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Chapter3 突然の予定変更にも柔軟に対応|今さら聞けない敬語のマナー|株式会社日立ソリューションズ

心の距離も近づく 出張アテンダント 事前準備と心遣いが成功の秘訣心の距離も近づく 出張アテンダント 事前準備と心遣いが成功の秘訣

Chapter03突然の予定変更にも柔軟に対応

時間が空いたら帰りやすく寛げる場所を提案

お出迎えが無事に終了し、翌朝の会議までお客様をご案内できても、まだ気を抜いてはいけません。例えば、会議が予定よりも早く終わったり、スケジュールが急遽キャンセルになったりして、帰るまでの時間が空いてしまったときも、素早く対処できるように準備をしておきます。予定変更などを想定しておき、先回りの準備をしておくと慌てることがありません。

そこまでの変更がない場合も、お客様の意志を尊重します。「仕事がしたい」ということであれば、空港や駅までのアクセスのいいホテルの会議室やビジネスルームをご紹介するのも一案です。また、空港の有料ラウンジならば、ネット環境やFAXなども整備されています。ギリギリの時間までゆっくりと休むこともでき、分煙が徹底されているので、喫煙のお客様にも喜ばれます。

羽田空港 第1・第2旅客ターミナルエアポートラウンジ

羽田空港には、第1・第2旅客ターミナルともに有料のエアポートラウンジがあります。(各種クレジット会社との提携により特典あり)

羽田空港 エアポートラウンジ
http://www.tokyo-airport-bldg.co.jp/airport_lounge/

お問合せ先
●第1旅客ターミナル 
1階中央 03-5757-8289(一般エリア)
2階南  03-5757-8282(搭乗エリア)
2階北  03-5757-8288(搭乗エリア)
●第2旅客ターミナル
3階   03-6428-8250(一般エリア)
4階   03-6428-8255(搭乗エリア)

観光や宿泊のブッキングは上司と要相談

「観光がしたい」、「お土産が買いたい」等の場合は、お迎えにあがったときと同じように、リクエストを想定して、いくつか候補を考えておくのが心遣いです。

「お土産が買いたい」と言われたときは、一歩踏み込んで、会社向けなのか、ご家族向けなのかも伺うほうがいいかもしれません。「子供に頼まれたから、秋葉原で●●が買いたい」等のリクエストも案外多いものです。相手のリクエストを聞いたら、それがスムーズに実行できるように、交通手段や入手先などをすぐに検討してご提案をすると喜んでもらえるはずです。

逆に会議が延びてしまい、もう一泊しなければいけない場合の手配も早めにしておきます。帰りの交通手段の時間をチェックしておいて、会議が長引きそうなら、早めにまず上司に相談を。「帰りの飛行機(電車)が●時●●分なので、▲時▲▲分までに終わらなければ、予約をキャンセル(変更)する」という明確な指示を出してもらいます。

お客様にもう一泊していただくことになった場合も、どんなホテルを手配するのかを上司と相談します。相手の役職にふさわしいホテルかどうかだけではなく、会社の規定や請求書で支払いの可否など、さまざまな条件が絡んでくるからです。

アフターフォローまで気を抜かない

お客様の予定がすべて終わったら、きちんとご挨拶をします。お見送りが必要ならば、時間に余裕を持って空港や駅までお連れします。

手土産をお渡しする場合は、お客様と最後にご挨拶をするときに。早めにお渡ししてしまうと、余計な荷物を持たせることになってしまいます。

アフターフォローとして、出張に出向いてくださったことへのお礼を伝えることも忘れずに。現代のビジネスマナーならば、お礼状ではなく、翌朝までのメールで大丈夫です。

「電話やメールの向こう側にいる担当者」という今までの認識を変えてくれるのが、お礼のメールの効果です。出張の間、実際にアテンダントを担当することで、心の距離が近くなったことを再確認させてくれます。

出張のアテンダントは、いろいろなシーンを想定しなければならず、準備することも多岐に渡ります。会う機会の少ないお客様とたくさんの会話を積み重ねて、「出張でお世話になったから、少しくらいの無理も何とかしてあげよう」と考えていただけたら、その出張アテンダントは大成功です。

東京出張に役立つイエローページ

お勧めの会議室、手土産をまとめました。

飛行機会議室やビジネスセンターの使えるホテル飛行機

羽田空港や東京駅に近く、ネット環境などが整った会議室のあるホテルです。

羽田空港編
  • 羽田エクセルホテル東急

http://www.haneda-e.tokyuhotels.co.jp/ja/

  • ホテルJALシティ羽田 東京

http://www.haneda.jalcity.co.jp/

東京駅編
  • 帝国ホテル・インペリアルタワー

http://www.imperialhotel.co.jp/j/

  • ホテルメトロポリタン丸の内

http://www.hm-marunouchi.jp/

東京のおすすめ手土産

空港やターミナル駅などでよく見かけるものでは、大切なお客様には物足りないというときにおすすめの手土産です。ここでしか買えない、レアなお土産ばかりです。

  • 空也 「空也もなか

東京都中央区銀座6-7-19
03-3571-3304

  • かりんとう たちばな 「かりんとう」

東京都中央区銀座8-7-19
03-3571-5661

  • ラデュレ三越銀座店 「マカロン」

http://www.laduree.fr/

  • ショコラティエ・エリカ 「ミントチョコレート」

http://www.erica.co.jp/

タカハシのCheck point!
相手への理解が親しくなる近道
あまり面識のない方をご案内するのは、大変な業務だと思っていました。でも、コミュニケーションを深めていけば、今後の仕事もスムーズになりますよね。まずは相手のことを知ることから始めてみます。
自分のプランは押しつけない
どこかにご案内することが、アテンダントや接待になるのだと思い込んでいました。どんなことがしたいのか、きちんとリクエストを伺って、お客様の望むペースで行動することが大切だとわかりました。
予定変更にも準備をして対応
重要な会議が予定より大幅に延びてしまうなど、出張には変更やアクシデントはつきものです。どんなときにも慌てずに、お客様のサポートができるように、事前の準備を怠りなくしたいと思います。
次回予告
今、古典芸能が面白い! 歌舞伎の魅力を堪能
「今、古典芸能が面白い! 歌舞伎の魅力を堪能」を公開予定です。 近年、歌舞伎の人気が高まっています。歌舞伎の観劇の作法を知ることは、教養というだけでなく、ビジネスの場でも役立つ会話の幅が広がることになります。初心者にもわかりやすく歌舞伎の魅力をご紹介します。

(2009年11月16日公開しました「今、古典芸能が面白い! 歌舞伎の魅力を堪能」
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本記事の内容は公開当時のものです。本コラムに関するご意見等ございましたら、日立ソリューションズまでお問い合わせください。

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