CHAPTER 4 応用編〜時間を効率的に使う〜|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

いつも残業ばかりのあなたに。もう挫折しない!時間管理術決定版

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CHAPTER 4 応用編〜時間を効率的に使う〜

タスクを予定通りにこなすという基本編をマスターしたら、次はさらに時間を効率的に使うコツを覚えましょう。よくある悩みを解決しながら、時間節約・短縮のための方法を解説します。

Question 4 スキマ時間がうまく使えないんです

通勤中に企画を考えたり、資料を読んだりとスキマ時間を活用するようにしてみたが、以前より忙しくなっただけで、仕事の効率化はできていない気が……。

Answer 4 スキマ時間が無駄な時間になる場合も

スキマ時間活用の落とし穴は、時間を有効に使おうとして、かえって無駄な動きを増やしてしまう危険性があること。たとえば、通勤途中や空き時間に読むために、資料をわざわざプリントアウトすると、その分、余計な時間を使うことになります。

また、連続したタスクをやると無駄になる可能性があります。たとえば企画書や原稿など。これらをスキマ時間に作成すると、どこまで考えたか忘れがちになり、後で考え直すことになるので、無駄になってしまいます。

スキマ時間ではあらかじめ決めておいたタスクを消化

スキマ時間の活用法としてベストなのは、あらかじめ決めてあったスケジュールの中から、10分なり15分なりの短時間でできるタスクを済ませること。

1週間単位のタスク管理をしていれば「あっ、明日やるつもりだったあのタスクをやっておこう」と自然にすべきことが見つかるはずです。

そのほかの活用法としては、断片的にアイデアを出す「一人ブレスト」なども良いでしょう。その際のポイントは、必ずメモを残すこと。どこまで何を考えたか記録しておけば、後でその続きを考えることができます。

また、常に鞄に本を1冊入れておくのも一つの手。わざわざその都度資料を用意するよりも簡単ですし、確実にスキマ時間を活用できます。

Question 5 人に任せたら余計に時間がかかってしまいます

時間短縮のために後輩に仕事を任せたが、約束した期日までにできていなかったため、結局自分の仕事が増えてしまいました……。

Answer 5 任せた後、期日まで放置するのはNG

ほかの人に仕事をお願いする際、多くの人が、期日を決めただけで任せっぱなしにしてしまうようです。予定までにできない可能性や、こちらの思い通りに仕上がらない可能性を考慮しないと、自分の都合だけで予定を決めると、想定外の状況になったときに時間の調整ができなくなってしまいます。

仕事を任せる際は、適切なフォローをして、相手の時間も"管理"しましょう。

フォローが必要と言っても、下の図のようにスタート予定日と、期日の1日〜数日前の二度だけチェックすれば、後は自分の仕事に集中していてもOKです。

負担にならない進捗管理

フォローを忘れないように、進み具合をチェックすることを、自分のタスクとしてスケジュールに書いておきましょう。

二度目のチェックのタイミングは、短期のタスクなら期日の1日前、長期のタスクなら1週間、1カ月前などに行いましょう。たとえば、もしまったく進んでいなければ、その時点で交代したり手伝ったりすれば、期日に間に合わせることができます。

簡単に書類の整理をする方法

簡単に書類の整理をする方法

意外と時間がかかるのが、書類やデータの整理。あまり細かく整理すると、それ自体に時間がかかりますし、苦手な人にはストレスになります。

先生が実践している整理術は、「一つの案件の仕事を一つにまとめる」という、実にシンプルなもの。書類やファイルを探す手間が簡単に省け、時間の節約になります。

「紙の書類は、最初はクリアファイルに入れていたのですが、仕事によっては分厚くなってしまうので、現在は、上の写真にあるような全面接着タイプの付せんで挟んでまとめています(水口先生)。

また、ワードやエクセルなどのデータも、案件ごとにフォルダにまとめて分類。「その仕事に関係するメールも、テキストファイルやワードファイルにしてフォルダに入れておくのがポイント。依頼内容や先方からの要望事項を確認したくなったとき、すぐに見つけることができます」
(水口先生)。

次ページは上級編。仕事ができる人を目指すためのスキルアップのための時間術を伺います。

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水口和彦先生写真
水口和彦先生
Kazuhiko Mizuguchi
プロフィール
「時間管理」を専門とする数少ない研修講師・コンサルタント。(有)ビズアーク取締役社長。同社にて研修・講演・執筆・コンサルティング活動を行っている。『たったこれだけのことで! 仕事力が3倍アップする時間活用術』、『情報整理達人7箇条』など、数多くの著書を出版。
(有)ビズアークHP
student
タカハシ写真
生徒のタカハシです。
最近、徐々に仕事が増えてきたので、今実践している時間・タスク管理がこれからも通用するか、ちょっと心配。今のうちに、効率的で無理のない時間管理術をマスターしておきたいです。

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