日立ソリューションズのITバーつぐみ物語のページです。|ドキュメント管理は効率化の第一歩!~第三話 次世代ドキュメント管理で文書活用もサクサク!の巻

株式会社 日立ソリューションズ

最新IT事情が5分でわかる! ITバー つぐみ物語

第三話「世代ドキュメント管理で文書活用もサクサク!の巻」

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ドキュメント管理は「保管」から「活用」へ

【ドキュメント管理は「保管」から「活用」へ】

●社内にある様々なドキュメントを効率よく管理したいというニーズは高まっているわ。でも、従来のファイルサーバーでの運用では、保管したドキュメントを効率的に活用できているとはいえない現状があるの。
(1)
見たいファイルがどこにあるのかわからない
(2)
最新版と過去のドキュメントがきちんと管理できない
(3)
ドキュメント同士の関連がわからない
(4)
メンバーで分担してドキュメントを作成する際、作成状況や進捗が把握できない
(5)
情報漏えいなどセキュリティ面が心配
●こうした課題を解決するためには以下のような要件が必要になるわ。これからのドキュメント管理は「ドキュメントの保管」という考え方から一歩進んだ「ドキュメントの活用」という考え方が重要になるといえるわね。
(1)
直感的な操作性で、保管場所が一覧できる
(2)
ファイルの検索性が高く、目当てのドキュメントがすぐ見つかる
(3)
最新版と旧版の世代管理が容易にできる
(4)
ドキュメント間の関連づけが簡単にできる
(5)
各メンバーのドキュメントの作成状況が容易に把握できる
(6)
アクセス権限の設定やログ監視などのセキュリティ対策ができる
つぐみ

指輪に映し出されたのは、問題を解決してくれるシステムくんよ。

カナ

いつもながら、どういう仕組みの指輪か不思議よね。

金田さん

こ、これはまさにウチの会社の現状そのものではないですかあ!

つぐみ

ふふふ。金田さんの会社ではドキュメント管理に相当手間取っているようね。

金田さん

そうなんです。例えば、販促部門では製品のデジタル画像だけでなく、PDF形式のカタログデータなど様々なファイル形式のドキュメントを管理しなければならないのです。でも、製品画像一つとっても、その画像に対応するカタログデータはどれなのかといった、ドキュメント間の関連を示す情報がないので、ファイルがどこにあるのか検索してもわからないし、業務に支障が出ているのです。

つぐみ

部門ごとにファイルサーバーを運用しているのでは、せっかくの社内のリソースを有効に活用しているとは言えないわね。

金田さん

各部門のファイルサーバーを会社が把握できていない状態で、集中管理とは程遠い状態です。アクセス権限の設定も曖昧になりがちで、セキュリティ面も心配で正直、困り果てているのです。

つぐみ

「ドキュメントの保管」から「ドキュメントの活用」へ、金田さんにピッタリのシステムがあるわ!

金田さん

本当ですか。もしあるならぜひ教えてください!

つぐみ

じゃあこれを見てみて。ふふふ。

挿絵2

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