グループタスク リマインダーサービスの導入事例

西松建設株式会社様

背景

依頼方法が統一されておらず情報が分散

技術戦略室 ICTシステム部 情報システム課 係長
改井 亜矢 氏

西松建設株式会社は、長い歴史と伝統の上に築き上げた高度な技術と経験を強みに、トンネルやダムといったインフラ建設、都市再開発など、安全・安心な社会基盤整備や快適な環境づくりに広く貢献する総合建設会社です。2024年に創業150周年を迎えた同社は、「まかせられる人が、いる。」を企業スローガンに掲げ、一人ひとりの現場から未来を創る取り組みを続けています。

少子高齢化に伴う労働力不足の問題を背景に、建設現場における生産性を向上させ、魅力ある建設現場をめざす国土交通省のプロジェクト「i-Construction」を受け、現在同社が力を注いでいるのが、企業価値を高め魅力ある総合建設会社になるための「全社効率化」です。

本社、支社、支店、現場それぞれで業務の効率化が進むなか、特にコーポレート部門やICT部門で、課題を抱えていたのが社内依頼の管理です。両部門は、全社的に見ても依頼発信の機会が多く、その対象が広範囲にわたることが少なくありません。たとえば、従業員に対しサステナビリティやコンプライアンスに関する動画視聴を促したり、PC入れ替えの協力を求めたり、eラーニングの受講を依頼するといったケースが挙げられます。しかし、依頼実施者が忙しいとどうしても後回しにされてしまい、繰り返しのリマインドが必要になります。その回数は、平均で3回から4回、多いときは10回に達することもありました。

しかも、それらの依頼がメールで発信されるものもあれば、社内イントラネット上で展開されるものもあり、依頼内容や実施状況を一元管理できていませんでした。「依頼の発信方法が統一されておらず情報が分散していたため、実施者はリマインドメールが来て初めて依頼に気付くこともあれば、そもそも依頼のメールに気付かないケースもありました。発信者は未実施者をリマインドするための工数を確保しておかねばなりませんし、管理者は、ほかの業務があるなかで、未実施者を抽出してリマインドメールを送ることに多くの時間と労力を要していました」と改井氏は振り返ります。

取り組み

リマインド疲れからの脱却。人に依存しない社内依頼管理を構築

技術戦略室 ICTシステム部長
堀 泰久 氏

各部門で依頼対応に関してのリマインド疲れも見えるなか、そもそも依頼のリマインドを行う管理者が不在となるケースもあり、「業種的にも、管理者が現場に出てしまうことも多く、未実施者へタイムリーにリマインドすることが滞ることもありました。誰もが社内依頼管理を効率的かつ正確に行えるようにするためには、人に依存しない仕組みが必要だと感じていました」と語る堀氏は、この課題を解決できる仕組みを調べるなかで出会った日立ソリューションズの「グループタスク リマインダーサービス」に着目。欲しい機能が網羅されていることへの期待から、早々に実際の自社環境や社内データで検証が行える有償試行を開始しました。その中で「通常のサービス商材であれば問い合わせ対応のみが一般的と思っていましたが、日立ソリューションズは個別の課題に寄り添い、迅速に対応してくれました。さらに、この仕組みを全社で使ってもらいやすくする方法をともに検討し、推進していったのです」と堀氏。

検証期間を通じて課題解決に有効なツールであることを確信した同社は、本番環境へそのまま移行、スムーズな本番稼働を実現しました。また、これと並行し、全社的に推進していくうえでは依頼の発信者にメリットを感じてもらうことが重要と考え、日立ソリューションズの協力を得つつ、各部門から主な発信者となり得るメンバーを集めて説明会を実施し、早期定着化を図りました。

効果

リマインドのストレスなく実施率90％超を達成

技術戦略室 ICTシステム部 情報システム課
平山 雄士 氏

現在は、本社から全従業員に向けた依頼を中心に「グループタスク リマインダーサービス」を活用している同社。従来は実施率を可視化するにも相当な時間を要していましたが、今では部門ごとの実施率や未実施者の人数がタイムリーに可視化されます。その手応えを堀氏はこう語ります。

「たとえばeラーニングであれば、従来は実施状況をダウンロードして未実施者を抽出し、実施してもらえるまでリマインドし続ける手間が発生していましたが、この煩雑なプロセスと、そこにかける工数がゼロになりました」

一方、実施者にとっての利便性について、「メールやイントラネットでの依頼は、後回しにされてしまったり、実施したかどうかの記憶も曖昧になったりしがちです。「グループタスク リマインダーサービス」なら、期限が超過していれば赤でアラート表示されますし、自分が今何をすべきなのかが一目瞭然です。実施状況の確認を求められた際にも、すぐに答えられるので非常に便利です」と平山氏。

また、「グループタスク リマインダーサービス」には、行動科学の知見に基づくUI（ユーザーインターフェース）設計手法として、依頼実施者が期限内に回答するとサンクスメッセージが表示される仕組みがあります。改井氏は、「特に期限内に必ず実施しなければいけない依頼の場合は、最終的に未実施者を追い回すことになるので、最後にお礼の気持ちを伝えられるのはとても良いですね」と評価しています。これにより実施者が依頼対応に前向きになり、次回の行動を変化させるきっかけになっています。

展望

発信者としての活用を中心にさらなる定着化を推進

「依頼への回答には活用していても、自分に依頼を発信する権限はないと思っている人がまだ多いようです」と平山氏が指摘するように、発信者としての活用の広がりには課題も残ります。今後は本社から全従業員への依頼にとどまらず、支社から現場への依頼、部門単位や職種単位、あるいは部門をまたぐ単位での依頼に活用するなど、各現場レベルでの主体的な取り組みを促していくことで、さらなる効率化が進むと考えられます。

導入後も継続的なカスタマーサクセス活動を通して定着化を支援している日立ソリューションズは、活用のメリットを全社に浸透させることで、依頼の発信者、実施者、管理者それぞれの満足度をさらに向上する支援を続けていきます。