社内にセキュリティに精通したシステム管理者がいなかったり、セキュリティガイドラインの項目に漏れがあったりすると、ルールを守っていても事故を引き起こす可能性があります。

たとえば、複数のサービスで類似のIDやパスワードを使いまわしていると、どこかからIDとパスワードが漏洩した場合、不正アクセスをされるおそれがあります。

せっかくパスワード設定をルール化していても、パスワード自体が脆弱だと実質的な意味がなくなってしまうのです。

従業員が多いほど人的なミスは起きやすくなります。過去には、得意先情報の入ったノートPCを電車に置き忘れて盗難にあい、情報を悪用されたという例もあります。

そのほか、社内情報を盗み聞きされるなどの可能性もあり、安全に配慮したルールや技術を会社が導入していても従業員がそれらをうまく利用できなければ、セキュリティリスクが高いままになってしまいます。

技術とは、「ルール」や「人」では対応できない部分を補完するもので、セキュリティ対策ソフトなどを指します。各個人の意識だけでは防ぎきれない不正アクセスやウイルスなどは、技術によって防ぐことが大切です。

技術を要因とした事故としては、ウイルス対策ソフトの導入を見送ったことにより従業員のPCがマルウェア感染したという事例などがあります。

テレワークで使用するPCには事前に承認したアプリケーション以外はインストールしないなど、前述の「ルール」と併せた対策が必要です。

情報漏洩などの抑止・早期発見・調査には、ログの収集が必要です。ここでは、テレワーク下で特に管理対象とすべきログについて、種類ごとに解説します。

• PCログ・PC操作ログ

  PCログ（PC操作ログ）とは、PC稼働時間中の操作履歴の記録です。具体的には、ログイン・ログアウト時間やファイルの編集履歴、フォルダアクセス、デバイス着脱の記録などが挙げられます。PCがどう使われているか全般的に把握するためのログです。

• Web閲覧ログ

  Web閲覧ログとは、Webサイトの閲覧・操作履歴のことを指します。誰が・いつ・どのようなサイトにアクセスしたのかといった基本情報に加え、アクセスしたWebサイトのページ名を取得したり、任意のキーワードで検索したりすることも可能です。

  特定のWebサイトやWebサービスの利用をシステム的に制限したい場合に、役立てることができます。

• メール送信ログ

  各種メーラーを利用してメールを送受信した履歴のことです。メールの送信元や宛先をはじめ、件名やメール本文、添付ファイル名などが含まれます。社内メーラーだけでなく、GmailやOutlook.comなどのWebメールも管理対象とすべきでしょう。

  メールログを取得することにより、ウイルス感染時の原因究明に役立つだけではなく、明らかに業務に関係ないメールの有無なども把握できるため、業務効率アップが期待できます。

• デバイス使用ログ

  USBメモリーなどの記録デバイスやスマートフォン、カメラなどに接続・使用した履歴です。ほかにも、BluetoothやWi-Fiなどの接続履歴を含める場合もあります。ユーザーがいつアカウントをデバイスに追加したか、どの時間に何のデバイスに読み込み・書き込み・フォーマットなどを行ったかなどの情報がわかります。

• ソフトウェア使用ログ

  PCにインストールしているソフトウェアの使用履歴や、exeファイルの起動履歴です。どのようなソフトウェアをどれだけ使用していたかなどの情報を、履歴から詳細に把握できます。

• サーバーログ

  サーバーにおけるファイル操作履歴のほか、ドメイン操作やアクセスなどの履歴です。サーバーのイベントログを取得することで、モバイル端末やシンクライアントなどがサーバーへアクセスした記録もわかります。

  サーバーログを分析・管理することで、不正操作のモニタリングをしたり、ログの解析・監査にかかる時間を削減したりできます。

• 印刷ログ

  印刷ログとは、いつ・誰が・どの端末から・どのプリンタで・何の資料を印刷しているのかといった記録です。
  対象者やキーワードなど細かい条件を指定してログを取得すれば、効率的な運用が可能になるでしょう。印刷ログを活用して許可したプリンタ以外からは印刷できない設定にしている企業もあります。

テレワークにおいてログ管理を行って得られる業務・パフォーマンスの改善効果としては、以下のような内容が期待できます。

• 人事評価の妥当性の向上

  業務PCの稼働時間などを通じて業務内容を可視化すれば、成果だけでなくプロセスもしっかりと評価できるようになります。
  たとえば、残業が少なくても多くの業務を短時間で効率的にこなしていれば、パフォーマンスの高い人と判断できるため、妥当性の高い評価ができるでしょう。

• パフォーマンス改善状況の把握

  PC作業をメインとする業務にかかる時間や業務数などを可視化し把握することで、スピードや質の向上などのパフォーマンス改善が行えます。
  また、業務に関係ない操作を管理者が把握できるため、PCの私的利用の削減や生産性の向上を図れるでしょう。

• 経営の意思決定の質の向上

  PCのハードウェア情報と紐づけてソフトウェアのインストール状況などを収集しておけば、ライセンス調査にも役立てることができます。
  社外にあるPCも管理できるログ管理製品もあるため、テレワークでは特に重宝するでしょう。レポートを自動作成してくれる製品を使えば、経営の意思決定にも役立ちます。

PCの稼働時間を確認することにより、残業時間や休日出勤の把握ができるため、残業の抑止につながります。

2019年4月より適用開始された「働き方改革一括法」により、残業時間の上限規制が法制化されています。厚生労働省のガイドラインに沿った適切な労働時間を設定するためにも、ログ管理を行うことは重要です。

PCログ管理システムには、以下の3つの基本的な機能が備わっています。

• PCログの保存と監視

  PCログを長期的または一元的に保存・管理する機能です。
  トラブルや不正行為が発生した際、それが「どのPCで」「いつ」起こったかを検証・確認できます。
  あらかじめ設定した操作をユーザーが行うと、管理者にアラートを発する監視機能がついたシステムもあるため、問題抑制につながるでしょう。

• PC操作への警告と制御

  「就業中の禁止サイトの閲覧」「禁止されているコピーやプリントアウト」「使用禁止の記録メディアの接続」などの操作を検知した場合に警告を発したり、操作そのものができないように制御する機能もあります。
  こうした機能を活用することで、禁止行為をより能動的に防ぐことができるでしょう。

• ハードウェアやソフトウェアの管理

  PCログ管理システムには、PCなどのハードウェアだけでなく、ソフトウェアまで一元管理できるものがあります。

  会社所有のPCが一定数を超えると、管理や追跡は困難になってきます。ソフトウェアやそのライセンスの違法コピーは、著作権法により厳しく罰則が定められているため、PCログ管理システムなどを使い早期の対策を行いましょう。