効率的に業務プロセス改善をおこなうためのポイント
業務プロセス改善に向けて効率的なアプローチをおこなうためのポイントを解説します。
業務プロセスを可視化する
業務における課題の抽出、目標の策定、効果の検証において有効な手段となるのが、業務プロセスの可視化です。プロセスを多くの人から見える状態にすることで、部署などを超えたさまざまな視点で成果を確認できます。
現行業務の可視化においては、業務フローの作成が有効な手立てとなります。図式化することにより、前提となる業務の整理と共通認識を作ることが可能です。
業務プロセス改善後の状態を可視化するには、システムやツールの機能を用いることが有効な手段です。システムやツールによる可視化では、さまざまな立ち位置の人が情報をリアルタイムで正確に共有でき、プロセスマネジメントを推進・加速できます。
ワークフローシステムを活用する
業務プロセスを改善する際に活用できる手法が、ワークフローシステムの活用です。
ワークフローシステムとは、業務の流れ全体をシステム上で定義し管理する仕組みです。企業内の組織を横断したワークフローを構築し、スムーズな連携を実現します。
このワークフローシステムの活用においてポイントとなるのは、従業員が活用できる仕組みを整えることです。業務の流れを決めただけでは、すべての従業員や顧客がスムーズにワークフローに則ってプロセスを実現できる状態にはなりません。効率化・簡易化を促す仕組みが必要となります。そこでおすすめなのがServiceNowです。
ServiceNowは、ワークフローの構築やプロセスマネジメントのための機能を持ち、業務プロセス改善を実現するソリューションとして多くの企業に導入されています。
日立ソリューションズでは、ServiceNowのライセンス提供や導入支援に加え、業務プロセスの可視化を容易に実現できる「業務プロセス可視化ソリューション for ServiceNow」を提供しています。ワークフロー構築と可視化を業務プロセス改善の柱にしたいとお考えの企業様に向けたソリューションです。
コンサルティング会社に依頼する
外部の視点から業務プロセス改善のアイデアを得ることも一つの有効な手段です。コンサルティングサービスを活用すれば、業務プロセス改善に関するノウハウや過去の事例からの知見、第三者視点による改善箇所の発見などが実現します。
また、業務に関するコンサルティングだけでなく、ServiceNowを用いた業務プロセス構築のノウハウをもつパートナーの活用も有効です。日立ソリューションズでは、多数のServiceNowの導入・活用事例を持ち、ワークフロー構築のノウハウを蓄積しています。お客さまのServiceNowの導入から活用に関するライフサイクル全体を支援します。
アウトソーシングを活用する
業務プロセスの改善においては、業務の一部をアウトソーシングすることも一つの手段となります。自社内で業務を完結させることは決して必須ではありません。外部のリソースを効果的に利用することも視野に入れましょう。
業務の一部を外部委託することで人員やコストの削減が図れることや、BPOにより業務プロセス改善自体を外部に任せることも可能です。
PDCAを回して継続的に改善を続ける
業務プロセス改善は一度で成功するとは限りません。また、一度成果が上がったあとも、改善の定着が必要となる場合やさらなる改善をめざすべき場合もあります。特に顧客や従業員のフィードバックには重要な示唆が含まれており、これらを収集・分析すれば業務プロセスをより良くすることが可能です。
このため、業務プロセス改善への取り組みではPDCAをおこなうサイクルを作り、継続的に取り組むことが重要です。成果が積み重なるまで改善のサイクルを回し続けましょう。
さらに、業務プロセスの継続的な改善を積み重ねることで、組織全体の改善につなげることもできます。ステークホルダーも巻き込んだ組織全体の業務改善も追求できるでしょう。