出勤簿の適切な管理方法とは？保存上の注意や無駄を省く方法を解説

そもそも出勤簿とは

出勤簿は、従業員雇用の際に必要な「法廷三帳簿」の一つであり、労働者の労務管理を適切に行うために記録する帳簿です。

法廷三帳簿とは労働者名簿・賃金台帳・出勤簿のことで、労働基準法で企業は「出勤簿」、「労働者名簿」、「賃金台帳」の3つの帳簿をつけることが義務付けられています。また、法定三帳簿は事業所に常に備え付けることが必要とされています。

なお、労働基準法には出勤簿の作成に関する明確な規定はありませんが、厚生労働省のガイドライン（第4項）に企業が行うべき対応についての記述がありますので、詳しくは厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（PDF）をご参照ください。

意外と多い出勤簿の記載項目

出勤簿には、単に従業員ごとの出勤日と出勤時刻、退勤時刻を書けばよいというわけではありません。勤務状況を正確に把握するため、出勤日・出勤時刻・退勤時刻に加え、労働日数と休憩時間も漏れなく記載する必要があります。

さらに時間外労働や休日労働、深夜労働（22時～翌5時）をした場合は、それぞれの日付と時刻、労働時間数の記載が求められます。

出勤簿の書式に決まりはない

出勤簿の書式に、特に法的な取り決めはありません。必要な情報が不足なく記載されていれば問題ないので、企業ごとに使いやすい形式や媒体の出勤簿を用意して構いません。

出勤簿の保存義務

前述のとおり、出勤簿は労働者名簿や賃金台帳と並び「法定三帳簿」の一つに数えられる大切な帳簿です。企業側には出勤簿を保管しておく義務があり、違反した場合には処罰される恐れがあります。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、後述する労働基準法第109条に基づき、出勤簿やタイムカードを保存しなければならないことが明記されています。

保存の注意点

出勤簿の保存期間は法律で定められています。

現在の労働基準法 第109条には、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない。」と規定があり、出勤簿は「その他労働関係に関する重要な書類」に該当します。

従来出勤簿の保存期間は3年間でしたが、令和2年4月から施行された「労働基準法の一部を改正する法律」によって5年間へと延長されました。ただし当分の間は経過措置が適用され、3年間の保存でも問題ありません。

また、出勤簿の保存期間については「いつから数えるのか」という点に注意が必要です。
従来は最後に出勤簿を記載した日からスタートして数えていました。
しかし改正後は、最後に記載された日より賃金支払期日が遅い場合、当該支払期日が起算日になることが明確になりました。

システムによる出勤管理で無駄を省く

今後、出勤簿の保存期間が延長されることで、企業が扱う書類の管理はますます膨大になることは明らかです。さらに働き方改革はまだ進行中の段階にあり、今後も細かな法改正が行われる可能性も否めません。

出勤管理の手間を減らし正確な情報を保管するためには、勤怠管理システムの導入も一案です。

システムを導入することによる効果

紙やExcelなどの出勤簿から勤怠管理システムへ変えると、従業員の出勤状況を正確に把握できるようになります。肥大化する情報のチェックや集計といった作業の効率化が図れ、担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

今後は、働き方や雇用形態の多様化がさらに進むことが予測されます。そのため従業員の労働時間を一元管理できる勤怠管理システムは、大きなメリットになるでしょう。

システムの導入に注意が必要な場合も

勤怠管理システムは、どれでもよいわけではありません。導入する目的をはっきりさせておかなければ、いざ使ってみて欲しかった機能がないということも起こり得るでしょう。

そのため企業の現状を把握し、課題解決につながる機能が搭載されたシステムを選ぶ必要があります。また、今だけでなく将来の雇用スタイルの変化や法改正などの変化に、細かく対応できるシステムかどうかも重要なポイントです。

時代にあった出勤簿管理で担当者の負担を軽減

働き方改革が進む中で、雇用や勤務のスタイルは今後ますます多様化の一途をたどるでしょう。それに伴い、紙やExcelによる出勤簿の管理は難しくなってきているといえます。テレワークの導入など、従業員にとって働きやすい環境を整えることは企業として重要なことですが、出勤簿の管理を行う担当者の業務負担が増す結果になっては本末転倒です。

現在、出勤簿管理に効率化や正確性、法改正への対応などの課題を感じているご担当者様は、これを機に勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理システムの導入・活用に関してのお悩みをお持ちの場合は、お気軽に当社までお問い合わせください。