CHAPTER 2 プレゼンテーション発表本番前に準備することとは|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、日立ソリューションズをご利用ください。

心を動かすプレゼンテーション術 ~発表編~ 説得力のあるプレゼンテーションスキルを身につける

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CHAPTER 2 プレゼンテーション発表本番前に準備することとは

資料作成編では、プレゼンテーションは、ただ資料を説明することではなく、相手にアクションを起こさせることだと解説してきました。それを踏まえた上で、どんな準備をすればいいのかを学んでいきましょう。

プレゼンテーションの目的と対象をはっきりさせる

プレゼンテーションの目的と対象をはっきりさせる

商品を買ってもらうことなのか、希望のポストに自分を採用してもらうことなのかなど、まずはプレゼンテーションをする目的を決めることが第一です。それから、プレゼンテーションをする相手にはどんな役割をもった人が何人くらいいるのか、あるいは決定権をもっている人はいるのかなどを事前に確認します。

また、相手が何を求めているのか、例えば「安さ」なのか「品質」なのかということを探っておくことも重要。なぜなら、対象者の属性や人数、相手の求めるものによって、アプローチの仕方がまったく違ってくるからです。

Point ・ 「目的」を明確にもって発表に臨む ・相手を知ること、相手が求めていることを把握しておく

プレゼンテーションを行う環境を確認しておく

プレゼンテーションを行う環境を確認しておく

発表当日、必要な設備がそろっておらず、「アピールしようと思っていたことが十分に伝えられなくなってしまった」ということがないように、発表する環境を事前に確認し、準備を万全にして臨みましょう。

まず、会議室のような部屋なのか、階段教室のように聞き手の座る場所に高さがある部屋なのか、体育館のようなホールなのかなどという場所の確認をしておきましょう。また、その場所の広さや席の配置なども確認しておけるとよいでしょう。例えば会議室とひとことに言っても、空間の広さや席の遠近・高低など条件はさまざまです。肉声が届かないような場所ならマイクの準備も必要になりますし、席の配置によって見せられるものも変わってきます。

また、会場の設備について調べておくことも重要です。PowerPointなどを使って作成した資料をスクリーンに投影して発表したいのであれば、パソコンやプロジェクタは使用できるのか、さらに、電源はあるのか、延長コードは必要ないのか、スクリーンの大きさはどのくらいなのかというところまで、発表に支障がないよう、必ず確認しましょう。そのほか、必要に応じて、ホワイトボードや黒板、模造紙を張るスペースがあるのかなど、会場で使える設備を確認し、状況に合わせて資料や機器の準備をしなければなりません。

Point ・発表会場の場所の特性を調べておく ・当日使用できる設備に合わせた準備をする

分かりやすい台本を作る

分かりやすい台本を作る

台本は慌てたときに読んでも分かるようにしておく必要があります。受け手に見せるプレゼンテーション資料(スライド)の下の方に、発表する文言を一言一句すべてメモしておくという方が多いのですが、これでは、下を向いて資料を読み上げるだけになってしまいますし、慌てたときに言わなければならない個所をすぐに探し出すことができません。

重要なのは、要点が目にとまるように工夫して台本を書くこと。例えば、手元のプレゼンテーション資料に大きな付せんを張っておいて、強調したいことや絶対にアピールしなくてはならないことなど、要所となることだけを書いておいたり、別紙で台本を作る場合でも、強調する部分の文字を大きくしたりして、一目見ただけで直感的に分かるようにします。

テレビ原稿例(横書き)

おすすめは、テレビ式の台本です。特徴は、みなさんが読み慣れている横書きだということ、そして、読みやすいように一行は短く、しっかりと説明したい個所で改行されているということです。また、さらに強調したい言葉のところには文字の前に余白を入れています。

誰かに見せるものではなく、自分が分かりやすいようになっていればいいので、余白は自分が見やすいように好きなだけ入れれば良く、強調したい文字の大きた太さも自由に工夫して構いません。

・慌てたときに見て分かるような台本を作る

本番を意識したリハーサルをする

本番を意識したリハーサルをする

発表前には必ず、本番を意識したリハーサルをしましょう。熟練したプレゼンターでも、テレビで話すことを仕事にしているアナウンサーでも日々練習をしています。

リハーサルをするときは場所や人数など、なるべく本番に近い状況を作りましょう。練習相手がいないときは、ぬいぐるみや人形を置いて聴衆がいると思って練習をしてください。

本番でマイクや指示棒を使うなら、練習の際にもそれらを持ってリハーサルしましょう。なぜなら、持つのと、持たないのとでは動きが違ってくるからです。

また、実際、プレゼンテーション発表には時間が決まっている場合がほとんどです。練習の際もその時間をきっちり計りましょう。特に、30分など比較的長い時間設定の場合は、導入で5分、本論の一つ目のポイントで5分など、細かく時間を設定することが大切です。

また、練習相手がいるときは、以下のようなチェックシートを渡して聞いてもらうと良いでしょう。

チェックシート

・本番に近い状況を作って練習する ・時間を細かく計って練習する

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天野 暢子先生
天野 暢子先生
Nobuko Amano
プロフィール
イー・プレゼン代表、プレゼンコンシュルジュ。広島修道大学卒。広告代理店媒体担当、物流業界紙記者、スキー場開発プランナー、大手ゲームメーカー広報、ホテルチェーン本部企画・広報、IT系ベンチャー企業広報、国際PR会社の編集の経験を経て、2006年、プレゼンテーションをメインとしたコンサルタントとして独立。広告代理店、媒体、広告主サイドでの経験から、企画書や広告コピー、プレスリリース、記事、挨拶状、ウェブコンテンツ、メールマガジンなど用途に応じた書き分けを得意とする。民放キー局等でニュースや情報番組の校閲、テロップ・フリップ制作監修、番組ウェブサイト制作などの業務も請け負い、テレビ業界の演出ノウハウに詳しい。
イー・プレゼン
日刊ノボちゃん
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タカハシ写真

生徒のタカハシです。資料作成編では効果的なプレゼンテーション資料の作り方を学びましたが、今回は説得力のある発表の仕方について学びます。発表のときは、毎回緊張してうまくいくか不安なのですが、自信をもってプレゼンに臨めるようになりたいです。

次のページでは、プレゼンテーション発表の基本ルールとマナーについて学びます。

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