日立ソリューションズのITバーつぐみ物語のページです。|第二十八話 基幹システムから出力される膨大な帳票をペーパーレス化して、管理コストを削減したい!の巻

株式会社 日立ソリューションズ

最新IT事情が5分でわかる! ITバー つぐみ物語

第二十八話「基幹システムから出力される膨大な帳票をペーパーレス化して、管理コストを削減したい!の巻

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西広:今まで紙で印刷・保管していた帳票類のコストを削減したいのです
西広:ペーパーレス化で保管コストを削減して… カナ:ペーパーレスかぁ
つぐみ:でも、ただ帳票を電子化するだけじゃダメなのよ 西広:えっ、そうなの?
つぐみ:電子化したあとの運用を効率化しないと! 一、仕分け・発送作業 一、セキュリティの設定 一、データの検索や活用
登場人物
つぐみ
つぐみ
カナ
カナ
樋口
樋口
システムくん
システムくん
西広さん
西広さん
登場人物詳細はコチラ

ある日の開店前のITバー「つぐみ」にて

カナ

どうしたんですか、つぐみさん。難しい顔して。

つぐみ

今月は仕入れも売上も多かったから、帳簿や伝票の集計が大変なの、ふふふ。

カナ

帳簿と伝票ですか。

つぐみ

そう、帳簿や伝票というのは、お店の取引や仕事の内容を記録するための書類のことね。

カナ

じゃあ、「ITバーつぐみ」の仕入れ伝票も売上明細も全部帳簿や伝票というわけですか。

つぐみ

そうよ。金銭や納品、サービスなどの取引があるところには、必ず帳簿や伝票があるということね。 ふふふ。

カナ

なるほど、勉強になります。あ、お客様がいらっしゃったようです!

カナ:集計が大変 「帳票」とは取引の記録の総称

基幹システムの刷新と併せて、帳票管理のコストを削減したい

西広さん

こんばんは。「ITの悩みが解決するバー」というのはこちらでしょうか…。悩みすぎて肌荒れがひどいんです。

カナ

いらっしゃいませ。いきなり深刻そうな感じだね。

西広さん

私は、西広なな子といいます。「ワラビ」というスーパーで情報システム部長を務めています。

カナ

この辺にはないお店だよね。

西広さん

そうですね。このあたりの都心に店舗はありませんが、北関東を中心に約150店舗を展開しています。各店舗の店長に権限を委譲して、独立採算で運営されているんです。

つぐみ

地域密着で特色ある運営形態のスーパーなのね、うふふ。

西広さん

それで、早速なのですが、私たちの会社では、現在利用している基幹システムの保守切れに伴い、オープン系のシステムを用いて刷新しようと考えているところでして…。

カナ

基幹システムのオープン化ってやつだよね。

西広さん

それで、基幹システムが紙で出力している帳票をどうしようかという問題が出ているんです。

カナ

帳票!って何でしたっけ?

つぐみ

ふふふ。帳票というのは帳簿と伝票の総称のことね。企業では、帳票は業務系や勘定系の基幹システムが機械的に、大量に出力するもので、Officeアプリケーションで作成されたファイルや、PDF形式で保存されたファイルなどの自分の手で作るものが文書やドキュメントと考えると分かりやすいかしら。

西広さん

ウチの会社では、帳票は、専用のプリンタから、大量に紙で出力されます。帳票の種類は数百にものぼるんです。

帳票類が増えると… 西広さん:保管が大変 仕分けが大変 配送が大変 検索、参照が大変
つぐみ

紙で出力したあとはどうするの、うふふ。

西広さん

本店から各店舗に仕分けされて、配送されます。各店舗には帳票を保管するスペースもあります。

カナ

仕分けしたり、配送したり、保管したり、いろいろと手間がかかるんだね。

西広さん

そうなんです。保管された帳票を検索したり、データを参照したりするのも紙ベースだから大変だし、保管期間を過ぎた帳票の廃棄にもコストがかかります

つぐみ

帳票のデータは業務上、重要なものだから、廃棄する際にも、情報が漏れないように適切に処理する必要があるのね。

西広さん

私の悩みというのは、基幹システムの刷新を機に、会社から帳票類の管理についてのコスト削減を命じられたのです。もう、どうしようかと考えると眠れなくて…。

つぐみ

わかったわ。じゃあ、西広さんの課題について整理するから、まずはこれを見てみて。

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日立ソリューションズの電子帳票システム「活文 Report Manager」は、基幹業務システムから機械的に出力される帳票を、紙に印刷することなく、電子帳票として自動で保存・管理するシステムです。業務での帳票利用も強力に支援することにより、帳票運用における課題を解決することが可能です。

【システムによりもたらされる導入効果】

(1)コスト削減
帳票電子化により、出力コスト、管理コスト、保管コストなどを削減可能。
(2)業務効率向上。
帳票データの検索や、抽出したデータを表計算ソフトで活用できる機能など、業務効率の向上に寄与。
(3)セキュリティ向上
ユーザーごとの帳票閲覧可否を設定可能。また、帳票データへのアクセスログを管理し、流出や不正利用を防止可能。
(4)内部統制支援
帳票の保存・分類・廃棄などの自動化により、内部統制に欠かせない標準化を支援可能。

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