活文 Report Managerの導入事例

加藤産業株式会社様

従来からの課題

事業拡大のためグループ会社が増加、電子帳簿保存法対応へ

情報システム部 ペーパーレスプロジェクト
リーダー

プライベートブランドの「カンピー（Kanpy）製品」の製造販売を手掛け、加工食品を中心とした卸売事業を展開する総合食品卸の加藤産業株式会社は、「豊かな食生活を提供して人々の幸せを実現すること」をグループのミッションとし、「食のインフラになる」、「食のプロフェッショナルになる」、「食のプロデューサーになる」を長期ビジョンとして掲げて、全国のスーパーマーケットや小売店に食品を提供しています。現在は日本で培った卸機能を海外で発揮すべく、成長戦略として、海外事業に力を入れています。

また、経営の透明性を高めることは企業として当然の義務であるという認識を持っており、その取り組みの一つとして積極的に進めてきたのが、国税に関わる帳簿と書類を電子データとして保存する「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存」（電子帳簿保存）への対応です。事業拡大につれて新たに連結対象となるグループ会社も増え、電子帳簿保存への意欲もグループ全体で高まってきました。

電子帳簿保存を税務当局に認めてもらうには、財務会計システムなどが電子帳簿保存法に対応していることが絶対条件のため、電子データを保管するシステムを導入することで電子帳簿保存法への対応を検討し始めました。

導入の経緯

税務コンサルタントの知見で電子帳簿保存の不明点が解消

こうした状況に変化が訪れたのは、2016年のことです。経営改善活動の一環として、徹底的な“無駄取り”をグループ全体で進めることによって、コストを下げ、生産性向上をめざすことになりました。その取り組みの一つとして、「ペーパーレスプロジェクト」が2016年にスタートしました。

その頃、当時使用していた帳票システムのサーバーの保守期間満了が迫っていました。そこで、ハードウェアの更新と併せて、サーバーを電子帳簿保存法に対応させ、グループ全体の帳簿書類の印刷作業や保管作業の削減をプロジェクトの目標に設定しました。

2016年春に活動を開始したペーパーレスプロジェクトには、管理本部から各担当者が参加。国税庁のWebサイトに掲載されている情報や市販の書籍を参考にして、電子帳簿保存法に対応するための検討を進めていきました。

「ただ、国税庁のWebサイトを見ただけでは、どのようなデータを保管すればよいか、保管したデータが基幹系システムにある国税関係帳簿のものと同じであることをどのように保証すればよいか、といった具体的なことまではわかりません。税務の専門家にも相談してみたのですが、総論的なことは教えてもらえるものの、明確な回答は得られませんでした」

この状況で相談を受けた日立ソリューションズは、電子帳簿保存に詳しい税務コンサルタントによる指導と電子帳票システム「活文」を組み合わせて、2016年末に同社に提案しました。真実性確保と可視性確保に関わる要件を満たすため、税務コンサルタントが具体的な方策と申請書の作成方法を提示。それとともに、「2017年10月に始まる期からの電子帳簿保存」「既存の帳票スプールデータの引き継ぎ」といった同社のニーズに応えられるシステム構築案も提案しました。

「税務コンサルタントの話はとても明確で、1年近く頭を悩ませてきた問題が一挙に解決しました。他の製品も検討したのですが、既存の帳票スプールデータを引き継げて、税務署への電子帳簿保存承認申請の期限（課税期間の初日の3カ月前）となる2017年6月末に間に合うものは、『活文』以外にありませんでした」

導入時の取り組み

会計・商流システムのデータをパブリッククラウドの上に定期的に転送

加藤産業が「活文」の採用を決めたのは、2017年4月。その直後からシステム構築作業が急ピッチで始まりました。

システムの基本的な構成は、パブリッククラウドの仮想マシン上で「活文」を稼働させ、会計システムと商流システムのデータベースから取り出した国税関係帳簿やその他の帳票のデータは、「活文」に定期的に取り込まれていく仕組みです。商流システムについてはいくつかのデータ項目を追加するためのプログラムの改修が必要でしたが、会計システムは従来仕様のままで使うことができました。

また、以前から保管してきた帳票スプールファイルについては、システム切り替え時に1回だけインポートする方法で移行することにしました。

「活文」のシステム設定と商流システムの改修と並行して、「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請」に向けた準備作業も進められていきます。

税務署への承認申請の際に提出が求められる書類についても税務コンサルタントに指導を受けながら作成し、経理部の了承を得たうえで2017年6月初めに国税局に持ち込み、「この方式で作業を進めてよい」という承認を得ました。その後、申請期限までにグループ6社（加藤産業、ケイ低温フーズ、ヤタニ酒販、九州加藤、和歌山産業、カトー菓子）のそれぞれを管轄する税務署に出向いて正式に申請。構築作業を始めてから3カ月という極めて短い期間で申請にこぎ着けました。

承認申請後の3カ月間（2017年7月～9月）は、その間に却下通知がなければ承認されたことになる“みなし承認”の期間。税務コンサルタントの支援を受けて作成した承認申請が却下されることはなく、予定通りの期初10月1日から加藤産業グループ6社での電子帳簿保存が正式にスタートしました。

導入の効果

年間の用紙代、印刷代を削減、さらに税務コンプライアンスも強まる

もともとが“無駄取り”を狙ったペーパーレスプロジェクトのため、帳票の印刷ページ数を削減できたことが電子帳簿保存の最大の成果でした。「活文」での電子保存に切り替えて削減できる用紙代は、グループ全体で年間約400箱相当にもなります。システムの使い方は従来と同じなため、システム導入後も現場が混乱することはありませんでした。

また、「税務コンプライアンス」を強化できたことについても深く満足しています。企業には社会的な責任が課せられており、税務面でも正しい活動をする必要があります。国税に関わる帳簿データの電子保管により、企業活動の真実性を証明するという目的を達成できました。

さらに、副次的な効果として、パブリッククラウドの有用性を業務システムで確かめることもできました。同社にとって、パブリッククラウドを業務システムで使うのはこのプロジェクトが初めて。オンプレミス環境での構築では実現不可能だった短期のシステム構築を達成できたのも、パブリッククラウドあってのことでした。初期導入費用も低く抑えられて、毎月の運用費用も予想以上に低額でした。設定変更などの維持管理作業は「活文」のメンテナンスと併せて日立ソリューションズが担当しており、運用管理の手間も必要ありません。

今後の展望

ペーパーレス化をさらに進め電子化する帳票を増やしたい

加藤産業では、電子帳簿保存が一段落したことを受けて、「活文」をさらに活用する計画を立てています。他のグループ会社についても、同社の出資比率が高い会社は電子帳簿保存に順次移行させていく予定です。電子化する帳票の数をさらに増やし、現状では使用していない「活文」の先進機能も段階的に現場に公開する予定です。また、タイムスタンプ（時刻認証）の活用とともに、紙で受領した書類をスマートフォンでデータ保存することも考えています。

社内のペーパーレス化と並行して、商流システムの大規模刷新も計画しており、取引先とのやり取りで発生する発注書や納品書についても、「活文」を使って電子化していく方針です。

日立ソリューションズは、今後も高度な知見とソリューションを組み合わせて、同社のペーパーレス化を支援していきます。