インターネットの発達によりペーパレス化が促進されました。 紙のドキュメントに変わり、電子メールが使用されることが多くなりました。 現在では電子メールが企業活動を支えており、 電子メールなくしては企業活動が成り立ちません。
メール保管の重要性
現在では、紙のドキュメントに替わり、電子メールが会社の公式文書となっています。 当然、公式文書である電子メールは会社として管理する責任があります。
メール保管のメリット
企業の正式な運用として 社外メールだけでなく社内メールを完全に保管しておくことにより、以下のようなメリットがあります。
すべてのメールのやりとりを追跡できます。
すべてのメールはサーバのディスクに保管されているため、従業員が何時どのようなメールを送信したかや、 取引先からどのようなメールを受け取ったかを追跡できます。不正行為に対する抑止力になります。
従業員にすべてのメールが保存されていることを知らせることで、情報漏えいやコンプライアンス違反などの不正行為が抑止できます。紛失メールを復旧できます。
すべてのメールをサーバに保管しているため、個人PCのハードディスククラッシュや、 うっかりミスでのメール紛失等のトラブル発生時にメールを復旧(回復)できます。
身近な例
保管したメールは、機密の問題でナレッジベースにはできないし、大問題でも起きない限り、役に立たないと考えられがち。 しかし、身近なこんなシーンで実際役に立っています。
- 顧客との契約内容、約束内容でのトラブルに対して、 顧客との通信記録を提示し、 お客様にご納得していただける形で、問題解決が可能です。
- ディスクのクラッシュで大事なメールを紛失してしまった場合、 そのユーザのメール復旧が簡単にできます。
内部統制から見たメール保管
会社法、金融商品取引法（日本版ＳＯＸ法）、個人情報保護法の施行により、 内部統制、情報漏えい防止の強化が求められています。
不正行為や違法行為を未然に防ぐ方法はいろいろ提案されていますが、
指示、通達、報告、連絡のほとんどがメールで行われている現在の企業では、 不正行為を防止する最後の砦は、メールの完全保管であると言われています。
内部統制の基本は、情報の透明性であり、企業におけるメールの完全保管は必須といえるでしょう。
内部統制の観点からは、以下のようなメリットがあります。
- 送受信したすべてのメールは長期保存し管理され、検査することできるため、悪意を持った内部者による不正行為やメールによるパワハラ、セクハラを防止する効果があります。
- 不幸にして不正行為が行われてしまった場合、 過去にさかのぼってその不正行為を追跡・分析でき、 再発防止に有効な手立てを打てます。
- 外部から不正行為の疑いをかけられた場合、 身の潔白を証明する手段として、 情報管理部門による完全保存メールが役に立ちます。
