導入事例 活文 Contents Lifecycle Manager

富国生命保険相互会社様

事務企画部 副部長
齋藤 賢 氏

1923年設立のフコク生命は、個人・企業向けに生命保険や年金保険を販売している保険会社です。2019年度末の保有契約高（単体）は、個人向けが24.8兆円、企業向けが19.8兆円で、東京都千代田区の本社のほかに、千葉県印西市に千葉ニュータウン本社を置いています。

フコク生命では文書管理について次のような課題を持っていました。

「当社では、支社・営業所で起案した手続き文書を、一部を除いて基本的には本社で保管しています。しかし、紙文書のまま本社で一括保管していたのでは、資料の共有が困難です。そのため、紙文書を電子化し、適切なアクセス管理を設定したうえで、検索や共有をできるようにする必要がありました」（齋藤氏）

また、2021年3月に完了予定の本社オフィスリニューアルでは、フリーアドレス制やグループアドレス制の導入と並行して、書庫の面積を大幅に削減することが決まっていました。

「本社と千葉ニュータウン本社で保管している文書を積み重ねた高さは4,000m以上。本社オフィスで削減される書庫の面積を基に試算すると、既存文書の75%を削減しなければならないという結論に至りました」（中川氏）

さらに、この新しい文書管理システムには、それまでいろいろなITツールで行われてきた文書管理機能を集約・統合するIT基盤としての役割も期待されていました。当時のフコク生命の文書管理は、
①メインフレームで出力した帳票はマイクロフィルム（COM：Computer Output Microfilm）
②PCで作成した文書はファイルサーバー
③業務マニュアルなどはグループウェア
という3つで構成されていました。

資料共有の有効性を高めるには、検索や共有の機能を提供する単一のIT基盤を整備することが求められていたのです。

まずはシステム整備の前段階として、日立コンサルティングの協力を得て、文書管理の方針や新ルールの策定をするところから始めていきました。

事務企画部 事務企画グループ 主任
田中 慶太 氏

文書管理のためのIT基盤として「活文」を導入することにより、フコク生命におけるペーパーレス化は大きな一歩を踏み出しました。

複数のITツールに分散していた文書管理機能が一つの基盤に集約・統合され、資料共有の有効性が向上しました。

また、ワークフローシステムの導入とグループウェアの入れ替えのプロジェクトも進行中です。これらのシステムと「活文」を連携させれば、文書管理・ワークフロー・グループウェア・ファイルサーバーの役割分担が明確になり、新しい働き方をさらに推進できるとフコク生命は考えています。

さらに、日立ソリューションズのサポート体制についても評価いただいています。

「構築段階での段取りから稼働後のサポートまで、日立ソリューションズには大いに協力してもらいました。エンドユーザーからの質問については事務企画部が窓口となって日立ソリューションズに問い合わせる運用となっていますが、いつも迅速かつ丁寧に対応いただいており、大変助かっています」（田中氏）

「当社と日立グループは、数十年来の付き合いです。メインフレーム、サーバー、ネットワークと、さまざまなソリューションを利用しています。今回の『活文』導入プロジェクトで特に感謝しているのは、文書管理の専門家をアサインしてくれたことです。アクセス権に対する多様な要望を整理して設定値に落とし込むなど、専門家がいなければ、これほど『活文』を有効に活用する設計はできなかったでしょう。検索スピードも現状ではまったく問題ないのですが、高速検索オプションも提案してもらっています。今後データ容量が増えて、スピードが低下した段階で活用を検討する予定です」（齋藤氏）

紙文書を電子化したうえでネットワークを通じて共有するという文書管理方法は、新型コロナウイルス感染症対策としての在宅勤務にも極めて有効です。文書管理の質向上をめざすフコク生命を日立ソリューションズはこれからも支援してまいります。