーに勤務状況を確認したり、複数月の平均残業時間を簡単に把握したりすることができます。

また、残業時間が多すぎる社員がいた場合に上司や人事部に対して知らせが届くアラート機能が備わっているシステムを利用すれば、上司や人事部は、その社員に対して一声かけたり、他の社員にヘルプを要請したりするなどのフォローやサポートが迅速にできるようになります（画面1）。あわせて、社員の勤務実績を日頃からタイムリーに把握できれば、勤務の偏りや過重労働を防止することもできるでしょう。細やかな社員フォローやサポートができる体制が作れれば、職場環境が改善され、冒頭にお伝えした企業の「余力」を生み出すことが可能になるでしょう。

さらに人事管理システムでは、各社員の情報を共有できるサービスもあります。たとえば、前職はどのような仕事をしていたか、また前の部署では何をしていたのか、どういう資格をもっているのか、どのようなスキルを所有しているのかを確認することができます（画面2）。

これら社員一人ひとりのデータは、従来は人事部や管理者である上司など特定の人のみが把握できるものでした。これからは、全社員がそれぞれの社員の情報を共有することで、新たな人材活用の道が広がっていきます。たとえば、仕事の中でわからないことがあった場合に、誰に聞けば解決の糸口がつかめるかを知ることは業務の推進に役立ちます。また、現場で特定のスキルを持った社員を集めてプロジェクトを立てることも可能です。

組織を可視化（透明化）することに力を入れれば、社員一人ひとりが最適な環境で働ける仕組みを実現することができるのです。今後の人材マネジメントには、欠かせない施策と言えるでしょう。

（画面1）

（出典：リシテア/就業管理クラウドサービスの個人用管理画面。残業警告値を超過した部下がいるとアラートが表示されるので、業務量の調整などのサポートに活用したい）

（画面2）

（出典： リシテア/人財戦略の管理画面。人財マネジメントに必要な情報をいつでも参照・活用することができる。他システムと連携すれば職務内容歴や教育研修歴も一元管理が可能。）

今後企業に求められる人事のシステムは「全社横断」。全社の情報共有力が、人材活用の最適化につながる

今までお話してきたように、社員一人ひとりが最適なワークスタイルで働けるようにするためには、企業や人事担当者は、人事管理システムや就業管理システムをうまく活用していく必要があります。

そこでこれからの人事のシステムに企業が求めているものとは、そのシステムで集めた膨大で貴重な人材データを生かせるサービス、そして、そこに独自の切り口やテクノロジーがあるものです。

たとえば、社員が入力した数字などのデータを、利用者が直感的に把握できるようにグラフ化してくれる機能をもったシステム（アプリケーション）も出てきています。また、AIを使った社員のストレスチェックをしてくれる機能なども、注目を集めているようです。

どのようなシステムを導入したとしても、繰り返し述べている通り、全社横断でシステムを活用することが大切です。
たとえば、営業部が顧客との接点のために顧客管理システムを導入しているとします。しかし、他の部署では利用していない場合、営業部以外では「そのシステムは自分たちとは関係ないもの」になってしまいます。
営業のシステムとしては、それで成り立つかもしれません。ですが人事管理や就業管理に関しては、全社員に関わることです。かつ、管理ではなく個々の社員の能力を最大化するために使うためのものなので、全社員が「自分事」にする必要があるのです。企業の人材採用・育成を考えるのであれば、人事管理や就業管理のシステムを駆使していくことを経営者が率先し、挑戦していくべきでしょう。

まとめ

現在は多くの企業でさまざまな人事管理や就業管理のシステムが利用されています。私が本記事で一番お伝えしたかった人事管理システムや就業管理システムの選定・運用のポイントは、「全社横断的に使えて人材活用に役立てること」、それによって「人的余力を生み出し企業の成長を後押しすること」です。みなさんの会社で運用されている人事のシステムは、企業の成長に貢献しているでしょうか？この機会にぜひ一度、見直してみてはいかがでしょうか。